Handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 - 2003

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 2. april 2001

9. Handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 - 2003

MFU 82/2001 J.nr. M 1820-1/01

Miljø- og Forsyningsforvaltningen indstiller,

at Miljø- og Forsyningsudvalget godkender de af forvaltningen foreslåede bemærkninger til "Handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 – 2003", og

at bemærkningerne videresendes til Økonomiudvalget.

Udsat fra mødet den 19. marts 2001.

Ø

Økonomiforvaltningen har ved brev af 8. marts 2001 anmodet om Miljø- og Forsyningsudvalgets bemærkninger til forslag om "Handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 – 2003".

Ovennævnte handlingsplan er udarbejdet af Økonomiforvaltningen i samarbejde med Miljøkontrollen og Bedriftssundhedstjenesten (BST) i Københavns Kommune.

Handlingsplanen for miljøbevidste indkøb har til formål at indføre indkøbsrutiner, som sikrer, at der systematisk inddrages miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn i alle indkøb, som kommunen foretager. Endvidere er formålet, at udvikle redskaber, som kan sætte indkøberne i stand til at inddrage miljø og arbejdsmiljø i indkøbene på en rationel måde.

Det vigtigste element i handlingsplanen er, at der skal indarbejdes miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn i indkøbsaftalerne, som indgås af Økonomiforvaltningen. Der er i dag ca. 90 indkøbsaftaler, som omfatter f.eks. inventar, kontormaskiner, kontorudstyr, papirvarer, AV-udstyr, beklædning m.v.

Handlingsplanen udpeger følgende indsatsområder: Elektroniske produkter (Pc'er og printere), kontorartikler, fødevarer, møbler, kopipapir, rengøringsmidler og rengøring samt vaskemidler og vask. Produktgrupperne kontorartikler, møbler og kopipapir er omfattet af indkøbsaftaler, som kommunens indkøbsafdeling har indgået.

Elektronik, rengøringsmidler og rengøring samt vaskemidler og vask indkøbes primært udenfor indkøbsaftalerne eller udføres af eget personale.

I handlingsplanen er der opstillet en procedure for, hvordan miljø- og arbejdsmiljøhensyn skal inddrages i alle indkøbsaftaler som Økonomiforvaltningen indgår. Ifølge proceduren skal Miljøkontrollen og BST Københavns Kommune opstille relevante miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn, som skal indgå i vurderingen af, hvilke produkter og tjenesteydelser, der skal medtages i indkøbsaftalerne. Så vidt det er muligt inddrages miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn for hele produktets livscyklus. Det er efterfølgende Økonomiforvaltningen, som foretager den endelige afvejning mellem økonomi, kvalitet, miljø, arbejdsmiljø m.v.. Ovenstående procedure anvendes dog ikke i de tilfælde, hvor Økonomiforvaltningen vurderer, at der ikke er miljø- og arbejdsmiljømæssige forhold, som har væsentlig betydning.

For en række produkter og tjenesteydelser foreligger der ikke indkøbsaftaler. For at indrage miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn ved køb af sådanne produkter og tjenesteydelser, foreslås det i handlingsplanen, at forvaltningerne tilbyder indkøberne relevant efteruddannelse.

Økonomiforvaltningen foretager en gang årligt en status over anvendelsen af indkøbsaftalerne. Opgørelsen pr. 1. januar 2003 og derefter, skal endvidere vise, hvor stor en andel de miljømæssige rigtige produkter og tjenesteydelser udgør af det samlede indkøb.

