Revisionsrapport om tilskudsforvaltning 2017

I henhold til de gældende regler for revisionsrapporter forelægges Kultur- og Fritidsudvalget rapporten om tilskudsforvaltning samt de foreslåede tiltag på baggrund af revisionens anbefalinger fremlægges til godkendelse.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager Intern Revisions rapport om tilskudsforvaltning til efterretning, jf. bilag 1 og
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender de foreslåede tiltag på baggrund af Intern Revisions anbefalinger, jf. løsningsafsnittet
3. at Kultur- og Fritidsforvaltningen fremlægger plan for implementering af reviderede forretningsgange og skabeloner på tilskudsområdet for Kultur- og Fritidsudvalget

Problemstilling

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2017 igangsat arbejdet med en undersøgelse af tilskudsforvaltningen i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). Kommunens tilskud til Copenhagen Lions (CPH Lions) er udvalgt til særlig gennemgang.

På baggrund af sine undersøgelser har IR opstillet anbefaling om, at:

• Revisionsinstruks for Folkeoplysning tilrettes til ”god offentlig revisionsskik”
• Kommunens regler for tilskud implementeres fuldt ud i KFFs aftaler
• KFF bistår Copenhagen Lions med implementering af regler, og
• KFF præciserer og skærper regler for skærpet tilsyn.
  

Løsning

Kultur- og Fritidsudvalget forestår administration af en lang række tilskud. Tilskuddene administreres indenfor forskellig lovgivning indenfor områder som f.eks. musik, teater, kultur og folkeoplysning. Tilskud udbetales med hjemmel i særlovgivning eller kommunalfuldmagten.

Intern Revision har gennemgået en række områder indenfor tilskudsområdet. Som led i gennemgangen, har Intern Revision udtaget tilskud til Copenhagen Lions/Ørestad Skøjtehal til en særlig gennemgang.

Gennemgangen har omfattet administration af:

• Foreningstilskud for årene 2015, 2016 og 2017 udbetalt med 250 t.kr. pr. år.
• Tilskud til drift af Ørestad Skøjtehal for 2016 og 2017 udbetalt med henholdsvis 3,4 mio. kr. og 4,6 mio. kr.

Formålet med revisionen har været at undersøge følgende elementer vedrørende KFF’s tilskud til CPH Lions:

• Design af regler og retningslinjer
• Implementering af regler og retningslinjer
• Effektivitet i regler og retningslinjer.

Rapporten vedlægges som bilag 1 i offentlig udgave. Kultur- og Fritidsudvalget har den. 19. september 2017 fået tilsendt den samlede rapport, hvoraf nogle afsnit er fortrolige. Rapporten indeholder KFFs samlede handlingsplaner.

På baggrund af IR’s observationer har KFF desuden valgt at anmelde relevante forhold vedrørende CPH Lions til henholdsvis Københavns Politi og SKAT.

Det er afgørende for Kultur- og Fritidsforvaltningen, at der foregår en korrekt administration af de tilskuds- og driftsaftaler, der indgås. Forvaltningen vil prioritere dette arbejde højt og foretage en grundig gennemgang af hele tilgangen til og organisering af tilskudsområdet. Forvaltningen er som led heri allerede i gang med at professionalisere forvaltningens arbejde med tilskudsadministration, og de konkrete anbefalinger fra Intern Revision vil naturligvis indgå i det videre arbejde hermed. Dette må endvidere ses i sammenhæng med den samlede implementering af cirkulæret for risikobaseret ledelsestilsyn, samt kompetenceudvikling mv. ift det reviderede tilskudscirkulære i Kasse- og Regnskabsregulativet (Forretningscirkulære om Tilskudsforvaltning).

Nedenfor følger KFFs specifikke handlingsplaner i forhold til Intern Revisions anbefalinger.

Anbefaling 5.1 om tilretning af revisionsinstruks
Intern Revisions anbefaling
Intern Revision anbefaler, at revisionsinstruksen tilrettes, således at revisionen skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, hvilket betyder, at revisor tillige skal påse, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af foreningens tilskudsmidler.

KFFs handlingsplan
KFF kontakter Kulturministeriet for en præcisering af bekendtgørelsens om folkeoplysningsbekendtgørelsen § 19 ift. anvendelse af 'god offentlig revisionsskik' på folkeoplysningsområdet.

KFF vil tilrette Retningslinjer for Folkeoplysning, således at det indarbejdes, at foreningers revisorer skal påse, at der skabes klar adskillelse mellem foreningers tilskud efter folkeoplysningsloven og tilskud på andre vilkår.

