Besvarelse af revisionsprotokollat

Miljø- og Forsyningsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 29. august 2005

15. Besvarelse af revisionsprotokollat

MFU 195/2005

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget tiltræder det vedlagte udkast til svar på revisionsprotokollat nr. 21/2004 vedrørende årsregnskabet for 2004 for Sekretariatet og Miljøkontrollen.

RESUME

Revisionsdirektoratet følger i protokollatet op på sidste års spørgsmål om udviklingen i økonomistyringen i kommunens institutioner og det fortsatte arbejde med forretningsgangsbeskrivelserne.

Det fremgår af besvarelsen, at Økonomistyringen i Miljøkontrollen i henhold til kommunens benchmarkingværktøj kan placeres på niveau 3, mod kun niveau 2 sidste år. Arbejdet med forretningsgangsbeskrivelserne har ikke haft den ønskede fremdrift. Forvaltningen finder imidlertid fortsat, at udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser bør gives høj prioritet, og vil afsætte ressourcer til arbejdet med at udarbejde nye, fælles forretningsgange og –beskrivelser for den nye forvaltning for miljø og teknik, der forventes at blive resultatet af omlægningerne af kommunens struktur pr. 1. januar 2006.

Revisionsdirektoratet anfører i protokollatet, at man finder, at Sekretariatet og Miljøkontrollen har udført en tilfredsstillende intern kontrol med de stærkt begrænsede muligheder, som overgangen til det nye lønsystem har indebåret.

Revisionsdirektoratet giver i protokollatet bemærkninger til forvaltningens afstemning og specifikation af statuskonti, og herunder til tilrettelæggelsen af vurderingen af disse afstemninger og specifikationer.

Revisionsdirektoratet bemærker – ligesom i sidste års protokollat – at der som følge af de mange afvigelser i forhold til bevillingsbeløbene fortsat er behov for at forbedre øk onomistyringen.

Det anføres i besvarelsen, at det først er med de ændrede overførselsregler fra januar 2005 (jf. ØU 43/2005), der indebærer fremrykning af den første overførselssag til november måned, at det er blevet muligt at overføre et forventet mindreforbrug inden regnskabsafslutningen det ene år til det følgende budgetår.

Det er således først fra og med regnskabet for 2005, at Miljø- og Forsyningsudvalget vil være i stand til at reducere antallet og omfanget af budgetafvigelser som følge af f.eks. forsinkede projekter ved at tilpasse bevillingernes størrelse til behovet i regnskabsåret, uden samtidig at fjerne muligheden for at gennemføre projekterne – og de øvrige, planlagte aktiviteter – i det følgende år

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har den 12. juli 2005 afgivet sit årsprotokollat vedrørende revisionen af årsregnskab 2004 for Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat og Miljøkontrollen.

Nedenfor er anført forvaltningens bemærkninger til de enkelte afsnit i protokollatet. Besvarelsen følger strukturen, nummereringen og overskrifterne i revisionsprotokollatet.

1. Indledning

Resultatet af revisionen rapporteres i to revisionsprotokollater; det vedlagte, der omfatter årsregnskabet for Sekretariatet og Miljøkontrollen, og ét, der omfatter årsregnskabet for Københavns Energi. Sidstnævnte protokollat er fortsat under udarbejdelse, og vil derfor først kunne forelægges udvalget på et senere møde.

Det fremgår af protokollatet, at Revisionsdirektoratet har konstateret, at det fremsendte regnskab i to tilfælde ikke stemte overens med regnskabsrapporteringen i KØR, og har foranlediget fejlene i kommunens regnskab rettet.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen kan supplerende oplyse, at der er tale om en tastefejl – ombytning af to cifre i et beløb - ved indtastning i skabelonerne til regnskabet. Det er Miljø- og Forsyningsforvaltningens opfattelse, at hyppigheden af denne fejltype vil kunne reduceres, hvis skabelonerne ændres, således at der sker en automatisk sammentælling og dermed mulighed for sumkontrol, i stedet for at forvaltningerne skal indtaste både de enkelte regnskabs- og budgetbeløb og totaler for disse.

2.1 Økonomistyringssystemer

2.1.1 Udviklingen i økonomistyringen i Københavns Kommune

Revisionsdirektoratet bad i sidste års protokollater forvaltningerne om at oplyse, hvordan institutioner, der har deltaget i kommunens benchmarking af økonomistyringen, var blevet indplaceret. Til brug for besvarelsen af sidste års protokollat havde Miljøkontrollen oplyst, at Miljøkontrollen i benchmarkingen af kommunens økonomistyring havde opfyldt nøgleområde 6 "Tilpasning af aktivitet og kapacitet", men at der på område 5 manglede opfyldelse af visse krav, hvorfor Miljøkontrollen kunne placeres på niveau 2, "Finansiel kontrol". Endvidere oplyste Miljøkontrollen, at man som et led i miljøledelsessystemet har udarbejdet handlingsprogrammer, der sigter på at løfte Miljøkontrollens placering i benchmarkingen.

