Udvælgelse af bestyrelse og styring af det nye KE

Miljø- og Forsyningsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 28. februar 2005

 

 

4.      Udvælgelse af bestyrelse og styring af det nye KE

 MFU 20/2005

INDSTILLING

Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Miljø- og Forsyningsudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler

at kompetencekravene til bestyrelsen i de to holdingsselskaber (KE Holding 1 A/S og KE Holding 2 A/S) og det udførende selskab (KE A/S) i Københavns Energi godkendes

at udvælgelsesmodeller for bestyrelserne i Københavns Energi drøftes og en model godkendes  

at processen for fastlæggelse af relevant styringsinformation og udøvelse af aktivt ejerskab godkendes.

 

Miljø- og Forsyningsudvalgets beslutning i mødet den 24. januar 2005

Udsat til den 28. februar 2005.

 

RESUME

Borgerrepræsentationen har besluttet at udskille Københavns Energi (KE) i aktieselskaber pr 31. december 2004 (BR 268/04 og BR 449/04). Denne indstilling behandler, hvilke kompetencekrav, der bør stilles til en bestyrelse i KE og hvilke udvælgelsesmodeller, der kan tænkes. Endvidere behandles Generalforsamlingens udøvelse af et aktivt ejerskab – hvilke temaer kan Generalforsamlingen udmelde mål for, og hvilken dialog og rapporteringssystem kan der etableres være mellem ejer og selskabsledelse. Det foreslås, at den første rapportering til Generalforsamlingen finder sted i april, og at der løbende indtil da, sker en mundtlig orientering til Miljø- og Forsyningsudvalget. På baggrund af tilbagemeldingerne vil Miljø- og Forsyningsforvaltningen arbejder videre med fremtidige mål og rapporteringsform. Økonomiudvalget vil mindst en gang årlig få en rapportering om den økonomiske udvikling og centrale strategiske overvejelser i KE.

 

SAGSBESKRIVELSE

Indledning og baggrund
Borgerrepræsentationen har besluttet at udskille Københavns Energi (KE) i aktieselskaber pr 31. december 2004 (BR 268/04 og BR 449/04). Organisationsdiagrammet viser den nye juridiske struktur for KE. På Borgerrepræsentationens møde den 9. december 2004 blev der indsat midlertidige bestyrelser i selskaberne, og Miljø- og Forsyningsudvalget fik delegeret kompetencen til at udgøre generalforsamling for KE. Det blev herudover besluttet, at der senest den 1. april 2005 fremlægges forslag til principper for udpegning af bestyrelserne i de to nye holdingselskaber, det udførende selskab og netselskaberne i KE samt forslag til Københavns Kommunes udøvelse af sit aktive ejerskab over for KE koncernen (BR 604/04).

Ny juridisk struktur for Københavns Energi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I den tidligere indstilling blev det anbefalet at etablere en enstrenget ledelsesstruktur, således at der alene er én generalforsamling, én bestyrelse og én direktion i KE koncernen. Anbefalingen understøtter den forretningsmodel, som er under opbygning i KE, og søger at sikre en samlet overordnet styring af hele KE koncernen.

Selskabsudskillelsen er en juridisk konstruktion, som skal sikre værdierne for Københavns Kommune og tilgodese forretningsmæssige hensyn. Samtidig skal den juridiske konstruktion være fleksibel i forhold til både nuværende og forventede kommende reguleringer af forsyningsområdet.

Det foreslås i en anden indstilling til Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 24. januar 2005 at etablere en partnerselskabsstruktur i KE for at undgå dobbeltbeskatning af overskud i holdningselskaberne, når det udbetales til kommunen.

 Generalforsamlingen, bestyrelsen og direktionen er alle en del af virksomheden. På generalforsamlingen udøves ejernes interesser. Det kommunale ejerskab varetages af Miljø- og Forsyningsudvalget, som skal udøve et aktivt ejerskab ved at udstikke politiske mål for virksomheden udover mål for den ønskede økonomiske udvikling. Mål kan fx være miljømål, service- og kvalitetsmål. Generalforsamlingen udpeger bestyrelsen og dens formand og må omvendt i selskabsmodellen respektere bestyrelsens beslutningskompetence og uafhængighed. Myndighedsrollen varetages af MFF og det politiske fagudvalg.