Det indarbejdes endvidere, at revisor skal revidere eventuelle øvrige tilskudsregnskaber jf. de revisionskrav, der stilles i den konkrete tilskudsaftale, herunder god offentlig revisionsskik, såfremt det fremgår af hjemmelsgrundlaget for det pågældende tilskud.

KFFs samlede tiltag fremgår af bilag 1, afsnit 5.1

Anbefaling 5.2 om implementering af regler om tilskud
Intern Revisions anbefaling
Intern Revision henstiller, at KFF følger kommunens regler, når der indgås aftaler både i forhold til driftstilskud og foreningstilskud.

KFFs handlingsplan
KFF er i gang at opdatere skabeloner og retningslinjer til indgåelse af tilskudsaftaler og til opfølgning på/tilsyn med aftalerne. Formålet er at sikre, at forvaltningen til hver en tid overholder kommunens regelsæt.
 
KFF er begyndt med den del af tilskudsadministrationen, som vedrører tilskud givet af Kultur- og Fritidsudvalget jævnfør kommunalfuldmagten, herunder særligt aftaler om brugerdrift. I takt med at aftaler om tilskud bevilget af KFU udløber og skal fornys, opdateres aftalerne med de nye skabeloner og retningslinjer i tilskudspakken.

Forvaltningen fortsætter arbejdet med at gennemgå og opdatere aftaler på alle øvrige tilskudsområder. Det forventes, at arbejdet er afsluttet med udgangen af 2018.

Særligt vil fokus blive rettet på, at det er de korrekte hjemmelsgrundlag og etablere risikobaseret ledelsestilsyn på hele tilskudsområdet, som er påbegyndt i august 2017, jf. KFFs handleplan for implementering af cirkulære for ledelsestilsyn.

KFFs samlede tiltag fremgår af bilag 1, afsnit 5.2

Anbefaling (5.3) om at bistå foreningen med at overholde gældende regler

Intern Revisions anbefaling
Intern Revision henstiller, at KFF bistår foreningen, således at de konstaterede forhold bringes i overensstemmelse med gældende regler.

KFFs handlingsplan
KFF har efter modtagelse af Intern Revisions rapport opsagt aftalen om brugerdrift grundet misligholdelse med tre måneders varsel til ophør 31. december 2017.
 
Forvaltningen overtager driften af Ørestad Skøjtehal, når aftalen ophører eller hvis CPH Lions meddeler, at de ønsker en kortere opsigelsesperiode.

KFF vil fortsat kræve, at foreningen fremlægger et regnskab revideret af en statsautoriseret revisor for at sikre, at tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med aftalen om brugerdrift. Desuden vil foreningen i opsigelsesperioden kun få udbetalt tilskud månedsvis forud efter fradrag af eventuelt ubetalte regninger.

KFF fortsætter det skærpede tilsyn og deltager på bestyrelsesmøder i opsigelsesperioden. KFF vil i den forbindelse bistå foreningen med, at de konstaterede forhold bringes i overensstemmelse med gældende regler.

KFFs samlede tiltag fremgår af bilag 1, afsnit 5.3

Anbefaling (5.4) om KFF’s skærpede tilsyn
Intern Revisions anbefaling
Intern Revision anbefaler, at der udarbejdes retningslinjer for stikprøver, tilsyn og skærpet tilsyn

KFFs handlingsplan
KFF vil, som led i det fortsatte arbejde med at opdatere skabeloner og retningslinjer, udarbejde en forretningsgang for skærpet tilsyn afhængig af væsentlighed og risiko.

Heri vil bl.a. indgå, at der ved skærpet tilsyn med tilskudsmodtagere vil blive hyret ekstern revisor til at gennemgå den pågældende tilskudsmodtagers økonomi samt eventuelt andre forhold.

Intern Revisions vurdering af forvaltningens tiltag
Det fremgår af rapportens side 10, at IR vurderer, at forvaltningens handlingsplaner vil medvirke til at sikre en mere betryggende tilskudsadministration i KFF. Det fremgår desuden, at tidsfristen for afslutning af implementering er udgangen af 2018.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

KFF vil, på baggrund af udvalgets tilkendegivelser, udarbejde en detaljeret procesplan, der fremlægges til godkendelse.

 

Mette Touborg

                                  /Annegrete Vallgårda

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 28. september 2017:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen blev anmodet om at undersøge, om foreningen fortsat opfylder betingelserne for at få stillet lokaler til rådighed efter folkeoplysningsloven.