Mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget 2020

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til udvalgets mødeplan for 2020.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til mødeplan for Kultur- og Fritidsudvalget for 2020.

Problemstilling

I henhold til § 20, stk. 1, i lov om kommunal styrelse skal de stående udvalg og Økonomiudvalget for hvert regnskabsår beslutte, hvornår og hvor udvalgsmøderne skal holdes.

I Kultur- og Fritidsudvalgets mødekalender for 2019 var der planlagt 15 udvalgsmøder. Kultur- og Fritidsudvalget har ikke udtrykt ønske om, at antallet af møder ændres.

Løsning

Kultur- og Fritidsudvalgets møder afholdes sædvanligvis på torsdage. Kultur- og Fritidsudvalget udtrykte i 2018 ønske om flere udvalgsmøder, hvilket forvaltningen imødekom ved dels at øge mødefrekvensen med tre møder i 2019, dels ved at udvide møderne i det omfang, der var muligt, således at møderne i udgangspunktet afholdes kl. 15.00-20.00.

I mødeplanen for 2020 er der planlagt 14 møder, hvoraf 12 møder er af fem timers varighed. De to sidste møder afholdes på dage, hvor også Borgerrepræsentationen holder møde og er derfor af to timers varighed (bilag 1).

Forvaltningerne undgår så vidt muligt at placere udvalgsmøder for flere udvalg på samme tidspunkt, da det skal være muligt for udvalgsmedlemmerne at sidde i flere udvalg eller at rokere mellem udvalgene i løbet af valgperioden. Da både Kultur- og Fritidsudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget og Borgerrepræsentationen afholder deres møder på torsdage, er mødedatoerne koordineret med Sundheds- og Omsorgsudvalgets og Borgerrepræsentationens mødeplan.  

Forslag til mødeplanen ser herefter således ud:

Udvalgsmøderne afholdes som udgangspunkt på Rådhuset, 1. sal værelse 86.

Det bemærkes, at der ved de anførte sluttidspunkter er tale om forventede sluttidspunkter.

Herudover kan det oplyses:

• at forvaltningen planlægger et ekstra budgetseminar mandag den 24. august kl. 14.00-17.00.
• at ALA-konference (American Library Association) afholdes i Chicago den 25. juni - 30. juni 2020. Kultur- og Fritidsudvalget forelægges en separat indstilling om forslag til en kombineret studietur og deltagelse i ALA-konferencen.
• at IFLA (The International Federation of Library Associations and Institutions) afholdes i Dublin den 15.-21. august.
• at KLs topmøde afholdes den 19.-20. marts.
• at Folkemødet på Bornholm afholdes den 11.-14. juni.
• at Kulturmødet på Mors afholdes den 20.-22. august.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kultur- og Fritidsforvaltningens forslag til mødeplan for 2020, sendes planen til Borgerrepræsentationens Sekretariat til orientering.

 

Mette Touborg    

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 8. oktober 2019:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Til mødet den 30. oktober 2019 anmodede Kultur- og Fritidsudvalget om en indstilling om tidspunktet for studierejsen 2020.