Miljø- og Forsyningsforvaltningen foreslår følgende bemærkninger til Økonomiforvaltningens indstilling:

• For at styrke indsatsen overfor indkøb af produkter, hvor der ikke foreligger indkøbsaftaler, bør der i det videre arbejde foretages en præcisering af, hvilken efteruddannelse, der bør tilbydes indkøberne.
• For at opnå et øget indkøb af mindre miljøbelastende produkter skal det sikres, at forvaltningerne anvender indkøbsaftalerne, f.eks. via revisionen.
• Effekten af handlingsplanen afhænger bl.a. af, hvordan miljømæssige hensyn vægtes i forhold til øvrige hensyn, som økonomi, kvalitet m.v. Miljø skal derfor prioriteres i de konkrete valg af produkter og tjenesteydelser. Det betyder, at vægtningen af miljøet i indkøbsvalget skal være rimelig høj. I den årlige redegørelse skal det angives for hver produktgruppe, hvilken vægtning miljøet er tildelt.

Det blev på Miljø- og Forsyningsudvalgets møde den 19. marts 2001 foreslået, at medtage rengøring og bygningsvedligeholdelse i bemærkningerne til Økonomiforvaltningens indstilling. Det foreslås derfor:

• At Økonomiforvaltningen etablerer fælles indkøbsaftaler på rengøringsområdet omfattende bl.a. rengøringsmidler, -artikler og - maskiner.

At Økonomiforvaltningen medtager bygningsvedligeholdelse som et indsatsområde.

Udsat fra mødet den 19. marts 2001.

Ø

På baggrund af Miljø- og Forsyningsudvalgets indstilling besluttede Økonomiudvalget den 7. december 1999 at der skulle udarbejdes en handlingsplan for miljøbevidste indkøb i kommunen. Økonomiforvaltningen har derfor i samarbejde med Miljøkontrollen og BST Københavns Kommune udarbejdet et forslag til handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune.

Københavns Kommune, Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen og Frederiksberg Kommune indgik endvidere den 3. november 1998 en aftale med Miljø- og Energiministeren om at inddrage miljø- og energihensyn ved indkøb. Med aftalen forpligter kommunen sig til systematisk at inddrage miljø- og energihensyn ved indkøb, herunder at udarbejde en grøn indkøbspolitik og handlingsplan. I forbindelse med konkretisering af aftalen er det anbefalet, at de offentlige institutioner udpeger følgende 4 indsatsområder: Elektroniske produkter (Pc'er og printere), møbler, rengøringsmidler og rengøring samt vaskemidler og vask. Disse indsatsområder er medtaget i handlingsplanen.

Endelig har Borgerrepræsentationen den 6. april 2000 vedtaget en ny fælles indkøbspolitik, som bl.a. inddrager miljø-, arbejdsmiljø- og energihensyn i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser.

Handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 – 2003 har til formål at sikre, at der systematisk sættes fokus på, at der skal inddrages miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn ved alle indkøb. Handlingsplanen har endvidere til formål at udvikle rutiner og redskaber, som kan sætte indkøberne i stand til at inddrage miljø og arbejdsmiljø i indkøbene på en rationel måde.

Det vigtigste element i handlingsplanen er, at der skal inddrages miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn i alle indkøbsaftalerne, som Økonomiforvaltning indgår. Der er i dag ca. 90 indkøbsaftaler, som omfatter f.eks. inventar, kontormaskiner, kontorudstyr, papirvarer, AV-udstyr, beklædning m.v.

Handlingsplanen udpeger følgende indsatsområder: Elektroniske produkter (Pc'er og printere), kontorartikler, fødevarer, møbler, kopipapir, rengøringsmidler og rengøring samt vaskemidler og vask. Produktgrupperne kontorartikler, møbler og kopipapir er omfattet af indkøbsaftaler, som kommunens indkøbsafdeling har indgået.

Elektronik, rengøringsmidler og rengøring samt vaskemidler og vask indkøbes primært udenfor indkøbsaftalerne.

Endvidere opstiller handlingsplanen en procedure for, hvordan miljø- og arbejdsmiljøhensyn skal inddrages i alle indkøbsaftaler som Økonomiforvaltningen indgår. Ifølge proceduren skal Miljøkontrollen og BST Københavns Kommune opstille relevante miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn, som skal indgå i vurderingen af de indkomne tilbud. Så vidt det er muligt inddrages miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn for hele produktets livscyklus. Det er efterfølgende Økonomiforvaltningen, som foretager den endelige afvejning mellem økonomi, kvalitet, miljø, arbejdsmiljø m.v..

