INDSTILLING VEDR. DATABESKYTTELSESRÅDGIVERENS OPGAVER

I henhold til Revisionsudvalgets forretningsorden skal Revisionsudvalget blandt andet føre løbende tilsyn med Databeskyttelsesrådgiverens arbejde.

Ud over egne udtalelser og forslag har Revisionsudvalgets medlemmer tavshedspligt for så vidt angår synspunkter, vurderinger og argumenter i forbindelse med Databeskyttelsesrådgiverens orientering om igangværende arbejder.

Indstilling og Beslutning

Intern Revision indstiller til Revisionsudvalget

- at Revisionsudvalget tager de i indstillingen anførte igangværende databeskyttelsesopgaver til efterretning.

Problemstilling

Med henblik på at sikre, at Revisionsudvalget kan udøve sin tilsynspligt med Databeskyttelsesrådgiverens virksomhed jf. Funktionsbeskrivelsen for Intern Revision og Databeskyttelsesrådgiveren, skal Revisionsudvalget løbende modtage orientering om funktionens opgaver.

Løsning

Intern Revision anmoder Revisionsudvalget om at tage nedenstående databeskyttelsesopgaver til efterretning.

Tværgående aktiviteter

Etablering af Databeskyttelsesfunktionens ansvarsområder og opgavevaretagelse

• En styringsmodel, som kan sikre, at KK’s databeskyttelse udmøntes gennem Databeskyttelsesrådgiveren DPO business partnerne/andre relevante aktører i KK. Modellen skal fastlægge databeskyttelsesrådgiverfunktionens roller og ansvar i de forskellige forsvarslinjer.

• En risikomodel- og metodik der påviser forvaltningernes individuelle og kommunens samlede

  • GDPR modenhedsniveau – ud fra 10 fokusområder (fyrtårne)

  • GDPR complianceniveau – ud fra 23 detailområder under de 10 fokusområder

  • GDPR risikoniveau – på grundlag af resultatet af ovennævnte fokus og detailområder

• En model for kontroller og overvågningsaktiviteter på databeskyttelsesområdet

• En ledelsesrapporteringsmodel, som skal sikre, at der effektivt kan rapporteres løbende til ledel­sen om databeskyttelses aktiviteter

• Pactius dokumentationssystem - Ny funktionalitet

Større rådgivningsopgaver ift. ØKF/KIT:

Observatørstatus i følgende foraer:

• Digitaliseringschefkreds (fast)

• ESDH Styregruppe (projekt)

• Observatør i SAPA og ”Næste generation digital post” (projekt)

• Styregruppe for implementering af den fælles administrativ forretningsgang for it-anskaffelser

• Styregruppe for udvikling af øvrige fælles administrative forretningsgange på it-områder mhp. at sikre GDPR

• Udvikling af værktøjer og metoder for sikring af GDPR i relation til it-systemer

Databeskyttelsesrådgiver for Københavns Kommune

Større rådgivningsopgaver ift. forvaltningerne:

• KK – udførelse af Taskforce aktiviteter 2019 for

  • Databehandleraftaler

  • Konsekvensanalyser

• BIF - Genindlæsning af dataprocesser og datastrømme

• SOF – Rådgivning ift. Implementering af ”Borgerens plan”

• Etablering af proces for tilsyn med databehandleraftaler

• Notat vedrørende sikkerhedsbrud

Overvågning og tilsyn

• Overvågning - Sikkerhedshændelser

• Tilsyn – Forvaltningernes uddannelsesindsats

   

Databeskyttelsesrådgiver for Selvejende Institutioner

• Processer, værktøjer og undervisning af projekt teams

• Gennemførelse af Legal Compliance projektet i BUF, SOF og SUF, med henblik på at implementere selvejende institutioner

• Udføre løbende databeskyttelsesopgaver for selvejende institutioner som har tilsluttet sig ordningen

• Etablering af en web-site for Selvejende Institutioner

   

Henvendelser fra med Datatilsynet

• Anonym henvendelse fra medarbejder til Datatilsynet vedr. anvendelse af Sharepoint (adgang- og brugerstyring)

• Formidling af klagesager til forvaltningerne

• Formidling af høringssvar fra forvaltningerne

• Modtagelser af afgørelser på klagesager

   

Følgende rådgivningsopgaver er afsluttet siden 27.02.19:

• Juridisk og praktisk support til forvaltningerne i forbindelse med arbejdet for at få de selvejende institutioner til at tilslutte sig databeskyttelsesrådgiver ordningen.

Databeskyttelsesrådgiveren har fra 01.01.2019 til 15.03.2019 leveret i alt 1.636 timer.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med indstillingen.

Videre proces

Ingen.

Jesper Andersen                                                             / Lone Forsberg