Opfølgning af revisionsbetænkning sager vedrørende 2004-regnskabet
Opfølgning af revisionsbetænkning sager vedrørende 2004-regnskabet
Socialudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 3. maj 2006
2. Opfølgning af revisionsbetænkning sager vedrørende 2004-regnskabet
SUD 189/2006 J.nr. 189/2006
INDSTILLING
Socialforvaltningen indstiller
at Socialudvalget tager Socialforvaltningens redegørelse
om opfølgning på revisionsbetænkningen vedrørende regnskab 2004 til
efterretning, jf. sagsbeskrivelsen.
RESUME
I henhold til Revisionsudvalgets henstilling af 5.
februar 2003 følger en redegørelse med udgangspunkt i revisionsbetænkningen
vedrø-rende 2004 - regnskabet.
Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltrådte den 17.
august 2005 Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens redegørelser til seks
revi-sionsprotokollater vedrørende regnskab 2004. Fire af disse vedrører Socialudvalgets
område.
Herudover tiltrådte Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget
den 11. maj 2005 forvaltningens redegørelse til en revisionsundersøgelse om
styringen af hjemløseområdet.
I revisionsbetænkningen udtalte Revisionsudvalget
vedrørende revisionsprotokollat om regnskabet på visse dele af det sociale område, at Revisionsudvalget tilslutter
sig Familie- og Arbejds-markedsudvalgets krav om, at der udarbejdes en plan for
hvorledes antallet af fejl kan nedbringes.
På den baggrund udarbejdede Familie- og Arbejdsmarkedsforvalt-ningen
en redegørelse om iværksatte eller planlagte tiltag til at reducere omfanget af
fejl, herunder kompetenceudvikling af medarbejderne. Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tiltrådte
redegørelsen den 7. december 2005 jf. punkt 1 i sagsfremstillingen.
Socialudvalget har på sit møde den 30. marts 2006 tiltrådt indstilling om
anvendelse af midler på 10 mio. kr. til kompetenceudvikling af medarbejderne i
de lokale centre.
I revisionsbetænkningen udtalte Revisionsudvalget
vedrørende revi-sionsundersøgelsen af hjemløseområdet,
at Revisionsudvalget finder det værdifuldt, at der er foretaget en større
undersøgelse af de væ-sentligste dele af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
styring af hjemløseområdet. Udvalget forventer, at det af sagens opfølgning fremgår,
at revisionens mange anbefalinger er blevet implementeret af forvaltningen.
Revisionens anbefalede, at målstyringen af området
forbedres, og at der foretages en analyse af taksterne for brugernes betaling
for kost og logi. Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens har fulgt op på
revisionens anbefalinger, som det fremgår af sagsfremstillingens punkter 2-5.
I revisionsbetænkningen udtalte Revisionsudvalget
vedrørende revi-sionsundersøgelsen af takster
og andre indtægter, at Revisionsud-valget finder det stærkt beklageligt, at
Familie- og Arbejdsmarkeds-forvaltningens indtægtsadministration har været
meget usikker i relation til indtægternes hjemmel, beregningsgrundlag og
prisfast-sættelse. Udvalget finder anledning til at til at henstille, at
Økonomiforvaltningen sikrer udarbejdelse af kommunens regler for indtægtsdækket
virksomhed m.v., herunder omkostningskalkulation og prisfastsættelse. Udvalget
har anmodet Revisionsdirektoratet om at blive holdt orienteret om resultatet af
sagens opfølgning.
Revisionen fandt mangler vedrørende ved fastsættelse af
brugernes betaling for husleje, kost og andre for valgfrie ydelser. Der var
også mangler ved Blindeinstituttets kalkulation af priser ved salg af
syns-konsulentbistand og hjælpemidler, og ved priser fastsat af
Cykel-værkstedet på Sundholm.
Revisionen fandt det derfor nødvendigt og
hensigtsmæssigt, at for-valtningen har iværksat en budgetanalyse på
indtægtsområdet, her-under en nyvurdering af takstberegningen og –
fastsættelsen. Til støtte for denne undersøgelse fremsatte revisionen
anbefalinger om en række hensyn og overvejelser, der bør indgå i forvaltningens
fortsatte undersøgelse.
