Godkendelse af ændring af vedtægter for den selvejende institution Byens Huse

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 21. februar 2002

13. Godkendelse af ændring af vedtægter for den selvejende institution Byens Huse

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget,

at Borgerrepræsentationen godkender de ændrede vedtægter for Byens Huse, således som disse fremgår af bilag 1 til nærværende indstilling og i overensstemmelse med de bemærkninger, der fremgår af sagsbeskrivelsen,

at Borgerrepræsentationen godkender, at den nuværende bestyrelse for Byens Huse umiddelbart efter Borgerrepræsentationens godkendelse af de ændrede vedtægter fremkommer med en indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget om de 3 kulturfaglige medlemmer til bestyrelsen; indstillingen skal herunder indeholde en opregning af de kriterier, der er lagt til grund for bestyrelsens indstilling af de pågældende.

I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger den 6. december 2001 i forbindelse med indstillingen om organisationsmodeller for fritidslivet (BR 620/01) har forvaltningen i samarbejde med Byens Huse udarbejdet de endelige, ændrede vedtægter for Byens Huse.

Borgerrepræsentationen besluttede den 6. december 2001 i forbindelse med indstillingen om organisationsmodeller for fritidslivet (BR 620/01) følgende i relation til de kommende vedtægter for KUC, det nuværende Byens Huse:

• Borgerrepræsentationen godkendte de vedlagte forslag til rammer for vedtægter for de to selvejende institutioner, således at Kultur- og Fritidsforvaltningen, i samarbejde med KI og KUC, samt inden for rammerne og i overensstemmelse med de øvrige udmøntningsbeslutninger, som Borgerrepræsentationen har truffet, kan udarbejde forslag til endelige vedtægter.
• Borgerrepræsentationen godkendte det forslag til principper for valgprocedurer med videre af henholdsvis bestyrelsen og de lokale bestyrelser, således som dette er beskrevet i forslaget til rammerne for vedtægterne, og således at Kultur- og Fritidsforvaltningen, i samarbejde med KI og KUC, kan arbejde videre med de foreslåede modeller.
• Borgerrepræsentationen godkendte, at Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder videre med en forudsætning om, at de nuværende selvejende institutioner ikke nedlægges, men at institutionerne – og herunder institutionernes vedtægter – ændres i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger.

Med hensyn til vedtægterne for KUC, det nuværende Byens Huse, tiltrådte Borgerrepræsentationen endvidere en række konkrete forslag.

Det som bilag 1 vedlagte forslag til ændrede vedtægter for Byens Huse tager udgangspunkt i de vedtægter, som Borgerrepræsentationen principgodkendte den 6. december 2001. De af Borgerrepræsentationen tiltrådte ændringer er indarbejdet i vedtægterne. I det følgende kommenteres de konkrete ændringer i forhold til det vedtægtsudkast, der blev forelagt Borgerrepræsentationen den 6. december 2001.

De i bilag 1 optrykte ændrede vedtægter for den selvejende institution Byens Huse er udarbejdet i samarbejde med Byens Huse. I denne forbindelse har vedtægterne af Byens Huse været forelagt en arbejdsgruppe nedsat af bestyrelsen for Byens Huse, bestående af bestyrelsesmedlemmer, lokale bestyrelsesmedlemmer, bestyrere og medarbejdere. Arbejdsgruppen er fremkommet med en række bemærkninger/ændringsforslag til vedtægterne. Disse bemærkninger og ændringsforslag fremgår af bilag 3. Bemærkningerne er kommenteret i nærværende indstilling henholdsvis indarbejdet i vedtægterne.

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte på sit møde den 13. december 2001 en indstilling fra bestyrelsen for KUC om, at den selvejende institution med virkning fra 1. januar 2002 skal benævnes "Byens Huse". Den selvejende institutions navn fremgår af vedtægternes § 1.

Idet Borgerrepræsentationen besluttede, at den selvejende institution ikke nedlægges, men at institutionens vedtægter ændres i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, er den selvejende institution følgelig stiftet af Københavns Kommune den 4. december 1968.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at det præciseres, at Byens Huse er en brugerstyret kulturorganisation. Formuleringen er indarbejdet i vedtægternes § 4, stk. 1.

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 følgende forslag: " At KUC omdannes til en ny kultur og medborgerhusorganisation, som rummer kultur og medborgerhuse med en lokal forankring og forpligtelse. Ud over de nuværende aktiviteter og huse vil den nye organisation på sigt naturligt kunne rumme kvarterløftshuse."

