Resumé

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til, om Kultur- og Fritidsforvaltningen skal søge Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen om interne lån til en række it-løsninger.

Lånene skal dække omkostninger til leverandører samt KoncernIT og KoncernService i tre it-projekter: ”Identity Governance and Administration (IGA) og Security and Information Event Management (SIEM)” og  ”Systemkonsolidering for sagsbehandling af indrejse” og ”NOX implementering”.

Projekterne udspringer af hhv. større opdateringer af it-løsninger foranlediget af øgede krav til it-sikkerhed samt et ønske om konsolidering af it-løsninger.

De interne lån skal sikre, at Kultur- og Fritidsforvaltningens budget belastes ligeligt over hele it-anskaffelsens driftsperiode i stedet for, at omkostningerne primært falder i de første år. Afdragene foretages inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens eksisterende servicebudget.

De tre interne lån løber samlet set op på 4.246 t.kr. hvilket medfører et årlig afdrag på 1.114 t.kr. og en samlet låneomkostning (renteomkostning) på 209 t. kr. i alt over de fire år lånene afdrages.

IT-løsningerne vurderes være af forretningskritiske.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler:

1. At der gives interne lån inkl. servicemåltal til Kultur- og Fritidsudvalget på 1.500 t.kr. til implementering af Identity Governance and Administration(IGA) og Security and Information Event Management (SIEM) I KFFs it-portefølje.
2. At der gives interne lån inkl. servicemåltal til Kultur- og Fritidsudvalget på 1.700 t.kr. til Systemkonsolidering for sagsbehandling af indrejse.
3. At der gives interne lån inkl. servicemåltal til Kultur- og Fritids-udvalget på 1.046 t.kr. til NOX implementering.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen gennemfører i 2025 tre it-investeringer, som søges finansieret via interne lån.

Forvaltningen ønsker at finansiere projekterne med et lån med en afskrivningslængde, som svarer til den forventede levetid på systemerne. Dermed finansieres it-systemerne i løbet af den periode, hvor systemerne finder anvendelse. Har Kultur- og Fritidsforvaltningen ved udgangen af 2025 et mindreforbrug på service, vil dette blive brugt til ekstraordinært at nedskrive lånene. Dette er muligt i det år, hvor lånene er optaget.

Det første projekt omhandler implementering af brugerstyring og automatiseret log-opfølgning i alle Kultur- og Fritidsforvaltningens it-løsninger (pba. bemærkninger fra Intern Revision):

1. 1.500 t. kr. til implementering af Identity Governance and Administration(IGA) og Security and Information Event Management (SIEM) I KFFs it-portefølje

    

   Det andet projekt omhandler at flytte sagsbehandling fra et it-system til et nyt it-system, som allerede benyttes af andre enheder i Københavns Kommune (systemkonsolidering). Det skal bemærkes, at dette projekt løber fra 2025 til 2026.

2. 1.700 t. kr. til systemkonsolidering for sagsbehandling af indrejse i 2025.

    

   Det tredje projekt har til formål at samle en lang række lokale installationer af låsesystemet NOX. Baggrund for projektet er identificerede risici som følge af teknisk efterslæb samt øgede krav til it-sikkerhed.

3. 1.046 t.kr. til NOX implementering.

Løsning

Udgifterne, på i alt 4,2 mio. kr., til it-investeringer foreslås finansieret ved at optage interne lån. Afdrag på lånene finansieres via forvaltningens serviceramme.

De interne lån skal sikre, at Kultur- og Fritidsforvaltningens budget belastes ligeligt over hele it-anskaffelsens driftsperiode i stedet for, at omkostningerne primært falder i de første år.

Politisk handlerum

Kultur- og Fritidsudvalget kan beslutte at:

• Kun udvalgte projekter godkendes til internt lån.
• Sendes sagen tilbage til forvaltningen med henblik på finansiel prioritering inden for den eksisterende budgetramme, dog med risiko for tilsvarende merforbrug.

Økonomi

Oversigt over de projekter, der søges internt lån til i 2025, fremgår af tabel 1. De bevillingsmæssige konsekvenser som følge af optagelsen af de interne lån er opstillet i tabel 2 og det forventede forløb af lån i afdragsperioden fremgår af tabel 3.

Tabel 1: Projekter der søges internt lån til i 2025

Tabel 2: Bevillingsmæssige konsekvenser ved optagelse af interne lån

Tabel 3: Forventet forløb af afbetaling

Videre proces

Indstillingen skal behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. 

Janus Rønholt Hansen                                    Mikkel Boje