Bestyrelsen varetager den overordnede ledelse af selskabet og skal sørge for en ansvarlig organisation af selskabets virksomhed. Bestyrelsen ansætter direktionen og stiller krav til direktionen om selskabets ledelse og styring og fungerer som sparringspartner for direktionen.

 

Direktionen varetager selskabets daglige ledelse.

Helt stringent forudsætter den enstrengede ledelsesstruktur, at der er samme bestyrelse i alle selskaberne. Denne anbefaling konkretiseres således, at der bør være én og samme overordnede bestyrelse for de to holdingselskaber og det udførende selskab, hvorunder alle de ansatte er tilknyttet. Den midlertidige bestyrelse, der er udpeget af Borgerrepræsentationen, består af Peter Elsman (formand), Bjarne Winge og Hjalte Aaberg.

Bestyrelserne for holdingselskaberne og det udførende selskab har udpeget sammenfaldende direktioner, som består af Jes Bertelsen og Niels Rabøl. Denne direktion vil, som det tidligere har været tilfældet i KE, varetage koncernens samlede daglige ledelse og vil således få ansvar for at sørge for den samlede koordinering og optimering i koncernen.

Bestyrelsen i de fire netselskaber kan dog af praktiske årsager varetages af koncerndirektionen, som i tilsvarende koncerner typisk styrer datterselskaber. Personsammenfaldet foreslås for at sikre en samlet overordnet ledelse i koncernen og en koordineret efterlevelse af de overordnede målsætninger, som udstikkes af ejerne. Da KEs direktion pt kun består af to personer er der lagt en indstilling på Miljø- og Forsyningsudvalgets møde om udpegning af nyt bestyrelsesmedlem, fungerende personale og servicedirektør Susanne Lisa Madsen (MFU xx/05)

 

Udvælgelse og sammensætning af bestyrelse

Den tidligere indstilling indeholdt forslag til, hvilke væsentlige kompetencer, som er vigtige at have repræsenteret i en bestyrelse som helhed. Disse kompetencer er:

·        Erfaring med omstilling og effektivisering af offentligt ejet virksomhed

·        Erfaring med styring, ledelse og organisationsudvikling i tilsvarende virksomhed

·        Erfaring med samspil og dialog med offentlige ejere

·        Indsigt i forsyningssektorens vilkår og udvikling

·        Indsigt i udviklinge n i omverdensvilkår som f.eks. deregulering og i de ledelses- og styringsmæssige konsekvenser heraf

·        Gode kontakter til andre aktører i energi- og forsyningssektoren.

 

Det er fortsat forvaltningernes vurdering, at det er disse kompetencer, der skal tilstræbes at blive afspejlet i bestyrelsen for, at denne kan udøve kompetent ledelse ift. styringen af KE.

Erfaring med omstilling og effektivisering af offentlig virksomhed er en kompetence, der er nyttig ift. den udvikling som Københavns Energi står overfor. Effektivisering vil være et nøgleord for gennemførelse af forretningsmodellen, hvor der vil blive bestilt opgaver til stadig mere konkurrencedygtige priser, og hvor omstilling vil være en udfordring både for så vidt angår kommende ændringer i reguleringen af forsyningsområderne som de organisatoriske ændringer, der fortsat må forventes at skulle gennemføres for at sikre en effektiv opgavevaretagelse i KE. Tilsvarende erfaring fra ikke-offentlig virksomhed kan også bidrage med kompetent sparring til KE's direktion.

Erfaring med styring, ledelse og organisering i tilsvarende virksomhed vil være en generel kompetence, der er behov for at have i en bestyrelse på et mere overordnet niveau fx erfaring med overordnet økonomisk styring af en stor koncern som KE. Det er en kompetence der på samme vis forventes at være til stede hos bestyrelsesmedlemmer i andre større aktieselskaber. 

Erfaring med samspil og dialog med offentlige ejere vurderes også at være væsentlig at have repræsenteret i en bestyrelse for KE. Det er ikke udelukkende nødvendigt at besidde kompetencer der er relateret til at drive en privatejet virksomhed, hvor den økonomiske bundlinje vil være en væsentlig resultatfaktor som en bestyrelse særligt vil blive målt på af aktionærerne. Offentlige ejere vil have et bredere ønske om virksomhedens mål og resultater, fx ift. målsætninger der tilgodeser forbrugerhensyn og miljø, et ønske om større information om virksomhedens virke og et ønske om konkret indsigt i specifikke projekter. Bestyrelsen skal have en forståelse herfor og være parate til at gennemføre en dialog og et samspil med ejerne, der opfylder disse krav. 