Denne beslutning er indarbejdet i vedtægternes § 4, stk. 1.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at sætningen om, at den selvejende institution vil kunne rumme kvarterløftshuse, udgår. Dette vil imidlertid være i strid med Borgerrepræsentationens udtrykkelige beslutning, hvorfor sætningen er opretholdt i vedtægtsudkastet.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at ordene "på en effektiv og serviceorienteret måde" i § 5, stk. 1 udgår. Forvaltningen finder, at det er vigtigt, at den selvejende institution forpligtes til at sikre den bedst mulige udnyttelse af de bevilgede ressourcer til gavn for husenes brugere, hvorfor ordene er opretholdt.

Herudover har arbejdsgruppen ønsket, at det i stk. 1 præciseres, at borgere og foreninger mv. gives det bedst mulige grundlag for at få indflydelse på og udnytte kulturhuse/medborgerhuse. Denne formulering findes at være i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens intentioner, hvorfor formuleringen er indarbejdet i vedtægtsudkastet.

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 følgende forslag:

" At udviklingsopgaver og markedsføringen i den nye organisation har sit centrum i de lokale huse."

Denne beslutning er indarbejdet i vedtægternes § 5, stk. 2 samt § 14, stk. 2.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at repræsentantskabets opgaver præciseres således: "Repræsentantskabet vælger formand for bestyrelsen, godkender budget og regnskab og vedtager de overordnede målsætninger for organisationen som helhed."

Det fondsretlige udgangspunkt for selvejende institutioner er, at bestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og en næstformand. Det kan dog i en selvejende institutions vedtægter bestemmes, at bestyrelsens formand og næstformand vælges på anden vis. Eksempelvis kan nævnes, at det af de hidtidige vedtægter for KI fremgår, at bestyrelsens formand og næstformand vælges af repræsentantskabet (der er personsammenfald mellem formandsskabet for bestyrelsen og repræsentantskabet). På denne baggrund har forvaltningen ikke indvendinger imod en formulering i vedtægterne for Byens Huse, hvorefter formand og næstformand for den selvejende institutions bestyrelse (og repræsentantskab) vælges af repræsentantskabet. Det er dog i § 11 indarbejdet, at såfremt repræsentantskabets formand eller næstformand fratræder eller har varigt forfald, konstituerer bestyrelsen sig med en formand/n&ael ig;stformand indtil næste repræsentantskabsmøde, hvor en ny formand/næstformand vælges.

I denne forbindelse skal det understreges, at det ikke er forudsat, at formandsvalget skal godkendes af Borgerrepræsentationen. Dette menes i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning om, at Borgerrepræsentationen ikke længere skal udpege bestyrelsesmedlemmer til bestyrelserne for henholdsvis Byens Huse og KI.

De øvrige ændringsforslag (præciseringsforslag fra arbejdsgruppen) er indarbejdet. Den overordnede formålsbeskrivelse for repræsentantskabet er dog bibeholdt, således at det præciseres, at repræsentantskabet fungerer som rådgivende organ, debatforum og formidler.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at det ikke er formand og næstformand for de lokale brugerbestyrelser, der indgår i repræsentantskabet. I stedet for skal de enkelte huse repræsenteres af 3 repræsentanter for hvert hus. Denne ændring giver ikke anledning til bemærkninger og er indarbejdet i § 8. Tilsvarende er i § 13, stk. 3 indarbejdet, at de 3 repræsentanter for hvert hus vælges ved et lokalt brugermøde.

Herudover har arbejdsgruppen haft nogle mindre ændringsforslag af mere redaktionel karakter (herunder at ordet "direktion" erstattes med "sekretariat"), der er indarbejdet.

Vedtægtsudkastet indeholdt tidligere følgende bestemmelse:

"Medlemmer af repræsentantskabet udtræder ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde, efter at de pågældende er fyldt 70 år."

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 følgende forslag:

"At der ikke er nogen aldersgrænse for at kunne deltage i bestyrelsen og brugerrepræsentationen i den nye organisation."

Derfor er den oprindelige bestemmelse i vedtægtsudkastet slettet.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået nogle ændringer/præciseringer i forhold til vedtægternes § 9. Disse ændringsforslag er indarbejdet.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at der indarbejdes en formulering om, at bestyrelsen i samarbejde med repræsentantskabet er den selvejende institutions øverste myndighed. Denne formulering kan forvaltningen ikke tilslutte sig, idet en sådan formulering vil være i strid med almindelige fondsretlige grundsætninger. En selvejende institutions øverste myndighed er institutionens bestyrelse.

