Investeringsforslag om kvalitetsløft og effektivisering af den juridiske opgaveløsning
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at investeringsforslaget om kvalitetsløft og effektivisering af den juridiske opgaveløsning indgår i forhandlingerne om investeringspuljen i forbindelse med overførselssagen 2018/2019.
Problemstilling
Der er en stigende efterspørgsel fra enhederne i Kultur- og Fritidsforvaltningen på juridisk sparring i forhold til driftsopgaver. Dette gælder både for institutioner og for myndighedsområdet, hvor mange enheder ikke har den tilstrækkelige volumen til at have egne juridiske medarbejdere.
Den juridiske sparring efterspørges både i forhold til meget konkrete problemstillinger som f.eks. håndtering af en konkret klagesag eller fortolkning af ny lovgivning, men også i forhold til mere overordnede problemstillinger, som går på tværs af flere enheder, f.eks. håndtering af juridiske udfordringer med selvbetjent åbningstid eller håndtering af caféudbud.
Investeringsforslaget indgår til opfyldelse af Borgerrepræsentationens målsætning om, at der over de næste fire år skal spares 10 % på administrative udgifter.
Løsning
Formålet med casen er at effektivisere og løfte kvaliteten i den juridiske opgaveløsning i forvaltningen og samtidig sikre en ensretning af arbejdsgange og processer.
Den deraf følgende ensretning af praksis og arbejdsgange vil desuden danne grundlag for en mulig efterfølgende digitalisering af udvalgte processer.
Formålene er bl.a. følgende:
• at øge kvaliteten i opgaveløsningen
• at sikre ensartede processer og praksis
• at samle juridiske opgaver og gøre det nemmere at være enhed
• at skabe brugbare, driftsnære løsninger, der kan bruges på tværs af forvaltningen
Konkret vil der blive etableret en juridisk stabsenhed med en partnerskabsfunktion, en taskforce-funktion og en compliance-funktion i forhold til aktindsigt og journalisering.
Effektivisering, kvalitetsløft og investering
Forslaget medfører, at der på flere områder udvikles løsninger, der kan bruges på tværs af hele forvaltningen. Efter en kortlægning af arbejdsgange vil udviklingen af løsningerne ske i samarbejde med forvaltningens enheder, så det sikres, at der udarbejdes driftsnære og brugbare løsninger. På baggrund af et pilotforsøg i en udvalgt enhed udrulles og implementeres de udviklede løsninger. Eksempler på løsninger kan være håndtering af aktindsigtssager og journaliseringspraksis.
Forslaget vil medføre klare og mindre ressourcekrævende sagsgange, ligesom det forebygges, at samme sagstype løses forskelligt fra sted til sted.
Der vil med forslaget også ske en centralisering af bestilling af eksterne advokatydelser for at undgå dobbeltarbejde og med henblik på at sikre, at ydelsen kan anvendes af en bredere kreds. Derudover sikres videndeling heraf på tværs af hele forvaltningen. Dette fører også til en besparelse på forvaltningens advokatudgifter.
Endelig vil et øget fokus på de juridiske udfordringer og en proaktiv håndtering af sager, der har særlig bevågenhed, medføre et mindre ressourceforbrug.
Der skal investeres i udviklingen og implementeringen af de tre funktioner, kortlægning af arbejdsgange og udvikling af modeller og skabeloner.
Partnerskabsfunktionen
Med den juridiske partnerskabsfunktion tilknyttes der en juridisk partner fra Sekretariat & Byudvikling til de forskellige enheder. Den juridiske partner får som fast kontaktperson en særlig viden om enheden og kan indgå i håndteringen og sparringen om konkrete sager, ligesom partneren kan udlånes til afdelingen. Partnerne kan endvidere indgå i taskforce-funktionen og varetager også juridiske stabsfunktioner.
Med udgangspunkt i partnerskabsmodellen etableres også et juridisk netværk ved at binde lokalt forankrede jurister og relevante medarbejdere sammen med juristerne i den juridiske stabsenhed.
Taskforce-funktionen
Der etableres en taskforce-funktion efter behov, hvor den juridiske stabsenhed indgår sammen med øvrige stabsenheder. En taskforces arbejde skal tage udgangspunkt i enhedernes behov. Resultatet af taskforcens arbejde skal kunne bruges på tværs af forvaltningens enheder. Eksempler på taskforcens arbejde kan være:
• tryghedsskabende indsatser på f.eks. biblioteker
• salg af ydelser
• madkultur, forpagtning og udbud af cafédrift på institutioner
• forberedelse af events, f.eks. EM 2020
• håndtering af sager, der har særlig bevågenhed
Taskforcens arbejde skal munde ud i driftsnære og brugbare modeller, som kan udrulles til samtlige enheder.
Compliance-funktionen
Endelig etableres en compliance-funktion, der skal sikre, at enhederne opfylder lovkravene om journaliseringspligten og aktindsigt.
I samarbejde med enhederne udvikles driftsnære og generelt brugbare skabeloner og modeller, for journalisering og håndtering af aktindsigt.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt indstillingen godkendes, vil investeringsforslaget indgå i forhandlingerne om overførselssagen 2018/2019 og i opfyldelse af udvalgets effektiviseringsmåltal i 2020.
Mette Touborg
/Merete Evers Dewilde
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 27. februar 2019:
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.