Beslutning om at bemyndige Sydhavnen Handler til i samarbejde med Forretningsudvalget at arrangere og afholde lokaludvalgets julearrangement

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. at lokaludvalget bemyndiger Handelsforeningen Sydhavnen Handler til i samarbejde med Forretningsudvalget at arrangere og afholde årets julearrangement i samarbejde med Forretningsudvalget og Sekretariatet

2. at Sekretariatet bemyndiges til at udbetale midler til den regnskabsansvarlige hos Sydhavnen Handler, så løbende udgifter kan dækkes indenfor budgettet.

Problemstilling

Lokaludvalget skal afholde årets julearrangement på Mozarts Plads den 30. november 2025. Normalt er det Sekretariatet, der står for hoveddelen af den praktiske planlægning af arrangementet, herunder aftaler med aktører, levering og nedtagning af juletræ, aftale med elektriker, bestilling og opstilling af scene samt indhentelse af arrangementstilladelse mm.

Sekretariatet har mindre tid end normalt til at planlægge julearrangementet, da planlægningen vil være sammenfaldende med bl.a. planlægning og afholdelse af vælgermøder forud for KV25 samt planlægning af valg til lokaludvalget, som skal ske i en proces, der allerede er begyndt, men som intensiveres i løbet af oktober og frem til valget i februar-marts 2026..

Forretningsudvalget har haft et møde med Sydhavnen Handler (SH), om de ville være interesserede i at stå for i samarbejde med FU at arrangere og afholde julearrangementet. Tanken er, at SH kan disponere over de midler, der blev afsat på budgettet til julearrangementet, på 50.000 kr. SH får frie hænder i forhold til leverandører og deltagere, dog med de krav, at arrangementet skal afholdes på Mozarts Plads, at der skal være et juletræ, der tændes 1. søndag i advent, og at der skal være en julemand. SH skal stå for at indhente arrangementstilladelser og indgå aftaler med medvirkende og samarbejdspartnere. Desuden forudsættes det, at lokaludvalget kan få en bod ved julearrangementet, og at lokaludvalgets medlemmer som traditionen byder kan hjælpe til på selve dagen. 

SH har meddelt Sekretariatet, at SH gerne påtager sig at arbejde videre med at arrangere julemarkedet og accepteret  lokaludvalgets krav. Dette er kommet på plads efter lokaludvalgets møde den 26. juni, hvor punktet måtte udsættes, da der var tvivl, om SH kunne påtage sig at stå for indkøb og opstilling af juletræet.

Der vil udover det rammebeløb, der er afsat, være mulighed for at deltagere i julearrangementet kan søge støtte i Kgs. Enghavepuljen. Ansøgninger vil blive behandlet på linje med andre ansøgninger til Kgs. Enghavepuljen og under forudsætning af, at der er midler til disposition.

SH vil skulle lave en projektbeskrivelse med budget for arrangementet, der skal forelægges lokaludvalget til godkendelse på mødet den 25. september. Desuden skal SH skal aflægge regnskab for forbruget af midlerne inden udgangen af 2025.

Løsning

Lokaludvalget bemyndiger Handelsforeningen Sydhavnen Handler til at arrangere og afholde årets julearrangement i samarbejde med Forretningsudvalget og Sekretariatet.

Lokaludvalget bemyndiger Sekretariatet til at udbetale midler til den regnskabsansvarlige hos Sydhavnen Handler, så løbende udgifter kan dækkes indenfor budgettet.

Økonomi

Der er afsat et rammebeløb på 50.000 kr. SH skal fremlægge et budget for julearrangementet senest på lokaludvalgets møde den 25. september, hvor udgifterne skal være fordelt indenfor budgetrammen. Midlerne tages fra lokaludvalgets pulje til egne projekter.

Videre proces

SH skal, såfremt denne indstilling godkendes, senest på lokaludvalgets møde den 25. september 2025 fremlægge en projektbeskrivelse med budget til godkendelse i lokaludvalget. SH skal aflægge et regnskab for brug af midler afsat af lokaludvalget inden udgangen af 2025.