Mødedato: 29.04.2021, kl. 15:00
Mødested: Telefonmøde via Teams

Optagelse af internt lån til Næste generation Digital Post

Der skal tages stilling til et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget til finansiering af implementering af Næste generation Digital Post.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

  1. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 4,8 mio. kr. i 2021, 5,9 mio. kr. i 2022 og 3,1 mio. kr. i 2023 på service til finansiering af implementering af Næste generation Digital Post.

Problemstilling

It-løsningen bag Digital Post har været i udbud, og Digitaliseringsstyrelsen og den nye leverandør, Netcompany, er i gang med at udvikle en ny Digital Post-løsning, Næste generation Digital Post. Løsningen vil gradvist blive taget i brug fra november 2021 til november 2023.

Løsning

Københavns Kommune skal benytte den nye fællesoffentlige Digital Post-løsning for at leve op til Lov om Offentlig Digital Post. Derfor er der igangsat et projekt, der skal sikre implementeringen af Næste generation Digital Post. Projektet løber i perioden 2018-2023. Projektaktiviteter i første fase (2018-2021) er finansieret af forvaltningerne samt en need-to sag ved Overførselssagen 2019-2020. Det forventes, at projektets anden og sidste fase (2021-2023) vil kræve finansiering på i alt 13,725 mio. kr.

Projektet skal:

  • Implementere Næste generation Digital Post i Københavns Kommune.
  • Udvikle en it-arkitektur baseret på Københavns Kommunes standarder, der kan modtage, håndtere og fordele Digital Post internt i Københavns Kommune.
  • Analysere og klargøre omlægningen af de 16 fælles IT-systemer i Københavns Kommune til Næste generation Digital Post.
  • Understøtte forvaltningerne i at omlægge de resterende 37 forvaltningsspecifikke fagsystemer, der i dag sender Digital Post.
  • Facilitere og koordinere den organisatoriske implementering af Næste generation Digital Post.
  • Sikre en høj udnyttelse af de nye muligheder i Næste generation Digital Post, hvor det giver mening for Københavns Kommune.

Projektet er forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen og Koncern IT med deltagelse af alle forvaltninger. Den delte forankring skyldes, at projektet har både et teknisk og et forretningsmæssigt spor, og at implementeringen af de tidligere Digitale Post-løsninger (Digital Post 1 og 2) var forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen. 

Frem mod november 2021 fokuserer projektet på, at Københavns Kommune bliver klar til at modtage Digital Post. Herefter vil projektet have fokus på afsendelse af Digital Post.

Det foreslås, at der optages et internt lån på 4,781 mio. kr. på service i 2021, at der optages et internt lån på 5,851 mio. kr. på service i 2022, samt at der optages et internt lån på 3,092 mio. kr. på service i 2023, svarende til i alt 13,725 mio. kr.

Lånet skal dække omkostninger til teknisk og organisatorisk implementering i Københavns Kommune.

De interne lån tilbagebetales over en 6-årig periode. Den interne rentesats udgør 0,7 pct.

Det årlige afdrag i tilbagebetalingsperioden udgør henholdsvis 811, 992 og 524 t. kr. for de tre lån. Der vil samlet set være udgifter til tilbagebetaling af lånene på 13.965 t. kr. i afdragsperioden. Finansieringsbyrden fordeles lige mellem forvaltningerne med 1/7 til hver forvaltning.

Økonomi

De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af det interne lån er opstillet i tabel 1.

Tabel 1. Forventede bevillingsmæssige konsekvenser (1.000 kr., 2021 P/L)

Udvalg

Bevilling

Indtægt/ Udgift

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

I alt

KFU

1060 

Service

U

4.781

-811 

-811

-811

-811

-811 

-811 

 

 

-85

ØU 

Finansposter

(Kassen)

-4.781

811

811

811

811

811

811

 

 

85

KFU 

1060 

Service 

 

5.851

-992

-992

-992

-992

-992

-992

 

-101

ØU 

Finansposter

(Kassen) 

 

-5.851

992

992

992

992

992

992

 

101

KFU 

1060 

Service 

 

 

3.092

-524

-524

-524

-524

-524

-524

-52

ØU 

Finansposter

(Kassen) 

 

 

-3.092

524

524

524

524

524

524

52

I alt 

 

 

 0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

 

Det bemærkes, at der er tale om servicemidler, hvorfor der kræves henholdsvis 4,8 mio. kr. servicemåltal i 2021, 5,9 mio. kr. i 2022 og i 2023 3,1 mio. kr. I de efterfølgende år frigives der servicemåltal i takt med afdrag på lånene.

Tabel 2. Forventet forløb af lån i afdragsperioden (1.000 kr.)

Forløb af lånet i afdragsperioden

2022

2023

2024

2025

2026

2027

2028

2029

I alt

Gæld ultimo året

3.998

3.210

2.416

1.616

811

0

 

 

 

Afdrag (inkl. renter) i året

811

811

811

811

811

811

 

 

4.865

Gæld ultimo året

 

4.893

3.928

2.956

1.978

992

0

 

 

Afdrag (inkl. renter) i året

 

992

992

992

992

992

992

 

5.954

Gæld ultimo året

 

 

2.586

2.076

1.562

1.045

524

0

 

Afdrag (inkl. renter) i året

 

 

524

524

524

524

524

524

3.146

Videre proces

Hvis indstillingen godkendes, fortsætter implementeringsarbejdet med Næste generation Digital Post til og med 2023.

 

Mette Touborg

/ Sara Marie Korzen           

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2021:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Til top