Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2001 vedrørende årsregnskabet for 2001 for Københavns Energi
Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2001 vedrørende årsregnskabet for 2001 for Københavns Energi
Miljø- og Forsyningsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde mandag den 26. august 2002
8. Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 21/2001 vedrørende årsregnskabet for 2001 for Københavns Energi
MFU 276/2002 J.nr. 175/2002
Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,
at Miljø- og Forsyningsforvaltningen tiltræder den vedlagte besvarelse fra Københavns Energi af revisionsprotokollat nr. 21/2001 vedrørende årsregnskabet for 2001 for Københavns Energi.
Revisionsdirektoratet afgiver i revisionsprotokollatet vedrørende årsregnskabet for 2001 for KE Forsyningen en række bemærkninger vedrørende bl.a. forretningsgange, implementeringen af afregningssystemet NYS, regnskabssystemet Axapta, herunder projekt- og anlægsmodulerne samt den regnskabsmæssige opsplitning af forsyningsarterne. Der er endvidere en række bemærkninger til de enkelte regnskabsposter.
KE oplyser, at man arbejder med at finde løsninger på de forhold, revisionsprotokollatet nævner, og at mange af de nævnte forhold allerede er bragt i orden.
Revisionsprotokollatet omtaler desuden Økonomiforvaltningens, Revisionsdirektoratets og Miljø- og Forsyningsforvaltningens fælles analyse af KE's regnskabsprognose for oktober 2000.
Revisionsdirektoratet har afgivet sit protokollat vedrørende revision af Københavns Energi, Forsyningens årsregnskab for 2001.
Revisionsdirektoratet fungerer som ekstern revisor i forhold til Københavns Energi, og reviderer KE Forsyningens regnskab i henhold til de kommunale regler.
Regnskabet er endvidere revideret af KPMG, C. Jespersen, der af Miljø- og Forsyningsudvalget er udpeget som intern revisor.
Den interne revision omfatter KE Forsyningens regnskab og kasse- og regnskabsvæsen, herunder bl.a. kundeafregningssystemet. Desuden reviderer den interne revision årsregnskaberne i den forsyningspligtige elnetvirksomhed i KE Forsyningen i overensstemmelse med bestemmelserne i årsregnskabsloven, ligesom der ydes assistance med skatteregnskaberne.
Revisionsprotokollatet er opdelt i forhold til den tidligere opdeling af Københavns Energi og Københavns Vand.
KE
El-, Gas- og Varmeforsyningen
1. Forretningsgange
I revisionsprotokollatet anføres det, at visse forretningsgange ikke fungerer hensigtsmæssigt.
KE oplyser, at man har lavet en opgaveliste med henblik på at identificere hvem der er pålagt at bringe forholdet i orden og fristen herfor. KE's direktion bliver løbende orienteret omkring status på de enkelte punkter.
2. NYS
Forud for iværksættelsen af kundeafregningssystemet NYS foretog KPMG efter aftale med KE en revisionsmæssig gennemgang af systemet. I revisionsprotokollatet beskrives resultaterne af den interne revision, der fandt det særdeles kritisk, at der ikke forelå en opgave- og ansvarsfordeling mellem økonomiafdelingen og NYS samt beskrivelser af håndteringen i relation til KØR inden iværksættelsen af NYS.
Endvidere blev det anbefalet, at der blev udarbejdet nødplaner i tilfælde af, at der sker fejl i forbindelse med idriftsættelsen af NYS.
KE svarer, at man havde bedt KPMG
lave en gennemgang, netop med det formål at undgå problemer ved
implementeringen af NYS. Udpegningen af personer til at foretage kontroller og
afstemninger er tilendebragt, ligesom der også er sat fokus på udfærdigelsen af
nødplaner. NYS har nu fungeret i en periode, og bogføringen samt afstemninger
mellem NYS og AXAPTA foretages løbende.
3. Axapta
Det påpeges, at brugerrettighederne (f.eks. sikkerhedsforskrifter for adgang) vedrørende Axapta ikke fungerer optimalt. Det vurderes som værende kritisk, både i forhold til en effektiv funktionsadskillelse og dermed effektiv intern kontrol.
KE oplyser, at der i samarbejde med KPMG er udarbejdet en ny struktur for adgangsrettigheder, og at denne ventes implementeret primo 2003.
4. Axaptas projektmodul
Registreringen af kapitalbevillinger
sker i Axaptas projektmodul. Revisionsprotokollatet anfører, at der ikke sker
korrekt afstemning mellem projektmodulet og finansbogføringen, hvorfor det ikke
kan udelukkes, at der er fejl i opgørelsen af kapitalbevillinger. Revisionen anbefaler,
at det får førsteprioritet at bringe forholdet i orden.
KE oplyser,
at der primo 2002 er ændret i opsætningen af projektmodulet, således der nu kan
foretages en afstemning mellem regnskabstallene og det underliggende
projektmodul. Afstemningen foretages herefter løbende.
