Tilslutning til fælleskommunalt udbud af nyt valgsystem
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,
- at Københavns Kommune tilslutter sig det fælleskommunale udbud af et nyt valgsystem.
Problemstilling
Borgerrepræsentationen godkendte den 19. januar 2017, at Københavns Kommune tilsluttede sig tilslutningsaftalen vedrørende udbud af nyt it-system til understøttelse af valg. Udbud af en ny it-løsning har til formål at konkurrenceudsætte KMD’s eksisterende monopolsystem til administration af kommunalvalg, regionsrådsvalg, folketingsvalg, Europa-Parlamentsvalg og folkeafstemninger.
Udbuddet er et nødvendigt genudbud. KOMBIT indgik i december 2017 aftale med DXC Technology og deres underleverandører Smartmatic og BDO om udvikling, drift og videreudvikling af en ny løsning. Det skete efter behandling i KL’s bestyrelse samt tilslutning fra alle 98 kommuner.
Som følge af utilfredsstillende fremdrift i leverandøren, DXC Technology’s, leverancer, besluttede KOMBIT’s bestyrelse i efteråret 2020, i fælles forståelse med DXC Technology, at bringe samarbejdet til ophør. Som en del af denne aftale betalte DXC Technology 20 mio. kr., som nu indgår positivt i den samlede projektøkonomi.
Gennemførelsen af et fornyet udbud med en forøget prisramme samt den forlængede projektperiode betyder, at der påløber meromkostninger på projektets samlede budget, og dermed at kommunerne igen skal tilslutte sig en aftale.
Løsning
Formelt forudsætter en regulering af driftsbidraget en revideret tilslutning til projektet fra den enkelte kommune.
KOMBIT har gennemført dialog med potentielle tilbudsgivere og har med udgangspunkt i det oprindelige udbudsmateriale udarbejdet et opdateret oplæg til udbuddet af en ny valgløsning. Der er særligt foretaget to tilpasninger i udbudsmaterialet: En forøget prisramme og mulighed for, at leverandøren kan afgive tilbud baseret på et eget udviklet program.
KL’s bestyrelse har behandlet sagen og opfordrer til, at alle kommuner tilslutter sig dette udbud til erstatning af monopolløsningen.
It-systemet forventes klar til brug ved Europa-Parlamentsvalget i 2024.
Gennemførelsen af et fornyet udbud betyder, at kommunernes driftsbidrag kan fastholdes på samme niveau som den første tilslutningsaftale, svarende til 5,30 kr. pr. indbygger pr. år, men at den nuværende afskrivningsperiode for projektet forlænges fra seks til ti år. I udgiften på 5,30 kr. pr. indbygger pr. år indgår både udviklings- og driftsudgifter. Hvorvidt udgiften falder efter afskrivningsperioden afhænger af, om systemet fortsat skal benyttes eller videreudvikles.
I afskrivningsperioden tilbagebetaler kommunerne de omkostninger, KOMBIT har lagt ud og finansieret i forbindelse med tilvejebringelsen af den nye løsning, de løbende driftsomkostninger og videreudvikling samt KOMBITs forvaltning af løsningen på kommunernes vegne, herunder den løbende leverandørkontakt.
Prisen på 5,30 kr. pr. indbygger pr. år svarer til en gennemsnitlig besparelse for kommunerne på 15-20 pct. i forhold til det nuværende KMD-valg ved afholdelse af i gennemsnit 1,5 valg pr. år. KOMBIT har opgjort besparelsen i forhold til KMD-valg ud fra en baseline-udgift til KMD-valg på 7,43 kr. pr. indbygger pr. år (opgjort ud fra det seneste valg, som var folketingsvalget i 2019). Udgiften pr. indbygger vil dog gennemsnitligt være lavere end de 5,30 kr., fordi KOMBIT benytter "knækmodellen", som indebærer en rabat på 50 pct. for hver borger efter de første 150.000. I 2024, hvor det nye valgsystem forventes benyttet første gang, anslås indbyggertallet i Københavns Kommune til 660.099.
Samlet set vil der derfor fortsat være en besparelse med implementeringen af det nye valgsystem, selvom afskrivningsperioden forlænges, da det årlige afregningsbeløb ikke hæves.
I beregningen er der ikke medtaget omkostninger til eventuel udskiftning af nødvendig hardware, som er en udgift kommunerne selv står for.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt indstillingen godkendes, skal kommunen returnere aftalen med underskrift til KOMBIT. Information om tilslutningsaftalen blev udsendt til kommunerne den 24. marts 2021 med frist for underskrift den 3. maj 2021. KL er informeret om, at Borgerrepræsentationen først kan forelægges indstillingen den 20. maj 2021 med underskrift herefter, såfremt indstillingen godkendes.
Mette Touborg
/Merete Evers Dewilde
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 29. april 2021:
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.