Indgåelse af interne kontrakter i bibliotekerne

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 25. oktober 2001

12. Indgåelse af interne kontrakter i bibliotekerne

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget tager til efterretning, at der i løbet af 2002 indgås interne kontrakter med lokalbibliotekerne i områderne 1 – 4, Hovedbiblioteket og Opsøgende Afdeling.

Bibliotekernes interne organisation ændres med virkning fra 1. januar 2002, således at de i alt 19 lokalbiblioteker samles i 4 geografiske områder hver under en fælles leder. Hovedbiblioteket og Opsøgende Afdeling udgør fortsat hver et organisatorisk område, mens den fælles administration, biblioteksfaglig edb-afdeling og Katalog-, Indkøb- og Kørselsafdelingen samles i et område benævnt Fælles Service.

På denne baggrund bør de interne kontrakter mellem forvaltningen og bibliotekerne indgås med de nye organisatoriske områder og ikke med det enkelte bibliotek. Disse kontrakter kan følges op med virksomhedsplaner for det enkelte bibliotek i området.

I bemærkningerne til budget 2002 er følgende anført: "I forbindelse med tilbageførsel af bibliotekerne fra forsøgsbydelene indgås der resultatkontrakter med bibliotekerne i Indre Nørrebro, Indre Østerbro, Sydhavnen og Valby. Resultatkontrakterne udbredes i løbet af 2002 til at omfatte de øvrige folkebiblioteker i kommunen."

Bibliotekernes interne organisation ændres med virkning fra 1. januar 2002, således at de i alt 19 lokalbiblioteker samles i 4 geografiske områder hver under en fælles leder. Hovedbiblioteket og Opsøgende Afdeling udgør fortsat hver et organisatorisk område mens den fælles administration, biblioteksfaglig edb-afdeling og Katalog, -Indkøb- og Kørselsafdelingen samles i et område benævnt Fælles Service.

På denne baggrund bør de interne kontrakter mellem forvaltningen og bibliotekerne indgås med de nye organisatoriske områder og ikke med det enkelte bibliotek. Disse kontrakter kan følges op med virksomhedsplaner for det enkelte bibliotek i området.

Det er planen at kontrakterne kan indgås i løbet af efteråret 2002. Kultur- og Fritidsudvalget vil en gang årligt modtage en rapport om virksomheden i de enkelte områder. Disse rapporter behandles samlet i et temamøde om bibliotekerne.

Den nye organisation træder som anført i kraft den 1. januar 2002.

Vurderingen af bibliotekernes fremtidige organisation har især taget udgangspunkt i følgende forhold:

• Bydelsforsøgets ophør og tilbageførslen af 5 biblioteker fra forsøgsbydelene.
• Stigende behov for videreudvikling af bibliotekernes service, jfr. Bibliotekspolitisk Redegørelse 2000.
• Fortsat behov for effektivisering af opgaveløsningen og bedre udnyttelse af ressourcerne.
• Behovet for at mindske sårbarheden i de mindste enheder.

Organisationen illustreres grafisk i en cirkelmodel som skal understrege

• at betjeningen af brugerne skal være i fokus.
• at alle enkeltafdelinger er ligeværdige og nødvendige for den samlede opgave.
• at alle afdelinger er dele af større helheder (bibliotekerne samlet, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Københavns Kommune).

Ændringen af organisationen kan gennemføres inden for bibliotekernes samlede budgetramme, idet en af de nye områders afdelingsledere samtidig tillægges funktionen som leder af det samlede område.

Siden 1999 har bibliotekerne i BR-København været opdelt i 15 organisatoriske enheder med reference til bibliotekschefen. Bibliotekerne i bydele med mere end et bibliotek udgør en organisatorisk enhed under en fælles leder, f.eks. udgør Brønshøj-Husum med 3 biblioteker en organisatorisk enhed. Der er meget stor forskel på ressourcer og muligheder i de enkelte organisatoriske enheder og nogle af enhederne er meget små.

Inkorporering af bibliotekerne i de tidligere forsøgsbydele ville udvide antallet af organisatoriske enheder til 19–20.

Den nye organisationsmodel grupperer biblioteker og afdelinger i 7 områder hver under en fælles leder. Hovedbiblioteket og Opsøgende Afdeling udgør fortsat hver et organisatorisk område mens lokalbibliotekerne samles i 4 geografiske områder og den fælles administration, biblioteksfaglig edb-afdeling samt Katalog-, Indkøb- og Kørselsafdelingen samles i et område benævnt Fælles Service.

Område 1 omfatter 5 biblioteker på Amager og Christianshavn.

Område 2 omfatter 4 biblioteker i Indre og Ydre Østerbro samt Indre og Ydre Nørrebro bydele.

Område 3 omfatter 6 biblioteker i Bispebjerg, Brønshøj-Husum og Vanløse bydele.

Område 4 omfatter 4 biblioteker i Valby, Kgs. Enghave og Vesterbro bydele.

Herved skabes en række organisatoriske enheder som har bedre økonomisk og personalemæssig mulighed for at løfte de kommende års opgaver: Hovedbiblioteket har ca. 91 årsværk og et budget på ca. 53 mio. kr. og de øvrige områder har ca. 40 – 50 årsværk og budgetter på ca. 20 – 26 mio. kr. Gennem administrative og faglige forenklinger kan de enkelte områder frigøre ressourcer til fortsat udvikling af betjeningen.

Organisationsændringen har siden medio august været til drøftelse blandt samarbejdsudvalg, ledere og medarbejdere i såvel BR-København som i forsøgsbydelene.

Hovedsamarbejdsudvalget blev den 26. september 2001 orienteret om de påtænkte ændringer og tog orienteringen til efterretning.

På et møde i bibliotekernes Afdelingssamarbejdsudvalg den 26. september 2001 har samarbejdsudvalget tilsluttet sig at organisationen ændres som foreslået. I samarbejdsudvalgets møde deltog ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra bibliotekerne i forsøgsbydelene som observatører.

Der er ikke foretaget miljøvurdering.

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Ingen.

Forsøgsbydelene er orienteret om indstillingen

1. Diagram over nuværende organisation.

2. Diagram over ny organisation.

Ida Munk

/ Jan Østergaard Bertelsen