Ændring af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden (2. behandling)

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 12. oktober 2000

6. Ændring af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden (2. behandling)

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget vedtager ændringen af § 12 i udvalgets forretningsorden som konsekvens af udvalgets beslutning den 21. september 2000 om ansattes overværelse af møder i udvalget, jf. sagsbeskrivelsen.

I henhold til § 13 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden skal ændringer til forretningsordenen behandles på 2 udvalgsmøder med mindst 14 dages mellemrum. Udvalget traf på mødet den 21. september 2000 en beslutning om hvilke ansatte, der kan overvære møderne i Kultur- og Fritidsudvalget. Samtidig besluttede udvalget at oversende forslaget om ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden til anden behandling, sammen med et af Martin Günter fremsat ændringsforslag. Forvaltningen blev bemyndiget til at udarbejde et ændringsforslag i overensstemmelse med den af udvalget den 21. september 2000 trufne beslutning. Nærværende indstilling er grundlaget for udvalgets anden behandling af ændringen af forretningsordenen.

Kultur- og Fritidsudvalget har på møderne den 14. september og 21. september 2000 behandlet Kultur- og Fritidsforvaltningens indstilling vedrørende ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt forslag til hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokoller, jf. bilag 1.

På mødet den 21. september 2000 tiltrådte et flertal i Kultur- og Fritidsudvalget følgende om ansattes overværelse af møder i udvalget:

Følgende personer overværer udvalgsmøderne:

For så vidt angår indstillingens "at-punkt" om ændring af forretningsordenen besluttede udvalget at oversende forslaget om ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden til anden behandling i udvalget med følgende af Martin Günter fremsatte ændringsforslag: I næstsidste afsnit ("I det omfang......tjeneste overvære mødet") ændres ordet "mødet" til "en sags behandling".

Endvidere blev forvaltningen bemyndiget til at udarbejde et ændringsforslag til forslaget om ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden, i overensstemmelse med den af udvalget på mødet trufne beslutning til forelæggelse for udvalget på mødet den 12. oktober 2000.

Af indstillingens sagsbeskrivelse (jf. bilag 1) fremgår følgende om ændring af forretningsordenen:

"§ 12 i forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget har følgende ordlyd:

"Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør deltager i udvalgets møder uden stemmeret. Den administrerende direktør fungerer som udvalgets sekretær.

Udvalget kan, i det omfang det findes hensigtsmæssigt, beslutte at andre kommunale medarbejdere deltager i møderne. De pågældende medarbejdere har ikke stemmeret.

Udvalget kan tillade andre personer at komme til stede i forbindelse med en sags behandling, når det findes ønskeligt af hensyn til sagens belysning. Såfremt borgmesteren har meddelt afslag på fremmøde, orienteres udvalget herom i førstkommende møde."

Under henvisning til de foranstående bemærkninger foreslås at forretningsordenens § 12 fremover affattes således:

" Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør er sekretær for udvalget og overværer udvalgets møder.

Udvalgets protokolførerfunktioner varetages af sekretariatet; 2 protokolførere overværer udvalgets møder.

Medmindre udvalget bestemmer andet overværer Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion udvalgets møder, i det omfang direktionen har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet.

I det omfang udvalget af hensyn til en sags oplysning finder det hensigtsmæssigt kan andre personer, der er ansat i kommunens tjeneste overvære mødet.

Udvalget kan tilkalde personer, der ikke er ansat i kommunens tjeneste, til at overvære en sags behandling, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Såfremt borgmesteren har meddelt afslag på foretræde, orienteres udvalget herom i det førstkommende møde."

Det bemærkes, at ifølge forretningsordenens § 13 skal ændringer til forretningsordenen behandles på 2 udvalgsmøder med mindst 14 dages mellemrum. Et forslag får gyldighed, når det er vedtaget ved 2. behandling. "

Under henvisning til Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning på mødet den 21. september 2000 samt det af Martin Günter fremsatte ændringsforslag, indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen at Kultur- og Fritidsudvalget tiltræder følgende ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden (ændringerne i forhold til det oprindelige forslag til ændring af forretningsordenens § 12 er markeret):

"Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør er sekretær for udvalget og overværer udvalgets møder.

Udvalgets protokolførerfunktioner varetages af sekretariatet; 2 protokolførere overværer udvalgets møder. Mindst én af disse personer skal have en juridisk baggrund.

Medmindre udvalget bestemmer andet overværer yderligere eet medlem af Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion udvalgets møder, i det omfang pågældende direktionsmedlem har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet.

I det omfang udvalget af hensyn til en sags oplysning finder det hensigtsmæssigt kan andre personer, der er ansat i kommunens tjeneste overvære en sags behandling.

Udvalget kan tilkalde personer, der ikke er ansat i kommunens tjeneste, til at overvære en sags behandling, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Såfremt borgmesteren har meddelt afslag på foretræde, orienteres udvalget herom i det førstkommende møde."

Et flertal i Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på sit møde den 21. september 2000, at give en generel tilladelse til at yderligere eet medlem af Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion overværer udvalgets møder. Dette er der taget højde for i den foreslåede ændring af udvalgets forretningsorden. Såfremt der på dagsordenen for et konkret møde undtagelsesvis måtte være en sag, som pågældende direktionsmedlem ikke har en tjenstlig tilknytning til (f.eks. en sag om evaluering af det politiske arbejdsklima i udvalget), kan dette direktionsmedlem ikke overvære behandlingen af pågældende punkt.

Herudover tilkendegav et flertal i udvalget, at man ønskede at mindst én af de medarbejdere fra sekretariatet, der varetager protokolførerfunktionen, har en juridisk baggrund. Dette betyder konkret at protokolførerfunktionen fremover vil blive varetaget af sekretariatschefen og en sekretariatsmedarbejder.

Med hensyn til varetagelse af udvalgets generelle sekretariatsfunktioner udtaler Indenrigsministeriet i skrivelsen af 16. maj 2000 (s. 9) følgende: "For så vidt angår kommunalt ansatte, der skal varetage generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil der dog ifølge sagens natur være en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, således at der ikke er behov for en konkret vurdering af, hvorvidt de pågældende opfylder betingelserne for at overvære møderne. Et udvalg vil derfor kunne meddele kommunalt ansatte, der skal varetage generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, typisk en udvalgssekretær og/eller protokolfører, en generel tilladelse til at overvære udvalgsmøderne. En bestemmelse herom vil således også kunne optages i udvalgets forretningsorden."

Et flertal i Kultur- og Fritidsudvalget tilkendegav under mødet den 21. september 2000, at udvalgets generelle sekretariatsfunktioner ud over sekretæren, fremover varetages af 2 personer (sekretariatschefen og en sekretariatsmedarbejder som protokolførere).

Med de ovenstående ændringer vil i alt fire embedsmænd fast overvære Kultur- og Fritidsudvalgets møder.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller at Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden ændres i overensstemmelse med foranstående.

Ingen bemærkninger.

Ida Munk