En oversigt over de fem niveauer og elleve nøgleområder i kommunens benchmarkningværktøj fremgår af figur 1. Tallene i trappen angiver antallet af institutioner, der befinder sig på det pågældende niveau. Miljøkontrollen var således i 2003 en ud af tretten institutioner på niveau 2.

Figur 1. (Fra "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – Resultater af 2. runde". Økonomiforvaltningen, foråret 2004)

Revisionsdirektoratet beder i protokollatet om en orientering om, hvorledes det fortsatte arbejde forløber.

Miljøkontrollen har i sit bidrag til besvarelsen oplyst, at man nu opfylder også nøgleområde 5, vedrørende rapportering af aktiviteter, og at Miljøkontrollen derfor kan placeres på niveau 3, "Ak tivitetsstyring". Miljøkontrollen er tæt på at opfylde nøgleområde 7 og 8, mens opfyldelse af kravene på nøgleområde 9 kræver en del arbejde endnu. Det er dog et langsigtet mål at indfri disse krav til økonomistyringen og dermed placere Miljøkontrollen på niveau 4, "Balanceret resultatstyring".

2.1.2 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

I sidste års protokollater havde Revisionsdirektoratet bedt forvaltningerne om at udarbejde lister over allerede udarbejdede og manglende forretningsgangsbeskrivelser. Miljø- og Forsyningsforvaltningen kunne i besvarelsen konstatere, at de fleste formelle forretningsgangsbeskrivelser for forvaltningen og Sekretariatet manglede at blive udarbejdet. Forvaltningen forventede sidste år, at en del af de manglende forretningsgangsbeskrivelser kunne udarbejdes i løbet af 2004 og at de resterende kunne færdiggøres i 2005, men påpegede samtidig, at det kunne blive nødvendigt at udsætte udarbejdelsen af visse forretningsgangsbeskrivelser, indtil der var opnået klarhed over KE's relation til Miljø- og Forsyningsforvaltningen og kommunens fremtidige forvaltningsstruktur.

I den status for opfølgningen på revisionsprotokollaterne, der blev forelagt udvalget primo marts (MFU 52/2005), blev udvalget orienteret om, at Sekretariatet havde måttet prioritere ressourcerne anderledes end oprindeligt planlagt som følge af, at det i september 2004 blev besluttet at udskille hele KE og ikke blot elforsyningen i aktieselskaber. Sekretariatet havde imidlertid til hensigt at udarbejde en revideret plan med det formål at færdiggøre forretningsgangsbeskrivelserne inden sommerferien.

Revisionsdirektoratet beder i protokollatet om en orientering om, hvordan det fortsatte arbejde forløber.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen må beklageligvis oplyse, at arbejdet fortsat ikke har haft den ønskede fremdrift. Dette skyldes blandt andet, at en medarbejder, som skulle have arbejdet med forretningsgangsbeskrivelserne, siden april har været udlånt til Miljøkontrollen. Forvaltningen finder imidlertid fortsat, at udarbejdelsen af forretningsgangsbeskrivelser bør gives høj prioritet, og vil afsætte ressourcer til arbejdet med at udarbejde nye, fælles forretningsgange og –beskrivelser for den nye forvaltning for miljø og teknik, der forventes at blive resultatet af omlægningerne af kommunens struktur pr. 1. januar 2006.

Miljøkontrollen manglede sidste år at udarbejde forretningsgangsbeskrivelser vedrørende udstedelse og anvendelse af kreditkort og vedrørende dagpengerefusion. I forvaltningens status for opfølgningen på revisionsprotokollatet i marts kunne det konstateres, at forretningsgangsbeskrivelsen vedrørende kreditkort var udarbejdet, mens Miljøkontrollen på grund af problemerne med det nye lønsystem endnu manglede at udarbejde forretningsgangen for dagpengerefusion. Forretningsgangen vil blive udarbejdet, når arbejdspresset som følge af overgangen fra Accentures til KMD's lønsystem er lettet.

Miljøkontrollens øvrige forretningsgange er fremsendt til Revisionsdirektoratet i begyndelsen af 2003, men man har – som det fremgik af besvarelsen af sidste års protokollat – valgt at iværksætte forretningsgangene uden at afvente direktoratets bemærkninger hertil.

Revisionsdirektoratet anfører i protokollatet, at situationen – hvor direktoratet ikke har afgivet bemærkninger til forretningsgangene - beklageligvis fortsat er uændret, da de mange forandringer inden for Miljø- og Forsyningsudvalgets område naturligvis også påvirker Revisionsdirektoratets prioriteringer.