De foreløbige resultater af Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen budgetanalyser fremgår af sagsfremstillingens punkter
6-10.
Ud over Revisionsudvalgets bemærkninger i
revisionsbetænkningen har Revisionsdirektoratet i revisionsprotokollatet om
årsregnskabet fremsat bemærkninger om enkelte regnskabsmæssige forhold og et
forhold vedrørende autorisation i Skattestyrelsens AU-system, som
Socialudvalget også behandlede i sit møde den 29. marts 2006.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens opfølgning
herpå fremgår af sagsfremstillingens punkter 11 – 15.
SAGSBESKRIVELSE
Nedenfor er omtalt de enkelte
problemstillinger og opfølgningen.
Vedrørende socialberetningen
1. Nedbringelse af antal fejl i personsager, herunder
måltal for fejlomfang
Revisionens
stikprøvegennemgang viste, at der var for mange fejl i personsagerne. Derfor
traf Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget beslutning om, at forvaltningen skulle
fremlægge en handlingsplan for, hvordan omfanget af beløbsfejl og formelle fejl
i enkeltsager kunne reduceres til henholdsvis 3 % og 10 %. Efterfølgende
beslut-tede budgetforligspartierne, at de nye forvaltninger skulle følge op
herpå i 2006.
Opfølgning
Der blev i december 2005
forelagt indstilling for Familie- og Arbejds-markedsudvalget. I indstillingen
blev redegjort for allerede iværksatte eller planlagte tiltag, herunder kompetenceudvikling af medarbejder-ne.
Tiltagene anses for tilstrækkelige til at nå det fastsatte maksimale
fejlniveau. Udvalget tiltrådte indstillingen om, at de nye forvaltninger
skulle
foretage målinger i løbet 2006, når virkningerne af tiltagene kan forventes at
slå igennem. Målingerne vil derfor blive foretaget i 2. halvår 2006.
Socialudvalget har på sit møde den 30. marts 2006
tiltrådt indstilling om anvendelse af midler på 10 mio. kr. til
kompetenceudvikling af medarbejderne i de lokale centre.
Undersøgelsen af hjemløseområdet
2
Revisionsdirektoratet finder der, at bør ske en forbedring af målstyringen på
hjemløseområdet.
Revisionsdirektoratet
gennemførte en undersøgelse af forvaltningens styring af hjemløseområdet. I
undersøgelsen opfordrede Revisions-direktoratet til, at der opstilles et mere
opdateret og fyldestgørende målhierarki til brug for styringen på området,
herunder en operationel afrapportering med henblik på vurdering af målopfyldelsen.
Opfølgning
Forvaltningen har i
høringsudgaven til boligplanen opstillet en række overordnede mål til brug for
styringen af hjemløseområdet.
Høringsudgaven er blevet
behandlet i Familie- og Arbejdsmarkeds-udvalget, som har sendt planen i høring.
Planen ventes politisk god-kendt i det nye år.
Forvaltningen udarbejder
årlige redegørelser for udviklingen på hjem-løseområdet. Disse redegørelser,
som skal forelægges Socialudvalget hvert forår, vil fremover indeholde de mål,
der er aftalt på hjemløse-området, samt en vurdering af målopfyldelsen.
3
Forvaltningen har i
revisionsbesvarelsen oplyst, at området i forbindelse med den ny budgetmodel er
indplaceret af Økono-miforvaltningen i det rammebelagte område, og Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen vil i løbet af 2005 foretage de styringsmæssige
ændringer, som ligger i den nye budgetmodel, herunder øget fokus på aktiviteter
og gennemsnitspriser.
Opfølgning
Udviklingen af en
ny budgetmodel for institutioner på hjem-løseområdet vil pågå i 2006 og vil få
virkning for budget 2008.
4
På hjemløseområdet er blandt
andet fastsat et mål om, at personer, der har ophold i en hjemløseboform, gives
tilbud om udarbejdelse af en individuel social handleplan, således at der kan
foreligge en plan inden 3 måneder efter indskrivningen.
Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen
har ikke hidtil haft det nødvendige datagrundlag for at følge op på dette mål.
Opfølgning
I februar 2005 er etableret
et registreringssystem, der gør denne opfølgning mulig.
I forlængelse heraf har
forvaltningen præciseret hjemløse-institutionernes opgaver i forbindelse med
visitation og sociale handleplaner. I 2005 udsendte forvaltningen således en
vejledning, der klart afgrænser hjemløse-institutionens opgaver fra
lokalcentret.
I forbindelse med
udviklingsplanerne har forvaltningen afkrævet institutionerne at registrere og
dokumentere, at de opfylder vejledningens krav. Ved den årlige opfølgning af
udviklingsplanen vil det være muligt at få overblik over målopfyldelsen.
I forbindelse med den årlige
vurdering og revision af udviklingsplan vil forvaltningen endvidere trække de
centrale tal for antallet af sociale handleplaner blandt brugere på
hjemløseinstitutioner og følge op på samarbejdet mellem institutioner og
lokalcentre.
Endelig er der i
forvaltningen arbejdet med udviklingen af et "erin-dringssystem", blandt andet
til dokumentation af lokalcentrenes indsats i forbindelse med de sociale
handleplaner.
I foråret 2006 vil der blive
nedsat en arbejdsgruppe, der vil justere den nuværende procedure og der vil
blive søgt indarbejdet en anden registreringsform.
5 Analyse af takster for kost og logi ved ophold på institutio-nerne.
Opfølgning
Forvaltningen
har igangsat denne analyse. Baggrundsmateriale ved-rørende faktiske udgifter i
boformerne, kalkuleringsmetoder, takster i andre amtskommuner mm. er indsamlet
og skal nu bearbejdes.
Analysen
forventes færdig medio 2006 og eventuelle konklusioner kan forventes
indarbejdet i budget 2007.
Vedrørende undersøgelse af takster
6
Revisionsdirektoratet
gennemførte en undersøgelse af, om forvalt-ningens takster ved salg af ydelser,
eller i form af brugerbetalinger, herunder huslejebetaling, fastsættes på
korrekt grundlag.
Revisionsdirektoratet fandt
mangler i grundlaget for huslejebetaling i botilbud med hensyn til indregning
af botilbuddenes driftsudgifter, ejendomsværdier og arealfordelinger.
Opfølgning
Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen har nu foretaget en opgø-relse af de
budgetterede driftsudgifter for 2005 på de enkelte § 92 -botilbud,
Forvaltningen
har også indregnet de seneste ejendomsvurderinger i beregningsgrundlaget for
huslejen og har ajourført botilbuddenes arealstørrelse og arealfordeling for
2005 som følge af bl.a. etablering af nye pladser eller ændret arealbenyttelse.
Forvaltningen
har desuden færdiggjort en rapport på baggrund af de fremtidige huslejer. En
konklusion i analysen viser, at huslejerne skal forhøjes, idet brug af arealer
og tilbygning gør, at beboerne betaler for lidt i husleje, el og varme. Forvaltningen
vil derfor i løbet af 2006 forhøje huslejerne.
Etableringen af en central
ejendomsenhed i kommunen medfører i øvrigt,
at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen fra 2006 vil indgå lejekontrakt med
den centrale ejendomsenhed, og huslejen herfra vil indgå i den fremtidige
huslejeberegning for beboerne på botilbuddene.
7 Fastsættelse
af kosttakster i botilbud – med eller uden perso-naleudgifter
Reglerne om betaling for kost
i botilbud er sådan, at
personaleudgif-terne skal indregnes i taksten, når der er tale om en
madserviceord-ning, hvor beboeren ikke selv medvirker i madfremstillingen, mens
personaleudgifter ikke skal indregnes i taksten, hvis beboeren medvirker i
madfremstillingen.