Ovenstående procedure anvendes dog ikke i de tilfælde, hvor Økonomiforvaltningen vurderer, at der ikke er miljø- og arbejdsmiljømæssige forhold, som har væsentlig betydning.

Gennem det elektroniske indkøbskatalog skal de miljø- og arbejdsmiljøhensyn, der er taget i forbindelse med indkøbsaftalerne synliggøres overfor indkøberne. For indkøb der sker på områder, hvor der ikke findes indkøbsaftaler, vil der via intranettet/KKnet blive informeret om hvilke generelle miljø- og arbejdsmiljøhensyn forvaltningerne bør inddrage ved indkøb.

Endvidere skal forvaltningerne tilbyde relevant efteruddannelse af indkøberne i at inddrage miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn. Handlingsplanen præciserer dog ikke nærmere efteruddannelsen.

Økonomiforvaltningen foretager en gang årligt en status over anvendelsen af indkøbsaftalerne. Opgørelsen pr. 1. januar 2003 og derefter skal endvidere vise, hvor stor en andel de miljømæssige rigtige produkter og tjenesteydelser udgør af det samlede indkøb.

Handlingsplanen er med til at sikre at produkternes miljø- og arbejdsmiljøbelastning kommer til at indgå i indkøbsvalget. Med udgangspunkt i indkøbspolitikken vil der ved valg af produkter og tjenesteydelser blive lagt vægt på at produkterne er miljø- og energimærkede, at produkterne har en høj andel af genanvendelige materialer og kan genbruges, at produkterne har en lang levetid, at der ikke indgår uønskede og miljø- og sundhedsskadelige stoffer, at produkterne ikke skader arbejdsmiljøet m.v.

Ved at koncentrere indsatsen om indkøbsaftalerne bliver der taget ensartede miljø- og arbejdsmiljømæssige hensyn ved valg af de enkelte produkter og tjenesteydelser og dermed stå Københavns Kommune stærkere overfor leverandørerne.

Da indkøbspolitikken centraliserer indkøbene omkring indkøbsaftalerne er det naturligt at handlingsplanens indsats også er koncentreret om indkøbsaftalerne. Det betyder dog, at indkøb udenfor indkøbsaftalerne kun i ringe grad omfattes af handlingsplanen.

Miljøbelastningen ved distribution af varer og tjenesteydelser bliver ikke omfattet af handlingsplanens initiativer, fordi et sådant krav vil stride mod EU's regler om varernes frie bevægelse. Det betyder, at kommunen kan vælge et produkt som miljømæssigt opfylder kommunens inddragede miljøhensyn, men som er transporteret meget langt.

Inddragelse af miljøhensyn ved indkøb er ikke nødvendigvis lig med at alle produkter og tjenesteydelser, der fremover købes også er væsentlig mindre miljøbelastende. Det skyldes, at miljøhensyn alene er én parameter ud af flere, som vægtes i forhold til hinanden.

For at opnå et øget indkøb af mindre miljøbelastende produkter er det en forudsætning, at der sker en øget anvendelse af indkøbsaftalerne. Endvidere er det en forudsætning at miljø også prioriteres rimeligt højt i vægtningen ved valg af leverandører og produkter/tjenesteydelser.

Miljøkontrollen har på budget 2001 fået bevilliget et årsværk til at varetage Miljøkontrollens forpligtelser i handlingsplanen for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 – 2003.

• Forslag til handlingsplan for miljøbevidste indkøb i Københavns Kommune 2001 – 2003.
• Eksempler på indkøbsaftaler.
• Oversigt over indkøbsaftaler.

Niels Juul Jensen

/Jørgen Høg