Status på Copenhagen 2021
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager status på Copenhagen 2021 til efterretning.
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 17. marts 2021:
Sagen blev udsat af tidsmæssige grunde.
Problemstilling
København er vært for WorldPride og EuroGames i 2021. Eventen afvikles som ét LGBTI+-megaevent under titlen Copenhagen 2021. Det er Happy Copenhagen, som er stiftet af Copenhagen Pride og Pan Idræt, der arrangerer Copenhagen 2021. Copenhagen 2021 afvikles den 12. - 22. august 2021.
I Københavns Kommune er Kultur- og Fritidsforvaltningen tovholder på Copenhagen 2021 og er i løbende i dialog med Happy Copenhagen om planlægning, aktivering og finansiering af eventen. Forvaltningen har en skærpet opmærksomhed på eventens økonomi samt på de særlige vilkår, arrangører af events i 2021 står overfor på grund af Covid-19 situationen.
Løsning
Københavns Kommune har med budget 2020 afsat 12 mio. kr. til Happy Copenhagens planlægning og afvikling af Copenhagen 2021. Derudover er der afsat 0,7 mio. kr. til Kultur- og Fritidsforvaltningens aktivering af eventen, 0,4 mio. kr. til afvikling af EuroGames på Københavns Kommunes anlæg samt 4,1 mio. kr. til ekstraudgifter i Teknik- og Miljøforvaltningen.
Yderligere offentlige bidragsydere er Region Hovedstaden, Malmø Stad og Ligestillingsafdelingen under Beskæftigelsesministeriet. Dertil modtager eventen økonomisk støtte fra en række sponsorer, organisationer og fonde.
Københavns Kommunes direkte tilskud til Copenhagen 2021 skal sikre gennemførsel af de fire programsøjler WorldPride, EuroGames, Arts & Culture og Human Rights, der er fundamentet for Copenhagen 2021. Kommunen hæfter ikke for et eventuelt underskud ved eventen.
Seneste status på Copenhagen 2021
Kultur- og Fritidsforvaltningen har den 31. december 2020 modtaget afrapportering fra Happy Copenhagen jf. tilskudsaftalens forpligtelser. Som følge af aftaletekstens finansieringskrav, har Happy Copenhagen nedjusteret budgettet med yderligere ca. 5,4 mio. kr.
Samlet set har Happy Copenhagen nedjusteret udgiftsbudgettet med ca. 39 mio. kr. siden ansøgningen i 2019, så det pr. december 2020 ligger på samlet ca. 45,5 mio. kr. Indtægtsbudgettet er på i alt ca. 42,5 mio. kr., hvilket er en stigning på ca. 9,4 mio. kr. siden seneste afrapportering ultimo oktober. Dermed efterlever budgettet aftaletekstens finansieringsmål om opnåelse af 80 % finansiering.
Happy Copenhagen har, siden sidste afrapportering, arbejdet med en ekstern Project Management Officer og skabt en væsentligt forbedret struktur for rapportering. Der udarbejdes månedligt fremdriftsrapporter på bl.a. finansieringen.
Happy Copenhagen har i forbindelse med afrapporteringen givet en redegørelse for, hvorledes besparelserne på budgettet er fundet, herunder bl.a. omprioriteringer på sekretariatsdriften, øget fokus på eksterne kulturevents samt generel kvalificering af poster i takt med, at aftaler lukkes.
Forvaltningen havde møde med Happy Copenhagens forperson samt næstforperson ultimo januar, hvor status på eventen, afrapportering samt budget blev drøftet.
Forvaltningen vurderer på baggrund af mødet og det fremsendte materiale, at de beskrevne konsekvenser af budgetjusteringen ikke er af afgørende betydning for Københavns Kommunes økonomiske involvering i projektet. Det var forventet, at budgettet skulle nedjusteres væsentligt, og forvaltningen har været i løbende dialog med Happy Copenhagen omkring dette fra projektets begyndelse. Der planlægges fortsat med afvikling af basisleverancerne i relation til Københavns Kommunes tilskud – de fire programsøjler samt frivilligindsatsen.
Forvaltningen bemærker, at Happy Copenhagen ved den seneste afrapportering og budget fortsat har arbejdet med et "full delivery"-scenarie i henhold til den oprindelige projektplan og budget fra ansøgningen i 2019. Det forventes, at den kommende afrapportering vil afspejle Happy Copenhagens nødvendige justeringer, som konsekvens af Covid-19-situationen.
Forvaltningen bemærker desuden, at Happy Copenhagen har rettet henvendelse til forvaltningen vedrørende opbakning til ansøgning om yderligere statslig finansiering. Copenhagen 2021 blev ikke prioriteret ved de seneste finanslovsforhandlinger, og organisationen ønsker at afsøge andre muligheder for at opnå statslig støtte gennem en koalition af lands- og lokalpolitiske kræfter. Ifølge Happy Copenhagen, skal et yderligere statsligt tilskud anvendes til en generel gen-opskalering af budgettet i henhold til den oprindelige ansøgning, herunder kultur- og kunstnerbudgetter, samt udgifter relateret til Covid-19, herunder øget digitalisering samt udgifter til værnemidler, crowd management, indhegning mv.
Covid-19 plan
Happy Copenhagen har den 18. januar sendt forvaltningen en "Covid-19 Scenario Strategy", der giver et overblik over organisationens strategiske arbejde i relation til den verserende verdensomspændende pandemi.
Af planen fremgår tre scenarier for afvikling af Copenhagen 2021 med Covid-19. Scenarierne beskriver tre udgangspunkter for eventafviklingen, der tager højde for forskellige grader af vaccinedistributionen, rejse- og forsamlingsrestriktioner mv. Gradvist for hvert scenarie lægges øget fokus på digitalisering af eventen samt øgede krav til organisationen i form af test, screeninger, registreringer, crowd management, hygiejne og rengøring. Samtidig nævnes det for hvert scenarie, at der må ske omprioriteringer i budgettet i henhold til scenariets krav og ressourcetræk. Der planlægges ikke med udskydelse eller aflysning af eventen som helhed.
Materialet er udarbejdet i samarbejde med RF EXPERIENCE, der er professionel sikkerhedsorganisation og hyret af Happy Copenhagen til at varetage sikkerhedsarbejdet i forbindelse med Copenhagen 2021. RF EXPERIENCE er en del af Roskilde Festival og arbejder også med EM i fodbold m.fl.
Happy Copenhagen har meldt, at der primo april vedtages en endelig Covid-19 plan inkl. budget. Dette forelægges forvaltningen medio april, og vil fremgå af næste status for Kultur- og Fritidsudvalget.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Den 27. maj 2021 vil Kultur- og Fritidsforvaltningen fremlægge en ny status på Copenhagen 2021 for Kultur- og Fritidsudvalget på baggrund af Happy Copenhagens næste afrapportering samt præsentation af Covid-19 plan.
Mette Touborg
/Thomas Bach
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 14. april 2021:
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.