B-sag: Revisionsberetning for 2014 vedrørende årsregnskabet. Godkendelse af udvalgets bemærkninger til beretningen

Kultur- og Fritidsudvalget skal godkende bemærkningerne til Revisionsberetning for 2014 vedrørende årsregnskabet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender bemærkningerne til den del af årsberetningen for 2014, som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF).

Som afslutning på revisionen af kommunens regnskab har kommunens revisor, Deloitte, den 3. juni 2015 afgivet revisionsberetning for årsregnskabet 2014. Beretningen opsummerer de forhold, som Deloitte og Intern Revisions observationer i årets løb og ved årsafslutningen har givet anledning til at bemærke. Inden den samlede besvarelse af revisionsberetningen skal de enkelte fagudvalgene godkende de besvarelser, der handler om udvalgets ressortområde. 

Revisionsberetningen består af et hoveddokument (årsregnskab), plus to selvstændige beretninger, en på de sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, og en på kommunens administration af byfornyelse. Hoveddokumentet indeholder 14 revisionsbemærkninger, hvoraf KFF er nævnt i to af bemærkningerne (Bilag 1).      
   

Kultur- og Fritidsudvalget har ikke behandlet forvaltningens løbende revisionsrapporter i 2014, fordi revisionen ikke har givet anledning til politisk behandling, da det kun er revisionsrapporter med prioritet 1 markering ("røde bemærkninger"), der skal forelægges udvalgene. (jf. Fast Track processen for revisionsrapporter). 

I årsberetningen er Kultur- og Fritidsforvaltningen alligevel nævnt i to tværgående revisionsbemærkninger, der vedrører Økonomiforvaltningen/Koncernservice. Forvaltningen er nævnt i følgende revisionsbemærkninger:       

Revisionsbemærkning nr. 5 - Tværgående revision af årsregnskabet (periodiseringer) - seks forvaltninger er nævnt
Revisor har konstateret, at der i hele kommunen er en vis usikkerhed om, hvorledes reglerne for periodisering mellem regnskabsårene skal administreres, ligesom der mangler implementering  af relevante kontroller til sikring af, at alle fakturaer bliver betalt i det korrekte regnskabsår i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Økonomiforvaltningen vil på baggrund af revisionens bemærkninger foretage en præcisering af reglerne for bogføring og samtidig understrege kravet om, at der skal foreligge behørig dokumentation for forventede indtægter og udgifter. Bemærkningen dækker seks forvaltninger. KFF er nævnt under bemærkning nr. 5.10 Periodisering af omkostninger (side 17 i beretningen). Det fremgår, at KFF har udgiftsført et beløb på 1 mio. kr. i driftsregnskabet 2014, som vedrører 2015, på grund af fejlperiodisering. Revisor henstiller, at bogføringsregler overholdes. 

Bemærkning: Kultur- og Fritidsforvaltningen beklager fejlen og tager henstillingen til efterretning. Forvaltningen vil sætte mere fokus på korrekt periodisering af omkostninger i forbindelse med  regnskabsafslutningen for 2015.    
 
Revisionsbemærkning nr. 14 - Eventualrettigheder og forpligtigelser - fem forvaltninger er nævnt             
Revisor har konstateret, at 13 verserende sager ikke er opført i kommunens regnskab. I disse 13 sager kan der være en risiko for, at kommunen kan blive påført erstatningskrav eller lignende. Den samlede sum udgør 120,4 mio.kr., heraf er KFF's andel opgjort til 7,2 mio. kr. (side 24 i beretningen).
Revisor henstiller, at det fremover sikres, at alle væsentlige eventualforpligtigelser og -rettigheder oplyses i kommunens regnskab i overensstemmelse med de gældende regnskabsregler.  

Bemærkning: Kultur- og Fritidsforvaltningen beklager sin del af fejlen og tager henstillingen til efterretning. Forvaltningen sætter mere fokus på at sikre en korrekt indberetning i de obligatoriske oversigter i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser. 

Kultur- og Fritidsforvaltningen sender de af udvalget godkendte bemærkninger til Økonomiforvaltningen senest den 28. juli 2015.

Tidsplan for behandling af Revisionsberetning 2014

Aktivitet	Deadline
Deloitte fremsender Revisionsberetning for regnskab 2014	3. juni
Økonomiforvaltningen oversender beretningen til videre behandling i forvaltningerne	4. juni
Forvaltningerne fremsender besvarelser af beretningen til Økonomiforvaltningen (med forbehold for udvalgets godkendelse)	28. juli
Fagudvalg godkender udvalgenes bemærkninger til beretningen	18. august
Økonomiudvalget oversender udvalgenes (inkl. ØU) besvarelser til Revisionsudvalget	25. august
Revisionsudvalget fremsender Revisionsbetænkning vedr. revision af regnskab 2014 til Økonomiforvaltningen	18. september
Økonomiudvalget behandler revisionsbetænkningen	29. september
Borgerrepræsentationen behandler revisionsbetænkningen, og godkender endeligt regnskab 2014	8. oktober

Carsten Haurum      /
                                            Susanne Hovgaard Heunicke

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 25. juni 2015:

Punktet blev behandlet umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).
Indstillingen blev godkendt.