B-sag: Fuldmagt til administration af fonde

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget pr. 1. juli 2025 giver fuldmagt til Kenni Antonsen og Bettina Kajander, Kultur- og Fritidsforvaltningen, med henblik på varetagelse af den løbende administration af fonde og legater
2. at Kultur- og Fritidsudvalget tilbagekalder tidligere meddelte fuldmagter for to medarbejdere i Kultur- og Fritidsforvaltningen pr. 30. juni 2025

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget udgør bestyrelsen for hver af de 22 almennyttige fonde og legater, som Kultur- og Fritidsforvaltningen administrerer. I den egenskab skal Kultur- og Fritidsudvalget give fuldmagt på baggrund af en formel tilladelse til to medarbejdere i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Kultur- og Fritidsudvalget har tidligere givet fuldmagt til ansatte i Kultur- og Fritidsforvaltningen, der ikke længere varetager administrationen af fonde og legater, og disse fuldmagter skal derfor tilbagekaldes.

Løsning

I forbindelse med fondsadministration foregår der en del transaktioner, som varetages af ansatte i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Dette sker bl.a. i forbindelse med uddelinger fra fondene, ligesom der løbende er en dialog med fondenes pengeinstitut, Nordea Bank A/S, om bl.a. placering af fondsmidler. Tidligere har dette foregået i henhold til en stående stillingsfuldmagt, hvilket ikke længere er tilstrækkeligt.

Fondens bank, Nordea, kræver således legitimering og identificering af bankens kunder, hvilket indebærer skærpede krav til dokumentation af bl.a. fuldmagtsforhold mellem bestyrelsen og den daglige administration. Disse krav følger af hvidvaskloven (lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme).

Forvaltningens LEI-udbyder, NordLEI, der udsteder den internationale identifikation, som bl.a. alle fonde skal have for at kunne handle med værdipapirer, kræver også udtrykkelig og præcis dokumentation for fuldmagtsforholdet mellem Kultur- og Fritidsudvalget og forvaltningen.

Ved tiltrædelse af denne indstilling vil det over for Nordea og andre samarbejdspartnere kunne dokumenteres, at Kultur- og Fritidsudvalget har taget konkret stilling til at meddele navngivne medarbejdere fuldmagt til, på bestyrelsens (udvalgets) vegne, at forestå den løbende administration på fondsområdet.

For at undgå, at Kultur- og Fritidsudvalget skal underskrive en ny blanket, hver gang der er ændringer i sammensætningen af Kultur- og Fritidsudvalget, skal hvert medlem af udvalget underskrive en fuldmagtsblanket. Herefter skal nye medlemmer blot selv underskrive en blanket.

Fuldmagtsforholdet gælder, indtil det skriftligt tilbagekaldes, eller indtil ophør af medarbejderens ansættelsesforhold i Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller nedenstående to medarbejdere som befuldmægtigede:

1. AC-fuldmægtig Kenni Antonsen
2. Specialist Bettina Kajander

I forbindelse med økonomiske transaktioner vil de - sammen med de allerede godkendte fuldmagtshavere som er kontorchef Nanna Bugge, specialkonsulent Line Sofie Gluud, specialist Bettina Skaaning og økonom Michael Melchiorsen, på bestyrelsens vegne, kunne tegne de fonde, som Kultur- og Fritidsudvalget er bestyrelse for. Der skal altid være minimum to fuldmagtshavere i forening ved økonomiske transaktioner.

Ved tiltrædelse af denne indstilling tilbagekaldes samtidig tidligere meddelte fuldmagter for:

1. Overassistent Linda Aagaard Therkildsen
2. Kontorchef Merete Evers Dewilde

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

De underskrevne blanketter sendes til Nordea og NordLEI.

Mikkel Boje

                                                                                       /Marius Hansteen