5. Implementering af anlægsmodul.
Københavns
Energi har arbejdet på at implementere et anlægskartotek, der har til formål at
sikre at KE Forsyningen efter krav fra Indenrigsministeriet kan rapportere om
værdierne på de fem forsyningsområder samt sikre, at KE Forsyningen har et
centralt og ajourført kartotek for virksomhedens anlægsaktiver.
I denne
forbindelse anføres det i revisionsprotokollatet, at der i december 2001 endnu
udestod arbejder med at sikre, at de enkelte net-aktiver er kategoriseret i
overensstemmelse med Indenrigsministeriets krav.
Revisionsprotokollatet
gør endvidere opmærksom på vigtigheden i, at der udarbejdes de nødvendige
forretningsgange.
KE oplyser,
at anlægsmodulet er implementeret pr. 31. december 2001, og i dag anvendes som
styringsværktøj for KE's anlægsaktiver.
Der er
udarbejdet oplæg til forretningsgange for hvorledes registreringer og
afstemninger skal foretages, heruder tilkøb og salg af anlægsaktiver. Oplægget
forventes implementeret indenfor kort tid.
6. Regnskabsmæssig opsplitning i forretningsområderne El, Gas og Varme
Lov om
elforsyning stiller krav om, at KE Forsyningen kan aflægge selvstændigt
regnskab for El-forsyningen. Endvidere fastlægges gas- og varmepriserne på
basis af separate regnskaber for de to områder (hvile-i-sig-selv-princippet).
Der skal derfor aflægges regnskab for hver af de tre forretningsområder.
I lighed
med tidligere år er bogføringen sket i én bogføringskreds, men der er ikke
konsekvent påført en kode for det pågældende forretningsområde. Det har derfor
været nødvendigt at fordele kapacitetsomkostninger samt balanceposter ved hjælp
af fordelingsnøgler.
Revisionen påpeger, at der for
fordelingsnøglen for balanceposterne endnu udestår et analysearbejde.
KE
erkender, at der forestår et analysearbejde for så vidt angår balanceposterne.
Den endelige model vil blive drøftet med KE's interne revisorer.
7. Årsafslutningen
Revisionen
fremhæver, at der er sket en væsentlig forbedring omkring
årsafslutningsprocessen, men at der stadig kan ske en forbedring, bl.a.
kvalitetssikring af regnskabsmaterialet.
KE erklærer
sig enige i Revisionens bemærkninger.
8. Bemærkninger til de enkelte regnskabsposter
Bemærkningerne i dette afsnit er afgivet af den interne revision i
forbindelse med revisionen af regnskabet i henhold til årsregnskabsloven.
Salg af gas til Frederiksberg Kommune: Revisionen påpeger, at der i den bogførte nettoomsætning er optaget et
foreløbigt resultat, og at der kan ske ændringer i opgørelsen.
KE oplyser, at regnskabet nu er færdiggjort med det resultat, at der skal
ske en tilbagebetaling til Frederiksberg på ca. 1,6 mio. kr.
Udgifter til råvarer og hjælpemidler: Revisionen konstaterer, at der ikke er overensstemmelse mellem udgiften
til prioriteret el og indtægten fra Elkraft System på trods af, at det
forudsættes, at KE videresælger den prioriterede el uden avance.
KE forsikrer, at der fremover vil ske korrekt afstemning.
Finansielle omkostninger: Som en del af aftalen vedrørende fusionen af kraftværkerne blev det i år
2000 aftalt, at KE Forsyningen optog et lån hos Københavns Kommune, for at
kunne videreudlåne beløbet til Energi E2 A/S. Der er dog konstateret en
difference på renteudgiften til kommunen og renteindtægten fra Energi E2 A/S.
KE forsikrer, at der fremover vil være overensstemmelse mellem
renteopgørelserne.
Materielle anlægsaktiver: Overdragelsen af KE Forsyningens grunde og bygninger fra Københavns
Kommune er endnu ikke formaliseret, da der mangler dokumenter til brug for
tinglysningen. Det anbefales, at den formelle overdragelse og tinglysningen
sker snarest.
For så vidt angår el-delen, er der udfærdiget en overdragelsesaftale
medio juni 2002. Der skal ske en videreoverdragelse til KE Vognmagergade A/S,
men grundet salgsforhandlinger omkring selve ejendommen i Vognmagergade er
dette endnu ikke gennemført. Endvidere oplyser KE, at overdragelsen af grunde
ikke kan tinglyses, da der ikke er tale om forskellige juridiske enheder.
Tilgodehavender fra salg: Revisionen påpeger, at der ikke er fuldt overblik over gældsposternes
alder, hvorfor det ikke er muligt at vurdere chancen for indbetalinger. Der er
afsat 12 mio. kr. til imødegåelse af tab.
KE oplyser, at der løbende arbejdes med en oprydning bagudrettet i ældre
sager. Processen omkring rykning af refusionsdebitorer er allerede igangsat.
Modtagne forudbetalinger på anlægsinvesteringer: Et beløb på 20 mio. kr. henstår uafklaret,
og er bibeholdt som gældspost i bogføringen. Det anbefales, at der findes en
afklaring på posten inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2002.