Endelig er der de tre sidste kompetencer - at have indsigt i forsyningssektorens vilkår og udvikling, at have indsigt i udviklingen i omverdensvilkår som f.eks. deregulering og i de ledelses- og styringsmæssige konsekvenser heraf samt at have gode kontakter til andre aktører i energi- og forsyningssektoren. Disse er alle relaterede til at bestyrelsen bør besidde viden om forsyningssektoren, som er en særlig sektor ift. sektorer med virksomheder, der fx opererer på konkurrencemarkeder, hvor der ikke findes naturlige monopoler og regulering og tilsyn af priser mm., som det er tilfældet med forsyningsområdet. At have kendskab til og kontakter i denne særlige sektor vurderes at være vigtige kompetencer i en bestyrelse. Det vil være givtigt, hvis en del af bestyrelsen endvidere har erfaring fra andre brancher, som er blevet liberaliserede eller har fået ny regulering, hvilket kan kan bidrage til, at KE kan være på forkant med udviklingen.

 

Modeller for udvælgelse af bestyrelse

Antallet af bestyrelsesmedlemmer til de to holdingselskaber og KE A/S (det udførende selskab) foreslå at være 5 bestyrelsesmedlemmer for bl.a. bredt at kunne dække kompetencebehovet. Derudover vælges medarbejderrepræsentanter, der i henhold til aktieselskabslovens bestemmelser om muligheden for at optage medarbejderrepræsentanter er opgjort til 3 medlemmer.

Der kan opstilles flere modeller for, hvordan bestyrelsen skal udpeges. Et essentielt diskussionspunkt i Miljø- og Forsyningsudvalget har været, om bestyrelsen som udgangspunkt skal bestå af politikere, eller om bestyrelsen skal bestå af ikke-politikere. Konsulentrapporten anbefalede, at bestyrelsen ikke som udgangspunkt skulle bestå af politikere, men at det ikke bør være en hindring at være politiker for at sidde i bestyrelsen. Det vigtigste er, at bestyrelsen samlet besidder de nødvendige kompetencer, som er listet ovenfor.

Et andet vigtigt punkt er, hvordan udvælgelsen foretages – om forvaltningerne fx med bistand fra et konsulentfirma til at finde kandidater eller om udvælgelsen sker efter indstilling fra de enkelte valggrupper.

Der kan opstilles flg. modeller for udvælgelsen:

1.                   Under hensyn til kompetencekravene finder Borgerrepræsentationen selv egnede kandidater. Dette kan ske ved, at de enkelte valggrupper udpeger kandidater til bestyrelsen. Kandidaterne kan enten være lokale politikere eller andre politikere udefra. Det vil også være muligt at udpege andre kandidater, der ikke er politikere. Den samlede bestyrelse godkendes af GF eller BR. Forvaltningerne vil normalt ikke være involveret i denne proces.

2.                   Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Økonomiforvaltningen foreslår evt. med bistand fra et konsulentfirma egnede kandidater i henhold til kompetencekravene. Indstilling med cv lægges til GF eller BR til godkendelse.

3.                   En blanding af at BR via valggrupperne selv finder fx 3 kandidater, mens forvaltningerne indstiller fx 2 kandidater, som godkendes på GF eller i BR.
Medlemmerne vælges for 2 år ifølge vedtægterne og vil kunne korrespondere med den kommunale valgperiode.

 

Fordele og ulemper ved modellerne.

Fordelen ved model 1 er, at politikerne ud fra en demokratisk og politisk vinkel direkte selv finder de egnede kandidater, som det sker for andre af kommunens selskaber efter konstitueringen af en ny Borgerrepræsentation efter et valg. Der vil være mulighed for at udpege egne folk, hvilket vil imødekomme et ønske om direkte styring og kontrol af virksomheden på et mere detaljeret ni veau i bestyrelsen. De enkelte grupper kan evt. herudover selv beslutte, om de vil udpege politikere eller udpege andre medlemmer til bestyrelsen. Ved at vælge ikke-lokale politikere opnås desuden, at lokalpolitikken defineres udenfor og ikke trækkes ind i bestyrelsesarbejdet.

