Legitimering af fondsbestyrelse samt fuldmagt til administration

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget legitimeres i forhold til Nordea og VIRK.dk i henhold til hvidvaskloven
2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget giver fuldmagt til seks navngivne medarbejdere i Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen, jf. Løsningsafsnittet, med henblik på at minimum to af disse i forening, på bestyrelsens vegne, vil kunne tegne de fonde, som Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget er bestyrelse for, i forbindelse med økonomiske transaktioner.

Problemstilling

Alle fondsmidler forvaltes af Nordea, der som pengeinstitut er omfattet af hvidvaskloven (lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme).

Finanstilsynet har præciseret reglerne for legitimering og identificering af bankens kunder i henhold til hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 3. Dette betyder, at for en fond gælder kravet om legitimation for alle medlemmer af fondens bestyrelse.

Herudover er forvaltningen forpligtet til at indberette alle udvalgsmedlemmer som bestyrelsesmedlemmer for hvert af de 22 legater i VIRK.dk. Dette kan alene gøres via medlemmernes personlige oplysninger.

Da der ligeledes er skærpede krav til dokumentation af bl.a. fuldmagtsforhold mellem bestyrelsen og den daglige administration, skal Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget give fuldmagt på baggrund af en formel tilladelse til seks medarbejdere i Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen ved at underskrive fuldmagter enkeltvis.

Hvis udvalget ikke tiltræder indstillingen, kan forvaltningen ikke lovligt administrere de 22 legater, jf. hvidvaskloven § 11, stk. 1, litra a og b.

Løsning

I forbindelse med Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalgets egenskab af bestyrelse for 22 fonde og legater, kræver fondenes bank Nordea legitimering og identificering af bankens kunder, hvilket indebærer identifikationsdokumenter for bestyrelsesmedlemmerne samt skærpede krav til dokumentation af bl.a. fuldmagtsforhold mellem bestyrelsen og den daglige administration. Disse krav følger af hvidvaskloven (lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme).

Forvaltningens LEI-udbyder, NordLEI, der udsteder den internationale identifikation, som bl.a. alle fonde skal have for at kunne handle med værdipapirer, kræver også udtrykkelig og præcis dokumentation for fuldmagtsforholdet mellem Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget og forvaltningen. Derudover skal det fremgå af VIRK.dk, hvem de reelle ejere af fondene er.

I forbindelse med fondsadministration foregår der en del transaktioner, som varetages af ansatte i Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen. Dette sker bl.a. i forbindelse med uddelinger fra fondene, ligesom der løbende er en dialog med fondenes pengeinstitut, Nordea, om bl.a. placering af fondsmidler.

Ved tiltrædelse af denne indstilling vil det over for Nordea og andre samarbejdspartnere kunne dokumenteres, at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget har taget konkret stilling til at meddele navngivne medarbejdere fuldmagt til, på bestyrelsens (udvalgets) vegne, at forestå den løbende administration på fondsområdet.

For at undgå, at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget skal underskrive en ny blanket, hver gang der er ændringer i sammensætningen af udvalget, skal hvert medlem af udvalget underskrive en fuldmagtsblanket. Herefter er det blot nye medlemmer, der skal underskrive en blanket.

Fuldmagtsforholdet gælder, indtil det skriftligt tilbagekaldes, eller indtil ophør af medarbejderens ansættelsesforhold i Københavns Kommune.

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller nedenstående seks medarbejdere som befuldmægtigede:

1. Kontorchef Nanna Bugge
2. Specialist Bettina Kajander
3. Specialkonsulent Line Sofie Gluud
4. Specialist Bettina Lene Skaaning
5. AC-Fuldmægtig Kenni Antonsen
6. Økonom Michael Melchiorsen

Politisk Handlerum

Legitimering er et lovkrav, og manglende fuldmagt til forvaltningen vil medføre, at udvalget selv direkte skal stå for den daglige administration.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ved tiltrædelse af indstillingen vil Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indsamle dokumentation fra de enkelte medlemmer i form af sundhedskort og pas/kørekort. Kopi af sundhedskort og pas/kørekort vil blive sendt til Nordea. Når forvaltningen har anvendt de informationer, der fremgår af kopierne, vil de blive slettet fra kommunens systemer.

De underskrevne fuldmagtsblanketter sendes til Nordea og NordLEI.

Mikkel Boje

                                         /Marius Hansteen