Kriterier for puljen de disponible midler og tildeling af brugsret

Indstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceforvaltningen indstiller,

1. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender forvaltningens forslag til kriterier for puljen de disponible midler (bilag 2).
   
   
2. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget beslutter, hvilke af ”Tommelfingerreglerne” der skal indarbejdes i kriterierne for puljen, og hvilke, der skal afskaffes (bilag 1).

    

3. at Kultur- Fritids- og Borgerserviceudvalget drøfter fremadrettet model for anvendelsen af disponible midler.

    

4. at Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget godkender forvaltningens forslag til kriterier for tildeling af brugsret (bilag 3).

Problemstilling

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget besluttede at drøfte kriterierne for puljen ved behandling af ansøgninger til de disponible midler på møde den 24. april samt på møde den 7. maj 2026. Udvalget har ønsket drøftelsen placeret, så evt. justeringer kan foretages med virkning fra efterårets ansøgningsrunde og udmøntning.

Der blev desuden afholdt teknisk gennemgang af puljen 25. juni 2026.

Udvalget skal tage stilling til og beslutte kriterier for puljen disponible midler og kriterier for tildeling af brugsret.

Udvalget skal desuden drøfte model for anvendelse af rammen for disponible midler, herunder fx en stærkere kobling til udvalgets strategiske indsatsområder (Børn og unge, Levende fællesskaber og samlingspunkter og København som Kulturhovedstad).

Løsning

Kultur-, Fritids- og Borgerserviceudvalget råder over en række midler til finansiering af ansøgninger til kultur- og fritidsaktiviteter, og kan fastsætte og revidere kriterier for sine puljer.

Derudover kan kultur- og fritidsaktiviteter finansieres af en række forskellige andre puljer (for en uddybning se hertil bilag 4) samt ved de årlige budgetforhandlinger.

Puljen Disponible midler
Kultur- og Fritidsudvalget vedtog på møde den 31. marts 2022 de nuværende kriterier for puljen til de disponible midler (bilag 1).

Kultur- og Fritidsudvalget ønskede på møde den 29. september 2022 et notat om tidligere praksis for vurdering af ansøgninger til de disponible midler, de såkaldte tommelfingerregler (bilag 1). Notatet har primært været anvendt internt, og har derfor ikke indgået som egentlige ansøgningskriterier.

Kriterier for de disponible midler
Forvaltningens forslag til justerede kriterier for de disponible midler fremgår af bilag 2 på baggrund af udvalgets tidligere beslutninger, tre kulturpolitiske strategigrundlag og den aktuelle kultur- og fritidspolitik.

Forvaltningen vil på kk.dk informere formkrav til ansøgninger, herunder at en ansøgning skal indeholde et budget og en projektbeskrivelse (med beskrivelse af målgruppe, formål, lokation og periode) samt et resumé af projektet. En ansøgning må max være 10 sider, og der kan kun ansøges om tilskud på 20.000 kr. og derover. Med implementeringen af det tilskudsadministrative system vil ovenstående formkrav også være gældende.

Desuden vil forvaltningen fortsat informere om, at der alene kan ydes tilskud til aktører med lovlige kommunale formål, eller øremærket tilskud til aktører med blandede formål. Ansøgninger under 20.000 kr. vil administrativt blive henvist til Lokaludvalgspuljer og §17 stk. 4 udvalg (Rådet for visuel kunst, Musikudvalget og Scenekunstudvalget).

Omfang af sagsbehandling af puljen
Udvalget har indtil nu fået forelagt ansøgninger kort tid efter ansøgningsfristen. Forud for at ansøgninger behandles i KFU, har forvaltningen screenet ansøgningerne for: lovlige, kommunale formål, interessekonflikter og inhabilitet, personfølsomme oplysninger, organisationsform, tilskudshistorisk, ophavsret, vedlagte budget og henvisning til øvrige puljer i KFF.

Screeningen skal ses i forlængelse af forvaltningens pligt til at sikre, at alle regler på pulje- og tilskudsområdet overholdes. Her gælder primært kommunalfuldmagten, Ankestyrelsens og Indenrigsministeriets vejledninger samt forvaltningsloven, og særligt relevant i denne sammenhæng - sikring af ligebehandling.

Administration af puljen ifm. ansøgningsfrister kræver på nuværende tidspunkt en afsat tid på 15 arbejdsdage efter en ansøgningsfrist og frem til udvalgsbehandling, for 2-3 medarbejdere, afhængigt af antal indkomne ansøgninger. Administration af puljen indebærer desuden løbende dialog med ansøgere, både før og efter ansøgningsfristen, bl.a. ifm. vejledning til ansøgningsprocessen og indhentning af manglende oplysninger.

Opmærksomhedspunkter ift. omfang af kriterier og sagsbehandling
Justering af såvel kriterier som forvaltningens sagsbehandling af ansøgninger bør overvejes i lyset af afbureaukratiseringsdagsordenen.

Generelt er det relevant at begrænse omfanget af informationer, der ønskes, så der ikke stilles unødige krav til ansøgere. Omfanget af kriterier bør derfor overvejes i forhold til kriteriets ønskede effekt og i forhold til ansøgers arbejdsbyrde ved udarbejdelse af en ansøgning.

For at sikre ligebehandling og gennemsigtighed i udmøntningsbeslutninger, skal udvalget anvende begrundede afslag og informere ansøgere om, hvordan deres ansøgning bedømmes på kk.dk.

Hvis udvalget ønsker at indføre yderligere sagsbehandling ift.  screening, vil der skulle være længere sagsbehandlingstid mellem ansøgningsfrist og udmøntning.

Nuværende model for udmøntningen af disponible midler
I de seneste år, har der været 2-4 årlige ansøgningsfrister, hvor der kunne ansøges om tilskud og brugsret. Derudover er der blevet udmøntet tilskud fra de disponible midler på øvrige udvalgsmøder gennem fx medlemsforslag.

Alle ansøgninger, som er indsendt inden fristen, er blevet forelagt udvalget. Udvalget har besluttet at give tilsagn eller afslag til ansøgninger ud fra en politisk prioritering. Der har ikke været arbejdet med temaer eller lignende.

Udvalget kan overveje, om udmøntningen af disponible midler fremover skal kobles til de tre særlige indsatsområder, som udvalget har udpeget og aktuelt arbejder med at udfolde som led i udvalgets strategiproces (børn og unge, levende fællesskaber og samlingspunkter, København som kulturhovedstad). En model kan fx være, at en andel af puljen reserveres til ansøgninger målrettet de strategiske indsatsområder, fx gennem tematiserede ”open calls”, mens en andel bevares til åbne ansøgninger.

Udvalget kan ligeledes overveje en mere strategisk tilgang til, hvordan puljen skal anvendes ift. hhv. 1-årige og flerårige indsatser.

Kriterier for tildeling af brugsret
Forvaltningen har udarbejdet kriterier for tildeling af brugsret, som kan anvendes i tildelingen af brugsretstilskud. Kriterierne fremgår af bilag 3.

Politisk Handlerum

Udvalget kan også beslutte at,

• Udskyde vedtagelse af nye kriterier for puljen til disponible midler, til inddragelsesprocessen ifm. de tre hovedtemaer er tilendebragt, og udvalget er længere i sin strategiproces.
• Bede forvaltningen en eller flere konkrete modeller for udmøntning.
• Fastholde de eksisterende kriterier.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Forvaltningen vil informere om kriterier for puljen til disponible midler og brugsret på kk.dk. Ansøgerne søger begynder typisk at søge ca. en måned før fristen den 1. oktober.

Mikkel Boje

                             /Mads Kamp Hansen