Udmøntning af 'Vinter i København' midler
Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til udmøntning af midler til “Vinter i København”, som blev besluttet i budgetaftale 2026 (KF117 bilag 1).
Forvaltningen har på den baggrund gennemført en afdækning af markedet, som har resulteret i, at KBH - Culture & Commerce (KCC) er tildelt opgaven med at etablere en leverandør. KCC har afgivet et fagligt og økonomisk tilfredsstillende tilbud på drift af det eksterne sekretariat for “Vinter i København” i perioden 2026-2029.
Kultur- og Fritidsudvalget skal derfor tage stilling til en udmøntning af 5,5 mio. kr. i perioden 2026-2029 til etablering og drift af selvstændigt sekretariat under KCC.
Udvalget skal herudover tage stilling til de resterende midler af den samlede budgetramme på 4,5 mio. kr. (samlet 10 mio. kr.), der udmøntes løbende til projektindsatser via selvstændige tilskudsaftaler efter indstilling fra en fagstyregruppe.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at der i perioden 2026-2029 udmøntes i alt. 5,5 mio. kr. til drift af sekretariatet for “Vinter i København”,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at de resterende midler på 4,5 mio. kr. udmøntes af forvaltningen i øremærkede tilskudsaftaler i perioden 2026-2029,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender at der etableres en fagstyregruppe for projektet.
Problemstilling
Med budgetaftalen for 2026 blev der i alt afsat 10 mio. kr. til at etablere og drive et selvstændigt sekretariat, der skal udvikle og koordinere initiativet “Vinter i København” samt sikre afvikling af forskellige projektaktiviteter. Udvalget skal tage stilling til den konkrete udmøntning af midlerne.
Løsning
Efter budgetaftalen har forvaltningen gennemført en markedsafdækning. KCC blev identificeret som egnet aktør og har indsendt et tilbud for perioden 2026-2029. Aktørerne i markedsafdækningen er blevet vurderet på baggrund af faglige og organisatoriske kriterier – herunder dokumenteret erfaring med sekretariatsdrift, udvikling af partnerskabsbaserede initiativer samt arbejde inden for kultur-, turisme- og bylivsområdet. Kendskab til det københavnske aktørlandskab har ligeledes været væsentligt.
Forvaltningen vurderer, at tilbuddet er fagligt og økonomisk tilfredsstillende.
Sekretariat
Tilbuddet lægger op til, at sekretariatet organiseres som en selvstændig enhed under KCC (ca. 2,5 årsværk). Sekretariatet skal varetage koordinering, kommunikation, partnerskaber og konceptudvikling Budgetter og aktivitetsplaner skal godkendes årligt af forvaltningen. Der udmøntes i alt 5,5 mio. kr. i 2026-2029, jf. budgetaftalen, som dækker etablering og drift.
Fagstyregruppe
Forvaltningen får til opgave at fremlægge forslag til sammensætning af en fagstyregruppe, som skal have ansvar for det konkrete aktivitetsindhold, og som vil følge projektet i hele perioden (2026-2029). Fagstyregruppen skal udarbejde indstilling til Kultur- og Fritidsforvaltningen om udmøntning af aktivitetsmidler efter fastsatte kriterier, som godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget. Fagstyregruppens sammensætning skal godkendes af Kultur- og Fritidsudvalget i en kommende indstilling.
Udmøntning af aktivitets- og projektmidler
Øvrige midler fra den samlede ramme på 10 mio. kr. (4,5 mio. kr.) udmøntes i takt med udvikling af konkrete vinteraktiviteter efter indstilling fra fagstyregruppen. Sekretariatet for ”Vinter i København” forelægger forslag til projektindsatser for fagstyregruppen, som herefter udarbejder indstillinger om konkret udmøntning til Kultur- og Fritidsforvaltningen for at sikre en kort sagsbehandlingstid. Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager vurdering af de indstillede projekter, og udarbejder individuelle øremærkede tilskudsaftaler til de enkelte aktører.
Tilsyn og opfølgning
Kultur- og Fritidsforvaltningen varetager endelig udmøntning efter indstilling og kriterier samt de påkrævede opfølgningsopgaver i forhold til årlig afrapportering og regnskab for såvel sekretariatsbevillingen som aktivitetsbevillingerne.
Politisk Handlerum
Kultur- og Fritidsudvalget kan vælge ikke at godkende indstillingen. Det vil medføre, at arbejdet med Vinter i København ikke vil kunne igangsættes januar 2026, og det vil betyde, at der ikke vil kunne gennemføres aktiviteter i 4. kvartal 2026, som der er afsæt midler til i Budget 2026.
Økonomi
Af den samlede budgetramme på 10 mio. kr. udmøntes i alt 5,5 mio. kr. i 2026-2029 til sekretariatets drift.
De resterende midler udmøntes af Kultur- og Fritidsforvaltningen efter indstilling fra fagstyregruppen jf. aktivitetsplaner og budgetter i øremærkede aftaler.
Videre proces
Såfremt udvalget godkender indstillingen, vil der blive indgået en aftale med KCC om sekretariatsdrift.
Forvaltningen fremlægger forslag til fagstyregruppe efter dialog med sekretariatet for Vinter i København og forslag til kriterier for udmøntning af midler til aktiviteter i en indstilling, som kan behandles på Kultur- og Fritidsudvalgsmøde forår 2026.
Orientering om program for vinteren 2026/27 (Q4 og Q1) og status for etableringsprojektet fremlægges i Q3 2026.
Mikkel Boje
/ Jacob Heide Petersen
Bilag
- Budgetnotat: KF117 – Vinter i København
- Rapport: Vinter i København – med anbefalinger