Temadrøftelse om muligheder for afbureaukratisering og forenkling på Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets område

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget introduceres til afbureaukratiseringsdagsordenen i et KFF-perspektiv. Temadrøftelsen skal ses i sammenhæng med en bestilling fra det tidligere udvalg om muligheder for afbureaukratisering og forenkling af udvalgets og forvaltningens arbejde med puljer og tilskud.

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget kan på baggrund af drøftelse og eksempler på regler og praksis på tilskudsforvaltningsområdet bede forvaltningen vende tilbage med konkrete forslag til afbureaukratisering.

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget drøfter afbureaukratisering på udvalgets område.

Problemstilling

Afbureaukratisering i den offentlige sektor handler grundlæggende om at fjerne unødvendige regler, procedurer og administration for at frigøre ressourcer til kernevelfærd, øge effektiviteten og forbedre medarbejdertrivsel og borgerservice. Dermed også sagt, at andre regler og procedurer mv. er nødvendige for at drive transparente og legitime offentlige institutioner.

Afbureaukratisering har været en politisk dagsorden gennem årtier, men ses der fx på antallet af love, bekendtgørelser og regler, har der været en entydig tendens til yderligere bureaukrati.

Samme paradoks ses i Københavns Kommune og på Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningens område. Der er flere årsager til udviklingen. Blandt de væsentligste eret stigende fokus på regeloverholdelse og compliance samt politiske ønsker om at sikre handling eller fokus på en given problemstilling.

Nedenfor skitseres rammerne på hhv. nationalt og kommunalt niveau for KFFs forvaltning, ligesom der gives konkrete eksempler på regler og beslutninger, der har betydning for den administrative byrde – både i forvaltningen og hos brugerne (foreninger, borgere mv.). Fokus er på pulje- og tilskudsområdet, hvor det kommunale politiske handlerum alt andet lige er større end på mere direkte lovregulerede områder (fx forvaltningens myndighedsopgaver), men diskussionen om afbureaukratisering er relevant bredt på forvaltningens opgaveportefølje.

Drøftelsen på udvalgsmødet vil blive understøttet af et rammesættende oplæg.

Løsning

Nationale regler

Kommunen skal i sin tilskudsforvaltning sikre, at alle nationale regler bliver overholdt. På pulje- og tilskudsområdet handler det primært om Folkeoplysningsloven og kommunalfuldmagten. Kommunalfuldmagten er en samling af udskrevne regler, som sammen med Ankestyrelsens og Indenrigsministeriets vejledninger og udtalelser løbende fortolkes og ændres. Herudover skal kommunen overholde forvaltningsloven og særligt relevant i denne sammenhæng sikre ligebehandling.

Af eksempler på nyere regler, som er blevet indført, er folkeoplysningslovens regler om antidemokratiske foreninger, der forpligter forvaltningen til at sikre, at brugere af kommunens faciliteter ikke udøver antidemokratisk virksomhed.

Derudover har EU's regler om hvidvask givet en del bureaukrati omkring dokumentation af bestyrelsesmedlemmer, CVR-numre, dokumentation mv.

Kommunen kan ikke ændre i ovenstående og er forpligtet til sikre regeloverholdelse også hos tilskudsmodtagere. KFF/KK arbejder dog aktivt – herunder i samarbejde med 6-byerne og KL - med interessevaretagelse ift. at få forenklet statslige regler. Nylige eksempler er en ændring af Lånebekendtgørelsens krav om, at brugsaftaler af mere end tre års varighed skal forelægges Ankestyrelsen, samt støjvejledningen på idrætsanlæg, hvor en praksisændring med stor betydning for indretningen og brugen af idrætsanlæg blev trukket tilbage.

 Kommunalt fastsatte regler
Borgerrepræsentationen har vedtaget et Forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Cirkulæret regulerer, hvad forvaltningerne skal påse i forbindelse med tilskudsaftaler. Cirkulæret fastsætter bl.a. krav til uddeling af tilskud, herunder risikovurdering, beskrivelse af betingelser og krav til forvaltningernes opfølgning. Borgerrepræsentationen har ligeledes vedtaget et Forretningscirkulære for Indtægter. Cirkulæret fastsætter bl.a. krav til indtægtsdækket virksomhed, herunder udlejning af overskudskapacitet samt prissætning for markedsydelser og omkostningsbestemte ydelser. Endeligt har Københavns Kommune et sæt af bevillingsregler, som foreskriver procedurer for bevillingsafgivelse, opdeling af styringsområder, overførselsregler mm. Reglerne kan ændres af kommunen. Det bemærkes i forlængelse heraf, at kommunens Uafhængige Kontrol- og Rådgivningsfunktion (tidl. Intern Revision) spiller en vigtig rolle i udmøntningen af disse – og andre bevillingsmæssige regler - i praksis.

Derudover har kommunen vedtaget en række tiltag, handleplaner og målsætninger, som også har betydning for tilskudsmodtagere mv. Eksempler er sociale klausuler og arbejdsklausuler eller de krav til ligestillingshandleplaner og afrapportering herpå, som Kultur- Fritids- og Borgerserviceudvalget har besluttet som udmøntning af kommunens ligestillingshandleplan.

Folkeoplysning
Borgerrepræsentationen har vedtaget Retningslinjer for Folkeoplysning. Folkeoplysningsloven er i vidt omfang en rammelov, og kommunen kan vælge at gøre mere end lovens mindstekrav, f.eks. at yde tilskud til foreninger egne lokaler på mere end 65 %, yde tilskud til aftenskolers egne lokaler eller yde tilskud til voksne på foreningsområde.

Der findes en lang række tilskudsformer, aldersafgræsninger mv, som hver især giver bureaukrati for foreninger og aftenskoler at søge og afrapportere og for forvaltningen at kontrollere.

I bilag 2 gives en række eksempler på beslutninger, som kan revurderes med henblik på en forenkling af administrationen for ansøgere, udvalg og forvaltning. Kultur- Fritids- og Borgerserviceudvalget kan ændre disse beslutninger inden for de rammer, der gælder.

Det er samtidig vigtigt at bemærke, at forvaltningen løbende overvejer, hvordan den administrative byrde kan reduceres i forvaltningens egen praksis. Det gælder både ift. krav og procedurer, men også den administrative understøttelse. Det gælder fx et kommende tilskudsadministrativt system, der skal skabe grundlaget for en mere automatiseret ansøgnings- og sagsbehandlingsproces.

Politisk Handlerum

Udvalget kan udvælge et eller flere områder til forelæggelse i ny indstilling om beslutning om afbureaukratisering og ændring af gældende rammer og regler på udvalget område. Udvalget kan også bede forvaltningen om at udarbejde grundlag for anmodning om ændringer af fælleskommunale regler i Københavns Kommune.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. Udvalgets beslutninger om praksis vil have betydning for det administrative ressourcetræk i forvaltningen.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre med sagen på baggrund af udvalgets bemærkninger og tilkendegivelser

Mikkel Boje

                                                          /Mads Kamp Hansen