Revisionsdirektoratet finder
det ikke godtgjort i undersøgelsen, om den opkrævede takst er med eller uden
personaleudgifter og henstiller derfor, at Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen i samarbejde med Sundhedsforvaltningen afklarer
dette spørgsmål. Direktoratet finder, at der fremadrettet bør foretages en
nyvurdering af beboerbetalingen for kost på § 92- botilbud.
Opfølgning
Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen har nu færdiggjort en analyse vedr.
takstfastsættelse af de valgfrie ydelser på §92-botil-buddene. Analysen
indeholder specielt en vurdering af kosttaksten og anvendelsen af
personaleudgifter. Det er herunder afklaret, at de fælles kosttakster for
beboere på Sundhedsforvaltningens plejehjem og Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningens botilbud indeholder personaleudgifter.
En
konklusion i analysen viser, at taksterne afviger positivt eller negativt fra
de faktiske udgifter. Forvaltningen vil derfor tage initiativ til en tilretning
af kosttaksterne for 2007.
8 Uens praksis for takster for valgfrie ydelser
Revisionsundersøgelsen
viste, at der ikke var samme praksis for valgfri ydelser på alle botilbud.
Revisionsdirektoratet har givet en række anbefalinger om, hvilke hensyn der kan
indgå i forbindelse med en revurdering af taksterne for de valgfrie ydelser.
Opfølgning
Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen har færdiggjort en bud-getanalyse vedr. den
økonomiske del af de obligatoriske og valgfrie ydelser. Analysen viste, at
indtægterne på handicapområdet er mindre end de faktiske omkostninger, mens
indtægterne på psykisk syge- området er større end de faktiske omkostninger.
Der
vil i løbet af foråret blive fremlagt forslag om en fremtidig praksis, der
imødekommer revisionens bemærkninger.
9 Indtægtsdækket virksomhed på Instituttet
for Blinde- og Svagsynede
Størstedelen
af ydelserne på Instituttet for Blinde og Svagsynede sælges til andre kommuner
og amtskommuner til takster fastsat i overensstemmelse med en vejledende
fællesaftale fra Kommunernes Landsforening
og Amtsrådsforeningen.
Revisionsdirektoratet
finder, at taksterne for synskonsulentbistand og hjælpemidler i stedet bør
baseres på Indenrigs- og Sundheds-ministeriets vejledning om
omkostningskalkulationer.
Revisionsdirektoratet
finder endvidere, at Instituttet bør foretage en gennemgang af
Hjælpemiddelcentralens drift, og at fondsmidler og tilskrivning af renter bør
optræde i Instituttets regnskab for 2005
Opfølgning
Forvaltningen
kan oplyse, at Instituttet for Blinde og Svagsynede i 2006 vil beregne
synskonsulentbistand efter den nævnte vejledning.
Instituttet
er i gang med en nærmere analyse af hele Hjælpe-middelcentralens drift,
herunder også omkostningskalkulation ved salg af hjælpemidler.
Instituttet har bedt
revisionsfirmaet KPMG om at være behjælpelig med at afklare Hjælpemiddelcentralens
skattemæssige status, således at centralens fondsmidler og renter indgår i
Instituttets regnskab for 2005.
10 Levering, reparation og salg af
tjenestecykler på Cykel-værkstedet
Cykelværkstedet
er et aktivitets- og samværstilbud efter servicelovens § 88 og leverer og
reparerer cykler til tjenstlig brug for medarbejdere i navnlig hjemmesygeplejen
og sundhedsplejen. Værkstedet sælger også brugte cykler til medarbejdere.
Endvidere repareres kørestole efter aftale med Hjælpemiddelcentralen under
Sundhedsforvaltningen.
Revisionsdirektoratet
finder at timeprisen for levering og reparation af cykler bør føres ajour med
det private marked, og der ligeledes før ske en ajourføring af prisen for salg
af brugte cykler.
Opfølgning
Forvaltningen
kan oplyse, at Cykelværkstedet pr. 1. maj 2005 har hævet timeprisen på
reparation af cykler fra 252,60 kr. til 280 kr. Endvidere er der på
Cykelværkstedet iværksat en mindre undersøgelse af, hvad markedsprisen er på en
god brugt cykel.
