Mødedato: 06.12.2018, kl. 15:00
Mødested: Dansekapellet, Bispebjerg Torv 1, 2400 NV

Handleplan for Kultur- og Fritidsforvaltningens kreditorhåndtering i forbindelse med løbende revision 2018

Se alle bilag
Kultur- og Fritidsudvalget skal godkende Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplan for kreditoropfølgning, som er afleveret til Økonomiforvaltningen mandag den 19. november 2018.   

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

  1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplan for fakturabehandling og kreditoropfølgning som et led i den løbende revision af regnskab 2018.  

Problemstilling

Økonomiforvaltningen har den 14. november 2018 modtaget revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2018. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

Rapporten er et led i den løbende revision af regnskab 2018 og indeholder blandt andet en rød bemærkning til alle forvaltningerne vedrørende fakturabehandling og kreditoropfølgning.

Da der er tale om en rød bemærkning, skal rapporten med forvaltningernes handleplaner forelægges fagudvalgene inden tre uger (eller på førstkommende møde). 

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplan indeholder de konkrete indsatser, som forvaltningen vil iværksætte frem til årsafslutningen, samt de indsatser som på længere sigt skal styrke fakturabehandlingen. Handleplanen er vedlagt som bilag 2.  

Indsatser frem mod årsafslutningen:

  • Alle fakturaer modtaget inden den 30. november 2018 skal være behandlet inden den 7. december 2018, således at fakturaer bliver bogført i den korrekte periode. Det gælder også forfaldne fakturaer.
  • Ugentlig kontakt til chefer og medarbejdere, som har fakturaer har fået "en spærre" dvs. er sat på hold (fx pga. tvist om betaling) og hvor spærren ikke er ophævet igen.
  • Ugentlig kontakt til indkøbere, som ikke har registreret, at varen er modtaget i Kvantum Indkøb, ved indkøbsordrer, der er mere end fem arbejdsdage gamle.
  • Indskærpelse overfor alle enheder, at modtagne fakturaer skal være behandlet senest fem arbejdsdage, efter at de er landet i modtagerens indbakke i Kvantum.

 

  Indsatser, der skal styrke fakturahåndteringen på længere sigt: 

 
  • Der vil i 2019 være en tæt opfølgning og løbende status til direktionen på fakturapuljen i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Her vil der bl.a. blive fulgt op på om enhederne får behandlet fakturaerne inden for fem arbejdsdage.               
  • Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder målrettet på at reducere antallet af fakturaer gennem dialog med leverandører om faktureringsfrekvens, fx kvartalsvist fremfor månedligt.
  • Der arbejdes desuden intensivt på at øge brugen af indkøbsløsningen med henblik på at flere fakturaer bogføres automatisk (såkaldt "happy flow") og ikke ender i fakturapuljen.
  • Kultur- og Fritidsforvaltningen har igangsat et arbejde, som skal komme med anbefalinger til, hvordan organiseringen omkring fakturahåndtering i de enkelte enheder kan optimeres, herunder vurdering af om der er behov for et kompetenceløft i de enkelte enheder.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner er indsendt til Økonomiforvaltningen mandag den 19. november 2018.

Økonomiforvaltningen vil forlægge rapporten og alle handleplaner for Økonomiudvalget på mødet tirsdag den 4. december 2018.   

 

Mette Touborg             

                                  /     Annegrete Vallgårda

    

    

                                                                          

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 6. december 2018:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.

Til top