Ulempen ved model 1 er, at udpegningen ikke nødvendigvis sikrer, at den samlede bestyrelse bredt vil dække de kompetencer, der i denne indstilling er opstillet som væsentlige i forhold til at kunne fungere som bestyrelse for en koncern som KE. Dette ville forudsætte en koordineret udpegning af kandidaterne i de enkelte valggrupper. Herudover vil der være en risiko for, at bestyrelsesmedlemmer i KE der på samme tid er medlemmer af Borgerrepræsentationen og fx Miljø- og Forsyningsudvalget vil være inhabile, når der behandles sager, der har særlig betydning eller interesse for selskabet, jf nedenfor.

Fordelen ved model 2 ligger i, at konsulentfirmaet kan finde kandidater, der tilsammen besidder de væsentlige kompetencer, der vil være efterspurgt til en samlet bestyrelsen for KE. Hvis der ikke vælges politikere, kan de politiske diskussioner og beslutninger, der er behov for, tages uden for bestyrelsen i de relevante politiske fora fx MFU og BR, mens virksomhedens interesser og styring varetages inden for ledelsen af selskabet og inden for de rammer og mål, der er fastsat og udmeldt af det politiske system og på Generalforsamlingen.

Ulempen ved model 2 er, at modellen kan vurderes at medføre et demokratisk underskud i selskabet, og at politikere vil føle, at der bliver for stor afstand mellem selskaberne og politikerne, hvis der ikke indstilles politikere.

 

Bestyrelsesmedlemmers forhold

Udgangspunktet er, at kommunen frit kan vælge, hvem den ønsker at lade sig repræsentere af i selskaber. Kommunalbestyrelsen vil derfor kunne udpege både kommunalbestyrelsesmedlemmer, embedsmænd eller andre repræsentanter.

Der kan rejses spørgsmål om, hvorvidt eksempelvis medlemmer af Miljø- og Forsyningsudvalget er inhabile, hvis de udpeges til bestyrelsesmedlemmer i KE selskaberne, når de som medlemmer af Miljø- og Forsyningsudvalget, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen skal behandle sager, hvis udfald pågældende selskab har en særlig interesse i.

Statuering af en særlig interesse betinger, at den pågældende interesse eller tilknytning indebærer en fare for, at sagens afgørelse kan påvirkes af uvedkommende hensyn. Om det vil være tilfældet, beror på en afvejning af de faktiske momenter i hver enkelt sag.

Et kommunalbestyrelsesmedlem indvalgt i et aktieselskab er ifølge aktieselskabsloven forpligtet til at varetage selskabets interesser og kan derfor principielt ikke samtidig varetage kommunalbestyrelsens interesser. Derfor vil udgangspunktet vil være, at bestyrelsesmedlemmet må erklære sig inhabil i behandling af sager, som det pågældende selskab har en særlig interesse i udfaldet af.

F.eks. er der statueret inhabilitet for et kommunalbestyrelsesmedlem ved behandling af en sag vedr. regionplantillæg, hvor det selskab, som den pågældende var bestyrelsesmedlem i, havde en særlig interesse i sagens udfald.

Derimod antages det normalt ikke at bliver tale om inhabilitet i forhold til deltagelsen i behandlingen af en sag i kommunalbestyrelsen i de situationer, hvor en kommune har udpeget et kommunalbestyrelsesmedlem til en forening, fond, kommunalt interessentskab eller lignende, hvis den pågældende er udpeget af kommunalbestyrelsen med henblik på at varetage kommunalbestyrelsens interesser.

Baggrund for synspunktet er, at der ikke i denne situation er tale om en interessekonflikt. Kommunalbestyrelsesmedlemmer skal varetage de samme interesser i kommunalbestyrelsen og i det pågældende organ.

I de situationer, hvor der er tale om, at kommunalbestyrelsen skal behandle en klage over et organ, må det antages, at der i de fleste tilfælde vil være tale om inhabilitet for repræsentanten i organet, idet der så vil være tale om en interessekonflikt.