KE oplyser, at beløbet vedrører en kapitalbevilling vedrørende vindmøller
på Middelgrunden, og er anført i forbindelse med åbningsbalancen i KE Vind.
Gældsforpligtigelse til Københavns Kommune: Det anføres, at der mangler skriftlig
dokumentation for gælden, herunder om gældens tidsmæssige forfald.
KE har allerede iværksat dialog med Miljø- og Forsyningsforvaltningen
vedrørende historikken omkring omstruktureringslån. Der er tale om den
kassemæssige del af mellemværendet med Københavns Kommune. Afdragene sker efter
de i budgettet fastlagte rammer, herunder også de budgetterede
finansforskydninger.
En nærmere afklaring af og dokumentation for posterne vil blive foretaget
i den arbejdsgruppe, der er nedsat i forbindelse med aflæggelsen af
regnskabsprognosen pr. 30/6 2002.
9. Intern revisions konklusion vedrørende El,
Gas og Varme
Revisionsdirektoratet bemærker herudover, at den interne revision vil
forsyne årsregnskabet efter årsregnskabsloven med en revisionspåtegning uden
forbehold.
KE Vand-forsyningen og KE Afløb
10. Verserende sag med
omegnskommunerne
Omtalen af den verserende sag med omegnskommunerne om vandprisen er efter aftale med Revisionsdirektoratet udeladt, idet det efter Miljø- og Forsyningsforvaltningens vurdering ikke vil kunne udelukkes, at en omtale kunne få indflydelse på forhandlingerne med omegnskommunerne.
De udeladte afsnit er vedlagt til udvalgets fortrolige orientering.
11. Bemærkninger til de enkelte regnskabsposter
Tilgodehavender vedrørende salg: Det anbefales, at der sker en opstramning af de
faste rykkerprocedurer.
KE oplyser,
at det tidligere debitorsystem ikke indeholdt faciliteter til understøttelse af
rykning. Pr. 1. januar 2002 er data for en stor dels vedkommende overført til
Axapta, hvilket vil betyde, at Axaptas faciliteter fremover kan benyttes,
hvilket vil optimere styringen.
Igangværende
refusionsarbejder: Regnskabsposten har givet anledning til en række bemærkninger, primært
om rettighed, opfølgning og registrering. Revisionen anbefaler, at der sker
oprydning i projekterne og implementeres forretningsgange.
KE oplyser,
at de omtalte data pr. 1. januar 2002 er registreret i Axapta, og
projektmodulet kan anvendes til styringen.
Køb af varer og tjenesteydelser: Det anbefales, at der strammes op om ankomstregistreringen, med henblik
på at sikre den rette periodisering samt at undgå udgifter til
rykkerprocedurer.
KE oplyser, at procedurerne er ændret, således der i dag foretages
ankomstregistrering af indkomne fakturaer.
12. Den interne revisions konklusion vedrørende
Vand og Afløb
Revisionen har ikke givet anledning til kritiske bemærkninger.
13. Analyse og vurdering af KE's
regnskabsprognose i 2000
Det nævnes i protokollatet, at Revisionsdirektoratet sidste år fandt anledning til at anbefale, at der blev foretaget en nærmere analyse og vurdering af grundlaget for KE's regnskabsprognose i 2000 – og en vurdering af, om sagen burde få konsekvenser for det generelle arbejde med regnskabsprognoser i kommunen.
Protokollatet omtaler herefter den analyse, som en arbejdsgruppe bestående af KE, Miljø- og Forsyningsforvaltningen, Økonomiforvaltningen og Revisionsdirektoratet gennemførte i løbet efteråret 2001 og foråret 2002, og som mundede ud i "Rapport om KE's regnskabsprognose oktober 2000 og anbefalinger til det generelle arbejde med regnskabsprognoser i Københavns Kommune", dateret 9. april 2002. Det fremgår, at rapporten har været drøftet både i Miljø- og Forsyningsudvalget og i kredsen af økonomiansvarlige i kommunen.
Revisionsdirektoratet giver udtryk for den opfattelse, at rapporten har medvirket til generelt at skærpe opmærksomheden på vigtigheden af og kvaliteten af regnskabsprognoserne. Miljø- og Forsyningsforvaltningen er enig heri.
14.
Anlæg
Revisionsdirektoratet bemærker sig, at Miljø- og Forsyningsforvaltningen i juni 2002 – i forbindelse med, at man har fremsendt en række afsluttede anlægsregnskaber vedrørende KE Forsyningen – har indskærpet KE såvel tidsfristerne for aflæggelse af regnskaber for kapitalbevillinger, som det forhold, at der skal søges tillægsbevilling ved væsentlige mer- eller mindreforbrug i forhold til tidligere meddelte kapitalbevillinger.
ØKONOMI
Ingen
MILJØVURDERING
Ingen
ANDRE KONSEKVENSER
Ingen
HØRING
Ingen
BILAG
1. Revisionsdirektoratets protokollat nr. 21/2001
2. Københavns Energis udtalelse af 19. august 2002
3. Fortroligt bilag
Peter Elsman
/ Jens Balslev