2.2 Løn

Revisionsdirektoratet har i december 2004 bedt samtlige forvaltninger om en vurdering af rigtigheden af bogføringen af forvaltningens lønudgifter i KØR og om en beskrivelse af, hvordan forvaltningen har søgt at sikre rigtigheden af regnskabet.

2.3 Anlæg

Revisionsdirektoratet har bedt forvaltningerne om en opgørelse pr. 30. september 2004 over afsluttede anlægsarbejder, hvor anlægsregnskab ikke var fremsendt senest 3 måneder efter arbejdets afslutning. Miljø- og Forsyningsforvaltningen har svaret, at forvaltningen ikke har anlægsarbejder afsluttet pr. 30. september 2004, hvor regnskabet ikke er fremsendt rettidigt.

2.4 Opfølgning af revisionen af åbningsbalancen pr. 1. januar 2004

Revisionsdirektoratet har foretaget en opfølgning på de bemærkninger til åbningsbalancen, som direktoratet tidligere har afgivet. Direktoratet konstaterer, at et par fejlagtige poster er korrigeret, herunder bl.a. en registrering af en grund i både Miljøkontrollen og Kultur- og Fritidsforvaltningen, og direktoratet tager til efterretning, at kommunen i mangel af et regelsæt fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet på området har valgt at følge bruttoprincippet ved registrering af mellemværendet med forsyningsområdet.

2.5 Balancen

I sidste års revisionsprotokollat hæftede Revisionsdirektoratet hæftet sig ved, at Sekretariatets statuskonti ikke var afstemt og specificeret i henhold til afstemningsskabelonen, og at det ikke fremgik, hvem der havde foretaget vurderingen af afstemningen og specifikationerne.

I år har direktoratet konstateret, at kontiene er afstemt og specificeret, og at der er påført oplysning om, at der er foretaget en ledelsesmæssig vurdering af kontienes indhold. Revisionsdirektoratet finder imidlertid med henvisning til to forhold, at denne vurdering ikke altid er god nok.

Et af forholdene vedrører Sekretariatets udlægskasse, hvor der ultimo året blev konstateret en kassedifference på 247 kr. Differencen er imidlertid efterfølgende bogført med forkert fortegn, hvilket følgelig indebærer, at kontoen har en difference på det dobbelte beløb. Det fremgår af protokollatet, at Revisionsdirektoratet har konstateret, at fejlen fortsat ikke er rettet. Dette er sket pr. 30. juni 2005, efter Revisionsdirektoratets gennemgang, men før afgivelsen af protokollatet..

Det andet f orhold vedrører forskudskontoen, hvor Revisionsdirektoratet vurderer, at tre beløb på i alt 147 kr. burde have været driftsført (idet der ikke længere er tale om forudbetalte udgifter). Revisionsdirektoratet beder i protokollatet om en udtalelse om forholdet.

Sekretariatet er enig i, at de nævnte beløb kan udgiftsføres, og vil sørge for, at dette finder sted. Det er Sekretariatets opfattelse, at det ikke vil påvirke udvalgets mulighed for at overholde budgetrammen, at udgiftsførelsen af beløbet først finder sted i 2005.

Det er i øvrigt Sekretariatets opfattelse, at man har foretaget en ledelsesmæssig vurdering af afstemningen og specifikationerne i og med at man har sikret sig, at forvaltningens statuskonti er afstemt og specificeret, og at kontienes indhold er drøftet med den medarbejder, der har foretaget afstemningen. Det er f.eks. i denne forbindelse aftalt at udgiftsføre kassedifferencen og yderligere overvejet, hvordan det kan undgås at nye kassedifferencer opstår, eventuelt ved en nedlæggelse af Sekretariatets udlægskasse. Sekretariatet vil bestræbe sig på at foretage en grundigere også ledelsesmæssig vurdering af afstemning og specifikationer, men finder ikke, at en sådan ledelsesmæssig vurdering i alle tilfælde kan og skal omfatte kontrol med, om bogføringen f.eks. sker med korrekt fortegn. En sådan fejl, som er uheldig og bør undgås, vil vise sig og kunne rettes efterfølgende.

Revisionsdirektoratet har tilsvarende foretaget en gennemgang af Miljøkontrollens balancekonti.

Kontoen for rejseforskud indeholder to beløb udbetalt i oktober 2004, som fortsat ikke var afviklet i maj måned.

Revisionsdirektoratet henstiller, at rejseforskud afregnes så hurtigt som muligt, og Miljøkontrollen oplyser, at man på baggrund af sagen har indarbejdet en 14 dages frist herfor i sin forretningsgang.

Revisionen påpeger endvidere, at kommunens ejerandel i Danwaste Consult er opgjort som kommunens andel af selskabskapitalen og ikke rettelig som andel af egenkapitalen, hvilket Miljøkontrollen har taget til efterretning og vil tage højde for fremover.