Resultatet heraf forligger nu
og har resulteret i, at salgsprisen på cyklerne er reguleret både for de
cykler, som videresendes samt de cykler, som sælges til hjemmeplejen.
Vedrørende årsregnskabet
11. Udligning af mellemværender med
Sundhedsforvaltningen
I regnskab 2004 var der
fortsat mellemværender på ca. 70 mio. kr., hidrørende fra den nye
forvaltningsopbygning i 1998 og ophøret af forsøgsbydelene.
Opfølgning
Mellemværenderne er udlignet
i forbindelse afslutningen af regn-skabet for 2005.
12. Kvalitetssikring af kontoplanen på statusområdet
Ved en kvalitetskontrol af
kontoplanen på statusområdet konstaterede Familie- og
Arbejdsmarkedsforvaltningen, at der var mangler i ajour-føringen.
Opfølgning
Hovedparten af kontoplanen er
nu ajourført. Der resterer dog visse centrale statuskonti, som forventes at
blive justeret endeligt på plads i forbindelse med ændringer i kontoplanen pr.
1. januar 2007, som staten har udmeldt.
13. Mangler i regnskabets statusposter vedrørende
aktiver
Revisionsdirektoratet
bemærkede, at anlæg under opførelse var ikke korrekt optaget i regnskabet.
Endvidere forekom der aktiver med værdi under 50.000 kr., og der var ikke
medtaget ít-licenser i balancen. Forvaltningen ville sikre at dette sker i
forbindelse med afslutningen af 2005 – regnskabet
Opfølgning
Regnskabet
for 2005 er bragt i overensstemmelse med Revi-sionsdirektoratets henstillinger.
14. Manglende ajourføring af autorisationer til
Skattestyrelsens autorisationssystem (AU-system)
Et stort antal af
forvaltningens medarbejdere autoriseres gennem Skattestyrelsens AU-system til
at kunne forespørge i Skattestyrelsens forskellige systemer om oplysninger, der
er nødvendige for sags-behandlingen.
Revisionsdirektoratet fandt,
at kombinationen af et stort antal regi-strerede brugere og utilstrækkelig gennemgang
af logfiler kan føre til, at misbrug af oplysninger i systemet forbliver
uopdaget.
Forvaltningen har svaret, at
der straks vil blive taget initiativ til at bringe sikkerhedsadministrationen i
overensstemmelse med sikkerhedsreglerne
Opfølgning
Forvaltningen
har halveret antallet af autoriserede medarbejdere og har indført en skærpet
opmærksomhed vedrørende inaktive brugere, og langtidsinaktive brugere slettes
nu løbende.
15. Revisorerklæringer fra eksterne databehandlere
Der kræves en revisorerklæring
om datasikkerheden, når kommunen bruger en ekstern databehandler.
Revisionsdirektoratet fandt, at en revisorerklæring ikke opfylder aftalen
mellem den eksterne databehandler og forvaltningen.
Forvaltningen har svaret, at
man tager kontakt til den eksterne data-behandler for at få bragt
revisorerklæringen i bedre overensstemmel-se med sikkerhedsaftalen, og tage
kontakt til kommunens centrale sikkerhedsleder med henblik på at gennemarbejde
kravene til revisorerklæringer vedrørende eksterne databehandlere.
Opfølgning
Forvaltningen
har taget kontakt til den eksterne databehandler i den konkrete sag og er i en
dialog med henblik på at revisorerklæringen for 2005 bedre opfylder aftalen og
udbygges som ønsket af Revi-sionsdirektoratet.
Foranlediget
af denne sag har Revisionsdirektoratet sendt forslag til kommunens centrale
sikkerhedsleder om generelt at ændre visse bestemmelser i kommunens
sikkerhedsregulativ.
MILJØVURDERING
Indstillingen er ikke
omfattet af positivlisten over de sager, der skal miljøvurderes.
ØKONOMI
Der er ingen økonomiske
konsekvenser af indstillingen
ANDRE
KONSEKVENSER
Ingen
HØRING
Ingen
BILAG
Ingen
Grethe Munk
/ Sven Bjerre