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 følgende forslag:

"At styrelsen for den nye organisation sammensættes af 3 medarbejdere (1 bestyrer og 2 medarbejdere), 3 kulturfaglige udpeget af KFU og 7 brugere valgt af den nye organisations repræsentantskab."

Den af Borgerrepræsentationen besluttede sammensætning af bestyrelsen er indarbejdet i vedtægternes § 11.

Med hensyn til de 3 kulturfaglige medlemmer, som Borgerrepræsentationen har besluttet skal udpeges af Kultur- og Fritidsudvalget (jf. vedtægternes § 11, stk. 3), har forvaltningen anmodet Byens Huse om at fremkomme med forslag til, hvilke kriterier de 3 kulturfaglige medlemmer skal opfylde for at kunne blive valgt til bestyrelsen. På denne baggrund har arbejdsgruppen under Byens Huse foreslået, at Kultur- og Fritidsudvalgets udpegning af de 3 kulturfaglige medlemmer sker efter indstilling fra Byens Huse. Dette forslag er indarbejdet i vedtægternes § 11, stk. 3.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har endvidere ønsket, at det ene af de 3 medlemmer, der repræsenterer den selvejende institutions medarbejdere, skal vælges af og blandt den selvejende institutions lederrepræsentanter. Dette forslag er ikke indarbejdet, idet Borgerrepræsentationen har besluttet, at dette medlem skal vælges af og blandt den selvejende institutions bestyrere.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har endvidere ønsket, at valgperioden for de af Kultur- og Fritidsudvalget udpegede kulturfaglige medlemmer kun er 2 år i stedet for de oprindeligt anførte 4 år. Dette forslag er indarbejdet.

Et forslag fra arbejdsgruppen om at § 11, stk. 8 skulle udgå er ikke imødekommet. Derimod er et forslag om nogle ændringer af mere redaktionel karakter i stk. 9 (om suppleanter mv.) indarbejdet.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået, at § 12 i vedtægterne bør overgå til bestyrelsens forretningsorden, der i så fald eventuelt kan kræves godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget. Det er forvaltningens opfattelse, at bestyrelsens forretningsorden bør fastsættes af bestyrelsen, men at de forhold, der er reguleret i vedtægternes § 12 er af så vidtrækkende karakter, at disse må fremgå af vedtægterne.

Som konsekvens af at bestyrelsen nu udgør 13 medlemmer, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og 6 medlemmer er til stede.

Hidtil har en repræsentant fra Kultur- og Fritidsforvaltningen overværet møderne i KI´s bestyrelse som observatør. Dette har såvel den selvejende institution som kommunen oplevet som en koordineringsmæssig fordel. Med henblik på at sikre tilsvarende fordele i relation til den selvejende institution Byens Huse, foreslås derfor følgende bestemmelse indarbejdet i vedtægternes § 12, stk. 4: "Københavns Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg kan beslutte, at en repræsentant fra Kultur- og Fritidsforvaltningen overværer bestyrelsesmøderne som observatør". Arbejdsgruppen under Byens Huse er ikke enig i denne tilføjelse bl.a. under henvisning til at reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder for den selvejende institution. Hertil skal forvaltningen bemærke, at hensigten med observatørordningen som tidligere omtalt er de koordineringsmæssige fordele for såv el den selvejende institution som kommunen.

Det oprindelige vedtægtsudkast indeholdt en bestemmelse om, at de lokale bestyrelser består af mindst 3 og højst 15 medlemmer. Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået, at den enkelte bestyrelse består af mindst 5 medlemmer, og at der ikke i vedtægterne fastsættes et maksimum for antal bestyrelsesmedlemmer. Endvidere foreslår arbejdsgruppen, at der vælges suppleanter til de lokale bestyrelser. Forvaltningen har ingen bemærkninger til forslaget, der er indarbejdet i vedtægternes § 13, stk. 2. Under hensyn til at der vælges suppleanter, udgår det hidtidige stk. 8 i § 13.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har endvidere foreslået, at formanden for den enkelte lokale bestyrelse ikke vælges af bestyrelsen selv, men af det ordinære brugermøde. Forvaltningen har ingen bemærkninger til forslaget, der er indarbejdet i vedtægternes § 13, stk. 5.

Valgperioden for de lokale bestyrelser var i det oprindelige vedtægtsudkast fastsat til 2 år. Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået, at det er de enkelte bestyrelser, der selv fastsætter valgperiodens længde, og at denne maksimalt kan være 2 år. Forvaltningen har ingen indvendinger mod, at valgperiodens længde kan variere de lokale bestyrelser imellem og at perioden fastsættes til maksimalt 2 år. Derimod er det forvaltningens opfattelse, at det er den selvejende institutions bestyrelse, der for de enkelte bestyrelser konkret må godkende valgperiodens længde, efter indstilling fra den lokale bestyrelse. Forslaget er således indarbejdet i vedtægternes § 13, stk. 7.

