B-sag: Risikobaseret ledelsestilsyn 2025
Intern Revision blev i 2016 pålagt af Økonomiudvalget at rapportere årligt, hvorvidt forvaltningerne fører et betryggende ledelsestilsyn. Som led i dette udfærdiger Intern Revision en rapport om Risikobaseret ledelsestilsyn. Det sker på tværs af Københavns Kommune (KK).
Intern Revision har identificeret de 21 væsentligste finansielle processer i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Forvaltningen vurderer, at 16 af processerne har et tilstrækkeligt eller højt modenhedsniveau.
Dermed er der 5 processer, hvor der er behov for at gennemgå og vurdere forretningsgange og kontrolsystemer. Dette er 2 færre end sidste år, hvor der var 7.
Af de 5 er 3 videreført fra 2024. De 2 nye er identificeret på baggrund af forvaltningens løbende compliancearbejde. Det drejer sig om Borgerrettede takster og Eksterne tilskud / projekttilskud.
Forvaltningen har udarbejdet en handleplan for arbejdet med de 5 processer, og Intern Revision vurderer, at forvaltningens handleplan, hvis den gennemføres som planlagt, vil kunne medvirke til at håndtere forvaltningens risikoområder hensigtsmæssigt og betryggende.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager Intern Revisions afrapportering til efterretning
Problemstilling
Intern Revision har i 2023 udarbejdet et nyt koncept for dokumentation af det Risikobaserede ledelsestilsyn, der medvirker til en strammere struktur. Koncept er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6). SOR 6 er udformet i samarbejde mellem FSR – Danske Revisorer og Rigsrevisionen.
Løsning
For 5 processer, hvoraf 3 er videreført fra 2024, har forvaltningen udarbejdet en handleplan for arbejdet inden for det enkelte område.
Formålet med handleplanerne er at gennemgå og vurdere forretningsgange og kontrolsystemer for de udvalgte processer. Der er udarbejdet handlingsplaner for de områder, hvor der efter forvaltningens vurdering enten er tale om, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål for de pågældende processer, eller at udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret/efterleves. Forvaltningen vurderer herunder løbende, om nogle af risikovurderingerne skal justeres.
Der er handleplaner knyttet til følgende fem områder:
- Borgerrettede takster (NY)
- Eksterne tilskud / projekttilskud (NY)
- Bibliotekssystemet
- Tilskudsadministration
- Indkøbscompliance
|
Proces / område |
Resumé af handleplan |
|
Borgerrettede takster |
Forvaltningen har i forbindelse med Complianceprojektet identificeret, at der er brug for revidering af forvaltningens forretningsgang. |
|
Eksterne tilskud / projekttilskud |
Forvaltningen vil i 2025 opdatere arbejdsgang for ekstern finansierede projekter og vurdere, om forvaltningen skal have en egentlig forretningsgang. |
|
Bibliotekssystemet |
Forvaltningen er i gang med at sikre, at der er klare forretningsgange og arbejdsgange på området. Forvaltningen vil i samarbejde med Koncernservice (KS) afdække gamle udestående samt beslutte, hvad der skal ske. Dette omfatter sikring af fuld afstemning af løsningen mod fagsystemet Opus Debitor. |
|
Tilskudsadministration |
Projekt om implementering af nyt tilskudsadministrativt system er blevet yderligere forsinket i forhold til den oprindelige tidsplan. Der er i december 2024 aftalt en ny projektorganisering med leverandøren, som skal sikre større fremdrift i projektet. Der er aftalt en ny tidsplan for færdiggørelse af løsningen. |
|
Indkøbscompliance
|
I forhold til aftalecompliance arbejder forvaltningen ud fra Intern Revisions måltal for Kultur- og Fritidsforvaltningen, som i 2024 var på 60 %. I 2023 lå forvaltningens gennemsnit på 49,1 % og de tre første måneder af 2024 var gennemsnittet 63,4%. Måltallet er blevet opdateret fra 60 pct. i 2024 til 72 pct. i 2025. Derfor opretholdes handleplanen. Arbejdet med at højne aftalecompliance for KFF fortsætter i 2025, hvor der er dannet et egentligt projekt til dette. Der er tæt dialog med de enkelte områder af KFF med henblik på at få løfte aftalecompliance – blandt andet ved at sikre aftaler for større gentagne indkøb. Målsætningen er fortsat 72%. |
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Kultur- og Fritidsforvaltningen vil sikre håndtering af Risikobaseret ledelsestilsyn løbende i 2025, og at handleplanerne på de udvalgte områder gennemføres som planlagt.