Det vil være en forpligtelse for det enkelte bestyrelsesmedlem til hver gang, en sag skal behandles i et politisk udvalg, at overveje, om der foreligger forhold, der kunne føre til, at vedkommende i lige netop denne bestemte sag burde afstå fra at deltage i sagens behandling og afgørelse.

Det påhviler borgmesteren at drage omsorg for, at der træffes afgørelse om et medlems habilitet, inden behandling af den pågældende sag påbegyndes. Tilsynsmyndigheden kan efterprøve afgørelsen om habilitet, og i sidste ende kan spørgsmålet forelægges for domstolene.

Ifølge aktieselskabsloven vil bestyrelsesmedlemmer som under udførelsen af deres hverv forsætligt eller uagtsomt tilføjer selskabet skade være pligtig til at erstatte denne skade. Det samme gælder, hvis et bestyrelsesmedlem ved overtrædelse af aktieselskabsloven eller selskabets vedtægter tilføjer aktionæren, selskabets kreditorer eller tredjemand skade.

Der er tegnet en forsikring for kommunens udpegede medlemmer af bestyrelser i kommunens forskellige selskaber. Denne vil blive udvidet til også at gælde de nye bestyrelsesmedlemmer i de nye KE selskaber. Forsikringen dækker bestyrelsesmedlemmer, der uagtsomt har været med til at træffe en beslutning, og som man senere kan gøres personlig ansvarlig for. Forsikringen dækker ikke ulovlige eller uhensigtsmæssige forretningsmæssige beslutninger.

 

Forbrugerrepræsentation

Varetagelsen af forbrugernes interesser kan ske på flere måder

Elforsyningsloven og Varmeforsyningsloven opererer med et krav om forbrugerrepræsentation i bestyrelserne i netselskaberne. Dette forudsættes i loven at være opfyldt, hvis kommunalbestyrelsesmedlemmer enten er eller udpeger bestyrelsesmedlemmerne i netselskaberne.

Som udgangspunkt må det forudsættes, at hvis der udpeges politikere til bestyrelserne, vil disse foruden at tjene selskabets interesser også kunne tilgodese forbrugerhensynet. Vælges derimod andre medlemmer til bestyrelserne vil forbrugerhensyn måske ikke direkte være repræsenteret i bestyrelserne.

En anden måde som Københavns Kommune kan varetage forbrugerinteressen på vil være gennem Generalforsamlingen. Varetagelsen af interesserne kan styrkes ved, at Generalforsamlingen/ejerne opstiller og udmelder krav og målsætninger om fx servicemål over for forbrugerne eller vedtager en bestemt politik herom. Generalforsamlingen kan udmelde et ønske om, at virksomheden bør være i en tæt dialog med kunderne og udøve kundepleje for til stadighed at kunne produk tudvikle sine produkter og yde sin service efter kundernes ønsker.

Den nærmere tilrettelæggelse af, hvordan dette mål kan implementeres vil være op til virksomhedens ledelse at vurdere og vil afhænge af situationen. Forbrugerpaneler, elektroniske kundepaneler og fokusgrupper er forskellige medier, der kan rådgive virksomheden. Rapportering af relevante forbrugerundersøgelser kan ske til Generalforsamlingen. Københavns Energi gennemfører allerede i dag forbrugerundersøgelser via fokusgrupper og det elektroniske borgerpanel mm.

Styring af KE og ledelsesinformation

Udøvelse af aktivt ejerskab

Københavns Kommune har tre roller i forhold til forsyningsopgaverne og Københavns Energi. For det første skal kommunen varetage sit ejerskab af forsyningsvirksomhederne på vegne af skatteborgerne. For det andet er kommunen myndighed på varme, vand og spildevand, hvilket blandt andet medfører forskellige planlægningsopgaver, tilsyn og dispensationer. Herudover har kommunen også en rolle som varetager af forbrugernes/borgernes interesser på forsyningsområderne. Disse tre roller vil som hidtil blive varetaget af Miljø- og Forsyningsudvalget/Generalforsamlingen. 

