Godkendelse af planerne for lokaludvalgets julearrangement

Indstilling

Det indstilles:

1. at lokaludvalget godkender, at julearrangementet udliciteres til relevante aktører i Sydhavnen

2. at Sekretariatet og Forretningsudvalget arbejder videre med at indgå aftale med relevante aktører

3. at lokaludvalget godkender rammerne for julearrangementet

4. at lokaludvalget godkender, at julearrangementet i år afholdes lørdag den 28. november

Problemstilling

Ad 1) Udlicitering af julearrangementet:

Lokaludvalget er hvert år arrangør af et julearrangement, der traditionelt er blevet afholdt 1. søndag i advent på Mozarts Plads. Det har været Sekretariatet, der sammen med en arbejdsgruppe har stået for al planlægning af de fleste af julearrangementerne

i 2025 blev planlægningen og afholdelsen af julearrangementet overgivet til Handelsforeningen Sydhavnen Handler (SH), Sekretariatet stod til rådighed med oplysninger på leverandører, julemand ol., men ellers blev arrangementet planlagt af frivillige blandt Sydhavnen Handlers medlemmer, der også fik rådighed over det budget, lokaludvalget havde afsat til arrangementet. 

Udliciteringen skete på grund af travlhed i Sekretariatet hele efteråret grundet KV25, valg til lokaludvalget og forøget fokus på Bådehavnsgade.

Evalueringen af arrangementet viste, at SH syntes, at det havde været en spændende men også meget stor opgave. SH har i en ny henvendelse til lokaludvalget tilbudt at deltage i arrangementet igen i år, men de kan ikke stå for alt arbejdet med planlægningen af det.

Ad 2) Planlægning af udliciteringen:

Sekretariatet forventer at få travlt igen med opstart af bydelsplanen fra august og det videre arbejde med den samt afholdelse af Høstpicnic og seminar for lokaludvalget.

Forretningsudvalget foreslår, at julearrangementet udliciteres igen. Det foreslås at Forretningsudvalget og Sekretariatet spørger relevante aktører, f.eks. Børnekulturstedet, Sydhavn Teater og Mit Kvarter, om de kan stå for at planlægge og afholde årets julearrangement.

Sidste år var der ikke nok strøm på Mozarts Plads til at drive bl.a. kogeplader i de boder, der var opstillet på pladsen. Systemet blev overbelastet mange gange i løbet af arrangementet. Dette er Klima- teknik- og Miljøforvaltningen orienteret om, og de er ved at undersøge muligheden for at få flere ampere lagt ind i det strømskab, der findes på pladsen. Desværre har Radius, der skal stå for arbejdet en meget lang leveringstid, så der vil ikke være mere strøm på pladsen til årets julearrangement, end der var sidste år. Dette betyder, at Sydhavnen Handler eller andre ikke vil kunne opstille boder på pladsen, der kræver strøm.

Ad 3) Rammerne for arrangementet:

Lokaludvalget afsatte på sit møde i november 2025 50.000 kr. af puljemidlerne til afholdelse af dette års julearrangement. Forretningsudvalget foreslår, at arrangørerne får rådighed over dette beløb mod at aflevere kvitteringer for alle afholdte beløb inden 1. januar 2027. Sekretariatet kan løbende dække arrangørernes dokumenterede udgifter til afviklingen af arrangementet.

Forretningsudvalget foreslår, at rammene bliver mere simple end de senere år. Det vil sige, at der skal være et juletræ på pladsen, der skal tændes af julemanden, som også skal dele slikposer ud til børnene. Arrangementet kan afholdes mellem kl. 16 og 18. Det er en del af licitationen, at arrangørerne står for at indhente nødvendige tilladelser fra Københavns Kommune og politiet, og at de også står for grafisk arbejde og kommunikation.

Lokaludvalgets medlemmer bør i videst muligt omfang deltage i arrangementet, og medlemmerne kan hjælpe med at fortælle deltagerne om aktuelle emner, f.eks. bydelsplanen.

Ad 4) Dato for afholdelse af julearrangementet:

Som nævnt er det traditionen, at lokaludvalgets julearrangement afholdes 1. søndag i advent, det er i år den 29. november. Forretningsudvalget mener, at andre aftaler denne dag/aften afholder nogen fra at deltage. Derfor foreslå Forretningsudvalget, at julearrangementet afholdes om lørdagen den 28. november. Det vil betyde at forretningerne holder åbent, og at Sydhavnen Handlers medlemmer vil have mulighed for at deltage ved at holde deres egne forretninger åbent op til julearrangementet.

Løsning

Lokaludvalget godkender, at planlægningen af årets julearrangement udliciteres til relevante aktører, som Forretningsudvalget og Sekretariatet sammen vil forsøge at finde. Arrangørerne får rådighed over det beløb, der er afsat til arrangementet. Kvitteringer og evaluering skal indsendes senest 1. januar

Økonomi

Lokaludvalget har afsat 50.000 kr. af puljemidlerne til at afholde arrangementet for.

Videre proces

Lokaludvalget orienteres senest på septembermødet om fremdriften i planlægningen.