Mødeplan 2022 for Kultur- og Fritidsudvalget

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til udvalgets mødeplan for 2022.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget for 2022, herunder at der laves kalenderreservationer til to yderligere møder

Problemstilling

I henhold til § 20, stk. 1, i lov om kommunal styrelse skal de stående udvalg og Økonomiudvalget for hvert regnskabsår beslutte, hvornår og hvor udvalgsmøderne skal holdes.

Løsning

Kultur- og Fritidsudvalgets møder afholdes sædvanligvis på torsdage, ligesom også Borgerrepræsentationen og Sundheds- og Omsorgsudvalget afholder deres møder på torsdage. Forvaltningerne undgår så vidt muligt at placere udvalgsmøder for flere udvalg på samme tidspunkt, da det skal være muligt for udvalgsmedlemmerne at sidde i flere udvalg eller at rokere mellem udvalg i løbet af valgperioden. De foreslåede mødedatoer er derfor afstemt med Borgerrepræsentationens og Sundheds- og Omsorgsudvalgets mødekalendere.

På nogle tidspunkter har det ikke været muligt at passe et møde ind på en torsdag, og der er derfor foreslået en alternativ mødedag. Dette har været en større udfordring, end sædvanligt, da der grundet ny valgperiode er reserveret flere dage til introduktionsaktiviteter for Borgerrepræsentationens medlemmer samt for Økonomiudvalget. Der er således foreslået tre tirsdagsmøder i udkastet til mødeplan for 2022. Derudover afholdes udvalgsmøde i forbindelse med budgetseminaret typisk fredag i stedet for torsdag.

Kultur- og Fritidsudvalget har siden 2019 afholdt møder kl. 15-20, i det omfang kalenderen tillod det. I det kommende års mødeplan foreslås det, at møderne berammes kl. 15-19, i det omfang kalenderen tillader det. Til gengæld foreslås to flere møder, end i mødeplanen for 2021.

Derudover foreslås det, at der lægges to kalenderreservationer til eventuelt yderligere møder. Kalenderreservationerne er ikke en del af mødeplanen, men kan lette opgaven med at finde tid til eventuelt ekstraordinære møder. Der indkaldes kun til udvalgsmøde, såfremt der er sager til behandling, som ikke kan vente til det næstkommende, ordinære møde. 

Forslag til mødeplan

I forvaltningens forslag til Kultur- og Fritidsudvalgets mødeplan for 2022 er der planlagt 14 ordinære udvalgsmøder, hvoraf ti afholdes i tidsrummet kl. 15.00-19.00.

Tre møder har måttet lægges på dage, hvor Borgerrepræsentationen også holder møde og er derfor af to timers varighed (bilag 1).

Kultur- og Fritidsforvaltningen foreslår således, at Kultur- og Fritidsudvalget afholder følgende ordinære udvalgsmøder i 2022:

 

	Torsdag den 31. marts		17.00-19.00
	Tirsdag den 31. maj		15.00-19.00

   

Det bemærkes, at der ved de anførte sluttidspunkter er tale om forventede sluttidspunkter.

• at der afholdes et opfølgende budgetmøde den 25. august 2022
• at ALA (American Library Association) afholder konference i Washington, DC, den 23.-28. juni 2022
• at IFLA (The International Federation og Library Associations and Institutions) i 2022 afholder deres konference i Irland. Dato er endnu ikke fastlagt.
• at KLs topmøde afholdes den 17.-18. marts 2022 
• at Folkemødet på Bornholm afholdes den 16.-19. juni 2022
• at Kulturmøde Mors afholdes den 25.-27. august 2022

Udvalget skal selv tage stilling til eventuelt at deltage i ovenstående møder og konferencer enten som samlet udvalg eller som selvstændigt medlem af udvalget.

Studietur 2022

Kultur- og Fritidsudvalget har mulighed for at tage på studietur. Forvaltningen foreslår, at en eventuel tur afholdes mandag den 4. april til onsdag den 6. april ved middagstid.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslaget til mødeplan, sendes planen til Borgerrepræsentationens sekretariat.

Endvidere vil mødeplanen blive forelagt det nye Kultur- og Fritidsudvalg 2022-2025 til endelig godkendelse.

Mette Touborg

  /Mads Kamp Hansen

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 30. september 2021:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen med følgende ændringer:

• De udvalgsmøder, hvor der ikke er efterfølgende møde i Borgerrepræsentationen, berammes fra kl. 16-20.
• Endvidere blev forvaltningen anmodet om at genbesøge de foreslåede tirsdagsmøder og om nødvendigt vende tilbage til udvalget.