Evaluering og tilretning af ny puljestruktur i forbindelse med åbning af 2027-puljen

Indstilling

Det indstilles til Kgs. Enghave Lokaludvalg

1. at Lokaludvalget orienteres om ønskede ændringer til den nuværende puljestruktur samt baggrunden for disse.
2. at Lokaludvalget godkender ændringerne til ikrafttrædelse efter dette møde med henblik på forvaltningen og behandlingen af puljemidlerne for 2027

Problemstilling

Lokaludvalget træffer hvert år beslutning om et budget for de puljemidler, som lokaludvalget har til opgave at udmønte til aktiviteter, udstyr og materiel, der gavner lokalområdet og bidrager til realisering af lokaludvalgets bydelsplaner. Sidste år indførtes en struktur, der blandt andet indeholdt nedsættelsen af puljeudvalg, mindskning af antallet af frister fra 11 til 5 samt opdatering af puljekriterier samt oprettelsen af en løbende lillepulje (se tidligere beslutninger).  

Den hidtidige afprøvelse af den nye puljestruktur samt en forvaltningsbesluttet indførsel af nyt puljeadministrationssystem har blotlagt nogle uhensigtsmæssigheder i strukturen. Disse søges udbedret af nedenstående ændringsforslag, som er resultatet af evalueringer som det nedsatte puljeudvalg fra det gamle såvel som nye puljeudvalg samt lokaludvalgssekretariatet har foretaget:

• Reducering fra 5 til 4 årlige frister: 1. frist i november (forud for næste år), 2. frist i februar, 3. frist i maj og 4. frist i august (+ evt. restfrist i oktober)
  
  Fristerne i oktober og december i afprøvningsåret erfaredes at kunne slås sammen til én novemberfrist og på den måde omgå at fristerne ligger lige oveni/efter efterårsferie og optil juleferie. Dertil at augustfristen d. 20. ligger for sent i forhold til at kunne imødekomme projekter fra 1. september.

• Ændring af dato for ansøgningsfrister fra d. 20. forud for behandlingsmåneden til førstkommende hverdag i behandlingsmåneden, således fristen typisk er d. 1.-3. med behandling og afgørelse inden d. 31. i samme måned.
  
  Det nye puljesystem muliggør en mere effektiv sagsbehandling, hvorfor det skønnes gavnligt for både administration, formidling og overblik, at en frist samt afgørelse følger måneden. F.eks. vil en kommende ansøgningsfrist hedde så hedde d. 2. november kl. 23.59 med afgørelse truffet d. 26. og udsendte svar d. 27. eller 30. november. På den måde forkortes behandlingstiden med knap 2 uger fra det nuværende.
• Midlertidigt ophold i driften af Lillepuljen, så der vindes tid til at udvikle på dennes set-up i henhold til nyt puljesystem og ressourcetrækket på både puljeudvalg og -medarbejder.
  Driften af lillepuljen har vist, at ressourcetrækket for både udvalgsmedlemmer og sekretariat er for krævende taget beløbs- og projektstørrelserne i betragtning. Ambitionen med lillepuljen har dog virket i forhold synlighed og nye projekttyper og det forventede antal lillepuljeansøgere for året (ca. 20) er ved indgangen til september overgået (30). Derfor ønskes der en pause for lillepuljen, så et passende set-up kan opsættes med henblik på en genåbning, når ressourcetræk, puljesystem og ansøgningsformat er tilpasset.
• Beregningen af beløbsreservation pr. frist ændres fra procentuel udregning til konkrete fastsatte beløb. Eksempel: ved første frist for 2027 kan der maksimalt uddeles for ca. 500.000 kr. af et bydelspuljebudget på 1 mio. kr.. Beløb og budget fastsættes på 2027-budgetmødet i slut november.
  Puljemedarbejderen har flere gange oplevet at udregningsmetoden for beløbsgrænser- og reservationer for de enkelte frister i 2026 har vist sig unødvendigt svære, hvorfor der et par gange er sket tidskrævende fejl. Dertil har det vist sig, at det heller ikke er en formidlingsvenlig udregningsmetode i henhold til overblikket lokaludvalgsmedlemmerne hurtigt skal kunne opnå.
• Reglen om at ansøgninger på over 50.000 kr. eller derover automatisk løftes til a-sager på Lokaludvalgsmøder nedlægges, således alle ansøgninger indstilles som b-sager og må løftes ved godkendelsen af pågældende dagsorden, hvis et medlem ønsker ansøgninger drøftet eller ændret.
  Reglen viste sig i praksis at være en administrativ unødvendig ekstraopgave såvel som uoverskuelig medlemsopgave. Dette da beløbsreservationerne på de enkelte frister fordrer, at hvis man som lokaludvalgsmedlem ønskede at ændre på puljeudvalgets forbehandling på en a-sag skulle b-sager også løftes, da midler kun kan findes ved at tage fra andre indstillede tilsagn. Dermed gav reglen ikke mening i praksis, hvilket ændringsforslaget i højere grad vil gøre.
• Puljeudvalget har fem sekretariatsbetjente udvalgsmøder i 2027: fire i forbindelse med ansøgningsfristerne og yderligere et med henblik på evaluering/udvikling (og evt. restuddeling) i oktober.
  Puljeansøgningsbedømmelserne har i praksis vist sig at behøve så meget tid som muligt, hvorfor der sjældent har været mere end 5-7 min. pr. ansøgning, hvis der også er andre dagsordenspunkter. Derfor indføres nu et fast møde i oktober, som i udgangspunktet ikke handler om ansøgninger, men selve puljearbejdet og udviklingen af dette. Dertil forventes antallet af ansøgninger til de 4 frister at stige til helt op til 20-25 pr. frist, hvorfor møderne i forbindelse med fristerne må forventes at gå i overvejende stor grad til bedømmelser.

Illustration af tilpasning

Løsning

Kgs. Enghave Lokaludvalg kan drøfte indstillingen, komme med input og endelig godkende ændringerne, så de implementeres fra 2027-puljens åbning i efteråret 2026. Hvis ændringerne godkendes har det indflydelse på fremstillingen og formidlingen af bydelspuljen på hjemmeside og i puljeguiden. Dertil bliver budgetmødet i november også påvirket, da puljebeløb og grænsefastsættelser skal ske her.

Økonomi

Ændringerne har ikke direkte indflydelse på bydelspuljens økonomiske forhold. Ændringerne fordrer dog opmærksomhed på fremadrettet budgettering og den effekt som løbende overførsel af midler fra bydelspulje til egne projekter kan have på bydelspuljens frister. håndteringen af budgetændringer.

Videre proces

Såfremt Kgs. Enghave Lokaludvalg vedtager indstillingen vil ændringerne bliver videreformidlet på hjemmeside og i puljeguide samt via mailudsendelse til puljeansøgere fra indeværende og sidste år. Ordningen evalueres i oktober 2027.

Puljeudvalget holdes ajour og bidrager med input og sparring til de eventuelle implikationer vedtagelsen ændringerne medfører.