Som eneejer har kommunen den totale ejerindflydelse og udstikker politiske mål for selskabets virksomhed herunder mål for den økonomiske udvikling og må for service kvalitet miljø etc. Det kan være at nogle af disse mål vil være afledt af de mål der er fastsat i de forskellige sektorplaner og således er myndighedskrav. Det kan også være, at målene der fastlægges bunder i hensyn til at tilgodese forbrugerhensyn fx servicemål over for kunderne, eller det kan være økonomiske målsætninger som kommunen som ejer ønsker opfyldt. Udøvelsen af det aktive ejerskab vil være en bred vifte af varetagelsen af de forskellige roller, som kommunen har. 

Rapportering af ledelsesinformation til ejerne om, hvordan det går med selskabet og opfyldelse af de forskellige målsætninger, er en anden og vigtig del af at udøvelsen af det aktive ejerskab. 

 

Styringsmålsætninger for Generalforsamlingen

Vedtægterne indeholder forskellige bestemmelser om Generalforsamlingens kompetence. Alle dispositioner over selskabets værdier (fx salg, strategiske samarbejder og optagelse af nye medejere) forelægges Generalforsamlingen forud for bestyrelsens beslutning.  Generalforsamlingen træffer beslutning om disponering af evt. overskud i virksomhederne.

For så vidt angår takstfastsættelsen inden for de enkelte forsyninger vil disse også blive forelagt Generalforsamlingen inden de besluttes i bestyrelsen. Som det blev beskrevet i sidste indstilling, er Miljø- og Forsyningsforvaltningen i øjeblikket ved at afklare, om det er muligt, at forelæggelsen af takster for afløb og vand for kommunalbestyrelsen kan delegeres til Miljø- og Forsyningsudvalget. Dette vil medføre en ændring af vedtægterne, hvoraf det fremgår, at det er Borgerrepræsentationen, der skal have forelagt taksterne. 

Herudover træffer Generalforsamlingen beslutning om virksomhedens strategiske udvikling, herunder fastsættelse af mål for kvalitet, kundeservice og miljø og Generalforsamlingen godkender kontrakter mellem virksomheden og kommunen om virksomhedernes drift. For så vidt angår kontrakterne vil de blive forlagt Generalforsamlingen til beslutning på et senere tidspunkt, da de ikke er færdige til forelæggelse endnu.

Med hensyn til udmelding af service- og kvalitetsmål fra Generalforsamlingen vil Miljø- og Forsyningsforvaltningen arbejde videre med muligheder for og relevans af at kunne opstille mål inden for bl.a. følgende temaer:

·        forsyningssikkerhed

·        kvalitet

·        eksternt miljø

·        kundeservice

·        økonomi

·        personaleforhold

·        arbejdsmiljø

·        teknologisk udviling

·        socialt ansvar

Der er i øjeblikket et arbejde i gang i forvaltningen med at konkretisere disse mål, og hvordan de kan følges op

 

Ledelsesinformation til Generalforsamlingen

For at sikre at Miljø- og Forsyningsudvalget i sin rolle som generalforsamling for KE koncernen løbende kan udøve et aktivt ejerskab, skal der i selskabsstrukturen skabes en ramme for dialog og udveksling af informationer mellem selskaberne og udvalget.

I de vedtægter for selskaberne, der blev godkendt på Borgerrepræsentationens møde den 9. december 2004, og som er vedlagt i bilag 2 er der allerede bestemmelser om at bestyrelsen,

·        skal tilse at ejeren modtager relevant information, der offentliggøres af selskabet.

·        er forpligtet til løbende at orientere aktionæren om forhold, der er af væsentlig økonomisk eller politisk betydning, herunder om hændelser der medfører større fravigelser i tidligere udmeldte forventede økonomiske resultater.

·        skal forelægge selskabets budgetter til orientering.

·         på ejerens anmodning skal give yderligere information, herunder om selskabets økonomiske udvikling, om centrale strategiske overvejelser m.v. Sådan information gives i en form, som aftales nærmere mellem bestyrelse og ejer.

 

Vedtægterne indeholder desuden en bestemmelse om, at der udover den ordinære generalforsamling afholdes orienterende møder mellem ejer og bestyrelsen efter nærmere aftale.

Derudover er der som tidligere beskrevet en række bestemmelser i aktieselskabsloven, som sikrer at ejeren får tilstrækkelig informationer til at varetage sin ejerrolle, herunder f.eks. om kapitalforhold, fusioner, salg mv.