Revisionsdirektoratet konstaterer, at Miljøkontrollen har 25 balancekonti ultimo 2004, men at man i 21 tilfælde ikke kan se af afstemningerne og specifikationerne, om der er foretaget en ledelsesmæssig bedømmelse af kontienes indhold, som direktoratet tillægger stor betydning som led i tilstedeværelsen af et godt internt kontrolmiljø. Revisionsdirektoratet henviser til rammebilaget vedrørende regnskab i årets løb, afsnit 2.7.4, der fastsætter, at der skal udarbejdes en forretningsgangsbeskrivelse, der sikrer, at der foretages en efterfølgende bedømmelse af afstemninger og specifikationer.

Miljøkontrollen har i sit bidrag til besvarelsen anført, at man er meget enig med Revisionsdirektoratet om nødvendigheden af ledelsesmæssigt nærvær for så vidt angår afstemninger og specifikationer. Ledelsen i Miljøkontrollen har netop af den grund fokus på, at de medarbejdere, der arbejder med opgaven, har de rette kompetencer. Derudover indgår opgaverne i den løbende controlling i Miljøkontrollen. Miljøkontrollen nævner i sit svar endvidere, at Revisionsdirektoratets hovedindtryk ses at være, at kontienes indhold ikke giver anledning til bemærkninger.

2.6 Bevillingskontrol

Revisionsdirektoratet rapporterer i protokollatet i lighed med sidste år om en række væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabstal på Miljøkontrollens område. Forvaltningen har i regnskabet for 2004 – lige som det var tilfældet i regnskabet for 2003 – nærmere forklaret afvigelserne blandt andet med henvisning til forsinkelse og udskydelse af projekter, og Revisionsdirektoratet bemærker – ligesom i sidste års protokollat – at der som følge af de mange afvigelser i forhold til bevillingsbeløbene fortsat er behov for at forbedre økonomistyringen.

Miljøkontrollen har i sit bidrag til besvarelsen – lige som sidste år – anført

- at man er enig i at økonomistyringen generelt set altid kan forbedres,

- at man ikke er enig i antagelsen om, at der er sammenhæng mellem antallet af afvigelser og graden af økonomistyring,

- at det vil være relevant at se på årsagen til mindreforbruget inden der konkluderes på økonomistyringen, og

- at Revisionsdirektoratet selv i protokollatet refererer reelle og gode forklaringer på mindreforbruget.

Størstedelen af mindreforbruget på Miljøkontrollens område skyldes, at en række aktiviteter er forsinkede eller har måttet udskydes. For den overvejende del af budgetafvigelsernes vedkommende er der altså ikke tale om, at aktivitetsniveauet er lavere, end Borgerrepræsentationen har forudsat ved budgetvedtagelsen, men at en del af aktiviteterne eller udgifterne falder senere end forudsat.

Forvaltningen er på den baggrund af den opfattelse, at antallet og omfanget af budgetafvigelser kun ville kunne reduceres som ønsket af Revisionsdirektoratet, hvis der sker en tilpasning af budgettet f.eks. ved, at der i løbet af året søges negative tillægsbevillinger svarende til det forventede mindreforbrug.

Men idet et mindreforbrug ét år, der skyldes en forsinkelse i en aktivitet, i sagens natur giver anledning til et merforbrug det følgende år (hvor budgettet er afsat til det pågældende års driftsudgifter og igangsættelsen af nye projekter) ville sådanne negative tillægsbevillinger indebære, at udvalget kun ved at reducere sine aktiviteter det følgende år vil kunne overholde budgetrammen.

Alene ved - som hidtil - at opretholde den oprindelige bevillings størrelse, konstatere et mindreforbrug i forbindelse med regnskabet og søge dette overført til det følgende budgetår har udvalget haft mulighed for at finansiere gennemførelsen af aktiviteter, der er blevet forsinket eller udskudt, og dette er forklaringen på, at Miljøkontrollens regnskab for 2004 – ligesom i 2003 – viser mindreforbrug på en række poster.

Først med de ændrede overførselsregler fra januar 2005 (jf. ØU 43/2005), der indebærer fremrykning af den første overførselssag til november måned, er det blevet muligt at overføre et forventet mindreforbrug inden regnskabsafslutningen det ene år til det følgende budgetår.

Konsekvenser for borgerne

Indstillingen har ingen konsekvenser for borgerne

ØKONOMI

-

MILJØVURDERING

Indstillingen er ikke miljøvurderet.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

Årsrevisionsprotokollat til Miljø- og Forsyningsudvalget vedrørende Miljø- og Forsyningsforvaltningens Sekretariat og Miljøkontrollen

Miljøkontrollens bidrag til besvarelsen, dateret 18. juli 2005

Udkast til udvalgets besvarelse

Peter Elsman / Jens Balslev

Til top