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 følgende forslag:

"At de lokale huse og aktiviteter indgår resultatkontrakt med den centrale bestyrelse."

Beslutningen er indarbejdet i vedtægternes § 14, stk. 1.

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 endvidere følgende forslag:

" At udviklingsopgaver og markedsføringen i den nye organisation har sit centrum i de lokale huse."

Denne beslutning er indarbejdet i vedtægternes § 14, stk. 2 samt § 5, stk. 2.

Herudover tiltrådte Borgerrepræsentationen følgende forslag:

"At opgavefordelingen mellem det centrale sekretariat og de enkelte aktiviteter tilrettelægges så de enkelte aktiviteter gives størst mulig kompetence."

Beslutningen er ligeledes indarbejdet i vedtægternes § 14, stk. 2.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har følgende kommentar til vedtægternes § 14: "Som forudsætning for § 14 – som vi i øvrigt ser positivt på – er det nødvendigt med en grundig uddannelse af såvel ledere, personale som bestyrelsesrepræsentanter på alle niveauer. Forståelse af målbarhed og opstilling af kriterier er en vanskelig sag, der kræver såvel uddannelse som træning."

Arbejdsgruppen under Byens Huse har ønsket, at sidste sætning i stk. 1 ("Den selvejende institution deltager i alle brugermøder som observatør") slettes. Forvaltningen kan ikke tilslutte sig et sådant ændringsforslag under henvisning til, at de lokale bestyrelsers administration af byens kulturhuse/medborgerhuse sker under den selvejende institutions ansvar. Forvaltningen kan dog tilslutte sig en formulering, hvorefter det er op til den selvejende institutions bestyrelse i den konkrete situation at tage stilling til, om man ønsker at deltage i brugermødet.

Af samme grund kan forvaltningen heller ikke tilslutte sig et forslag fra arbejdsgruppen om, at skriftlig indkaldelse til de lokale bestyrelsesmøder ikke skal sendes til den selvejende institution, og at § 15, stk. 5 derfor skulle udgå.

Endelig påpeger arbejdsgruppen under Byens Huse, at der i arbejdsgruppen er forskellig holdning til spørgsmålet om brugerrepræsentationen. Herunder finder nogle arbejdsgruppemedlemmer brugerkortløsningen god, hvorimod andre medlemmer finder denne bureaukratisk og endelig er nogle medlemmer generelt skeptiske. Arbejdsgruppen finder, at spørgsmålet må drøftes meget seriøst, for at nå til en endelig løsning. Forvaltningen finder på denne baggrund, at der er grundlag for at opbløde kravet om brugerkort. Følgende formulering er derfor indarbejdet i vedtægternes § 15, stk. 6:

"Bestyrelsen kan herunder bestemme, at der ikke skal anvendes brugerkort, men at de til anlægget knyttede brugere kan opnå adgang til valgmødet på anden vis." Bestemmelsen præciserer, at de brugere, der kan få adgang til valgmødet, skal have en tilknytning til anlægget. Derimod stilles der ikke krav om indførelse af et brugerkort.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået følgende tilføjelse til stk. 1: "Der påhviler ikke medlemmer af bestyrelsen nogen personlig hæftelse." Forvaltningen kan ikke tilslutte sig forslaget. Det er en almindelig fondsretlig grundsætning, at bestyrelsesmedlemmer, som under udførelsen af deres hverv forsætligt eller uagtsomt tilføjer den selvejende institution skade, skal erstatte det tab, som den selvejende institution herved lider. Det er herunder ansvarspådragende at anvende den selvejende institutions midler til "fremmede" formål (d.v.s. formål, der ikke fremgår af vedtægterne). Erstatningsnormen er culpa. Erstatningen kan nedsættes, hvis dette findes rimeligt under hensyn til skyldgrad, skadens størrelse og omstændighederne i øvrigt.

Borgerrepræsentationen tiltrådte på sit møde den 6. december 2001 følgende forslag:

"At den nye organisation ikke selv indgår overenskomster, men følger Københavns Kommunes overenskomster herunder overenskomster for driftsassistenter."

Beslutningen er indarbejdet som et nyt stk. 4 i § 19.

Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået, at der i vedtægterne indarbejdes overgangsbestemmelser i forbindelse med overgang til de ændrede vedtægter. På denne baggrund har forvaltningen indarbejdet en tilføjelse, hvorefter det præciseres, at den nuværende bestyrelse for Byens Huse fungerer indtil de nødvendige valgprocedurer er gennemført, således at den nye bestyrelse kan konstituere sig og "tage over".

Bilag 1 til vedtægterne indeholder en opregning af de medborgerhuse/kulturhuse, som den selvejende institution administrerer. I det omfang Borgerrepræsentationen/Kultur- og Fritidsudvalget måtte beslutte konkrete ændringer i den selvejende institutions kulturhus-/medborgerhusportefølje, ajourføres bilag 1 i overensstemmelse med beslutningerne herom.

Borgerrepræsentationen besluttede, at 3 af den selvejende institutions bestyrelsesmedlemmer skal være kulturfaglige. Borgerrepræsentationen besluttede samtidig, at disse medlemmer udpeges af Kultur- og Fritidsudvalget.

Med hensyn til kriterier som disse kulturfaglige medlemmer skal opfylde, kan følgende anføres:

Arbejdsgruppen under Byens Huse har foreslået, at Kultur- og Fritidsudvalgets udpegning af de 3 kulturfaglige medlemmer sker på baggrund af en indstilling fra Byens Huse. På denne baggrund foreslår forvaltningen, at den nuværende bestyrelse for Byens Huse umiddelbart efter Borgerrepræsentationens godkendelse af de ændrede vedtægter fremkommer med en indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget om 3 kulturfaglige medlemmer til bestyrelsen. Indstillingen skal herunder indeholde en opregning af de kriterier, der har ligget til grund for bestyrelsens indstilling af de pågældende. På baggrund af den selvejende institutions indstilling vil forvaltningen forelægge en indstilling om udpegning for Kultur- og Fritidsudvalget hurtigst muligt.

I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning, fremgår det af vedtægternes § 14, stk. 2, at opgavefordelingen mellem den selvejende institution og de enkelte huse tilrettelægges så de enkelte huse gives størst mulig kompetence.

I denne anledning skal følgende principielle bemærkninger anføres:

Det antages, at der – også uden eksplicit lovhjemmel – er adgang til, at Københavns Kommune kan overlade visse beføjelser i forbindelse med den daglige drift af idrætsanlæg og medborgerhuse til lokale bestyrelser efter reglerne om ulovbestemt ekstern delegation til private.

De to selvejende institutioner (Byens Huse og KI) vil lovligt kunne videredelegere visse nærmere opregnede opgaver til de lokale bestyrelser, forudsat at dette sker med Borgerrepræsentationens accept.

I forbindelse med delegationen skal det almindelige krav om delegationens forsvarlighed være opfyldt. Kommunen skal således på forhånd have sikret sig, at bestyrelsen fagligt mv. kan påtage sig opgaven, således at delegationen er forsvarlig.

Det vil ikke være en forsvarlig delegation at overlade opgaver, der f.eks. kræver særlige juridiske kundskaber til en lokal bestyrelse, der ikke er i besiddelse af en sådan nødvendig ekspertise.

Hensynet til borgernes (og de ansattes) retssikkerhed, kravet om delegationens forsvarlighed og kommunens tilsynspligt i almindelighed og den særlige tilsynspligt i relation til de selvejende institutioner Byens Huse og KI stiller sammenfattende krav om, at det nøje overvejes og opregnes, hvilke opgaver, der kan overlades til de lokale bestyrelsers beslutning og på hvilke vilkår dette kan ske.

For så vidt angår de opgaver, hvor de lokale bestyrelser har en naturlig interesse, men hvor en delegation på grund af bl.a. forsvarlighedskriteriet må anses for udelukket, kan bestyrelsernes interesse udmønte sig i f.eks. en indstillings- eller høringsret.

Den konkrete opgavefordeling mellem den selvejende institutions bestyrelse og de enkelte huse fremgår af de resultatkontrakter, der skal indgås. Koncept for disse kontrakter forelægges Kultur- og Fritidsudvalget til godkendelse inden sommerferien 2002.

Forslaget har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser.

Ingen bemærkninger.

De ændrede vedtægter er udarbejdet i samarbejde med Byens Huse. Bestyrelsen for Byens Huse forventes at godkendte de som bilag 1 vedlagte ændrede vedtægter på et bestyrelsesmøde den 18. februar 2002.

1. Ændrede vedtægter for Byens Huse
2. Nuværende vedtægter for KUC
3. Bemærkninger til vedtægterne fremsat af en arbejdsgruppe under Byens Huse

Ida Munk