Ifølge vedtægterne ligger der en forpligtigelse for bestyrelsen til at informere Generalforsamlingen om væsentlige forhold i selskabet af økonomisk og politisk betydning for selskabet. Omvendt har Generalforsamlingen mulighed for at få yderligere information om selskaberne. Det må antages fortsat at være i ejerens interesse at have kendskab til større og væsentlige projekter i Københavns Energi, fx naturgas luft projektet og projektet om den nye damptunnel. Den tidligere kvartalsredegørelse vil blive erstattet af dels en fast rapportering om opnåelse af de mål, der opstilles af Generalforsamlingen jf nedenfor og af en information om selskabets virke på et mere overordnet plan, der fortæller om de større projekter og andre væsentlige forhold i Københavns Energi.

 Der skal i en dialog mellem Miljø- og Forsyningsudvalget/Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat og KE's bestyrelse og direktion etableres et informationsflow, som kan tilgodese udvalgets behov for en afrapportering med fast interval om opnåelsen af konkrete servicemål og kvalitetskrav, og som informerer om koncernens økonomiske status. Over tid vil arbejdsprocesser og administrative systemer blive optimeret med henblik på at kunne give bedre information og indikatorer på opnåelsen af de mål, som opstilles af Generalforsamlingen (udvalget) således, at informationsflowet kan modsvare behovet.

Den nye struktur skal danne grundlag for en mere fokuseret målstyring, som det vil kræve nogen tid at indarbejde i ledelsesinformationen. Herudover vil ledelsesinformationen også, skulle tilpasses de mål som en endeligt udpeget bestyrelse ønsker at styre efter.

Det foreslås, at en første afrapportering om selskaberne udarbejdes af Københavns Energi med input fra Forvaltningens s ekretariat, og forelægges for Miljø- og Forsyningsudvalget i april måned. Denne første rapportering kan danne rammen om den dialog, der skal foregå med udvalget med henblik på løbende at tilpasse den til det informationsbehov, som udvalget har.

I den mellemliggende periode vil KE's direktør og/eller bestyrelsesformand mundtligt holde udvalget orienteret om selskabernes virke, herunder implementeringen af selskabsudskillelsen med passende mellemrum.

Det er intentionen, at afrapporteringen fremadrettet gives på en måde, der fokuserer på opfyldelse af kvalitets- og servicemål for de forskellige forsyningsarter og på de økonomiske forhold i selskaberne.

For så vidt angår rapportering om opfyldelse af service- og kvalitetsmål, foreslås det, at der arbejdes på at afrapportere servicemål inden for samme områder som der udmeldes (jf. tidligere)

Rapporteringen om de økonomiske forhold bør ske på en måde, som gør det muligt at sammenligne økonomiske resultater med kvalitative resultater.

Økonomistyring efter årsregnskabslovens principper sammen med KE`s forbedrede økonomistyring muliggør i løbet af 2005 en mere gennemsigtig rapportering fokuseret på målopfyldelse.

 

Det foreslås at den økonomiske rapportering indeholder følgende:

·                    opfølgning på vigtigste nøgletal/overordnede poster fra de månedlige driftsregnskaber med forklaring på afvigelser ift budget, f.eks. opfølgning på mængder (input & output) og indtægtsgrundlag m.v.

·                    opfølgning på større projekter/poster fra de månedlige investeringsregnskaber med forklaring på afvigelser ift budget f.eks. opfølgning på større bevillinger givet af hhv. MFU og nye bestyrelse

·                    opfølgning på vigtigste ændringer i balancen (aktiver og passiver som fremover vil opgøres månedligt) med forklaring på evt. afvigelser ift. budget

·                    opfølgning på vigtigste indikatorer på likviditet (tidligere "finansforskydninger"), f.eks. opfølgning på debitorer (fakturering, forfaldne, overforfaldne) og afregningsproces

Miljø- og Forsyningsforvaltningen har i et notat, der vedlægges som bilag, beskrevet forvaltningens forslag til, hvordan opfølgningen på de igangværende projekter konkret skal finde sted. Den nærmere udformning af opfølgningen vil blive fastlagt af Miljø- og Forsyningsudvalget.

 Miljø- og Forsyningsforvaltningen forelægger mindst en gang årligt, umiddelbart før afholdelse af generalforsamling i selskaberne, en redegørelse for Økonomiudvalgt om selskabernes økonomiske udvikling, om centrale strategiske overvejelser mv., herunder om større beslutninger, der behandles på selskabernes generalforsamling. Økonomiudvalget orienteres herudover om sager af væsentlig økonomisk eller politisk betydning, herunder om hændelser, der medfører større fravigelser i tidligere udmeldte forventede økonomiske resultater.

 

Samarbejdet mellem MFF og KE fremover

De udskilte selskaber er ikke længere en del af den kommunale forvaltning. Selskaberne er ikke omfattet af den kommunale styrelseslov og dermed styrelsesvedtægten for Københavns Kommune.

Københavns Kommune er eneaktionær i selskaberne og Miljø- og Forsyningsudvalget er delegeret til at være generalforsamling for selskaberne. Udvalget vil i denne rolle få sekretariatsbistand fra Miljø- og Forsyningsforvaltningens sekretariat.

Miljø- og Forsyningsudvalget og på dets vegne Miljø- og Forsyningsforvaltningen vil som ovenfor nævnt få løbende informationer om selskabernes virke og kan på baggrund af det løbende informationsflow drøfte retningslinier for selskabernes virke med selskabernes bestyrelser.

Kompetencer til myndighedsudøvelse, som hidtil har ligget i Københavns Energi som en del af den kommunale forvaltning, er nu overdraget til henholdsvis Miljøkontrollen på vand- og spildevandsområdet og til Miljø- og Forsyningsforvaltningen, Sekretariatet på varmeområdet.

Københavns Energi vil stadig bidrage med sin faglige kompetence til varetagelsen af disse opgaver. Der pågår et arbejde om den konkrete udmøntning og varetagelse af myndighedsopgaverne. I projektet deltager KE, Miljøkontrollen og Forvaltningens sekretariat.

 

Styringsmæssig håndtering af eldelen.

Ovennævnte forhold vil også gælde eldelen, så længe den er en del af KE koncernen, og el-delen vil styringsmæssigt på lige fod med de øvrige forsyningsarter indgå i den enstrengede ledelsesstruktur.

Det forventes som bekendt, at der indgås aftale om helt eller delvist salg af KE's elaktiviteter.  Processen kan trække ud og under alle omstændigheder vil den nye ejer først overtage virksomheden efter at en række betingelser if. salgsaftalen er opfyldt, f.eks. konkurrencemyndighedernes godkendelse. Derefter skal den praktiske planlægning skulle ske for opsplitningen af for eksempel stabe. I denne overgangsperiode vil hensynet til forretningsprocesserne veje tungest, dvs. man adskiller ikke organisationen, før man er sikker på, at processerne kan fungere.

I forbindelse med selskabsudskillelsen er el-delen forberedt til partnerskabet som en koncernstruktur. Elforsyningen (Københavsn Energi Holding A/S) er moderselskab for datterselskaberne KE Marked, KE Kunde og ejerandelen i E2. Over elforsyningen er der et fælles holdingselskab med varmeforsyningen. For at sikre sammenhængskraften i koncernen, er medlemmerne af denne bestyrelse ovenfor foreslået at være den samme som for det andet holdingselskab for de tre andre forsyningsarter. Ligeledes vil koncerndirektionen også udgøre ledelsen for eldelen, indtil hel eller delvis overdragelse finder sted. El-aktiviteterne vil således kunne indlemmes i den enstrengede ledelsesstruktur som en del af koncernen frem til tidspunktet for et helt eller delvist frasalg.

Såfremt der bliver tale om et delvist frasalg vil bestyrelsen i Holdingselskabet blive administrator for den ejerandel, som måtte blive tilbage under Københavns Kommunes ejerskab, og kommunen ville få mulighed for at udpege et med køberen nærmere aftalt antal bestyrelsesmedlemmer i bestyrelsen for selv elselskabet.

 

Økonomi
-

 

Miljø
-

 

Konsekvenser for borgerne

-

 

Høring
-

 

Bilag

Bilag 1 Vedtægter for de nye KE selskaber

Bilag 2 Godkendelse af og opfølgning på anlægsprojekter

Bilag 3. Opfølgning på MFU møde den 24. januar 2005 om styring af KE selskaberne.

 

                     

Peter Elsman                                           /                     Erik Jacobsen