Orientering om implementering af nyt puljeadministrationssystem

Indstilling

Det indstilles til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. at lokaludvalget tager orienteringen om implementering af puljeadministrationssystem til efterretning

Problemstilling

1. Alle Københavns Lokaludvalg og lokaludvalgssekretariater overgår i løbet af 2026 til at modtage og administrere ansøgninger til Bydelspuljen via den digitale ansøgningsplatform og puljeadministrationssystem GrantOne. GrantOne er en brugervenlig, cloud-baseret administrationsløsning, der bruges af bl.a. fonde og flere kommuner, herunder Aarhus og Aalborg. Systemet er under implementering og sekretariatet lancerer systemet for ansøgere fra mandag d. 5. oktober kl. 12.00. GrantOne-systemet rummer mange muligheder for bl.a. sikker kommunikation mellem ansøgere og sekretariatet, intern kommunikation mellem puljeudvalgslokaludvalgsmedlemmer og sekretariatet om vurdering af ansøgninger, nem adgang til statistik m.m. Der er pt. 5 lokaludvalg, der har åbnet for ansøgninger i løbet af forår og sommer, og de resterende 7 lokaludvalg åbner for adgang fra september og frem. Er man nysgerrig på, hvordan systemet opleves for ansøgere i Sydhavnen, kan man oprette sig som bruger og lave en testansøgning her: Københavns Kommune - Kgs. Enghave Lokaludvalg / GrantOne
   
   Systemet nulstilles fuldstændigt inden lancering. Opdager man stavefejl eller usammenhængende sætninger, må man kontakte puljemedarbejderen. Puljeudvalget har gennemgået ansøgningsskemaets blokke og set-up med sekretariat, som også har modtaget support fra leverandør. Ændringer til set-up og skemaer forventes taget op i 2027, når puljestruktur evalueres i Lokaludvalget. Puljeudvalget vil notere erfaringer og drøfte set-up løbende ved behov.
   
   Medlemmer af lokaludvalget, som ikke sidder i Puljeudvalget, vil kunne se et pdf-udskrift af alle aktuelle ansøgninger til behandling på medlemmernes side i forbindelse med Lokaludvalgsmøderne og puljefristerne i november 2026, februar, maj og august 2027.
   
   Eksplicit adgang til at se og følge løbende med i ansøgninger, bedømmelser og behandling kræver kontakt og log-inoprettelse via puljemedarbejderen.
   
   Evt. restansøgninger til 2026 modtages stadig i eksisterende word-ansøgningsskema.

Løsning

Lokaludvalget tager orienteringen om systemimplementeringen til efterretning.

Økonomi

Tilretninger og udviklinger af systemet tilpasset lokaludvalgene vil kunne medfører uforudsete omkostninger, hvorfor der bør budgetteres med et estimat på disse omkostninger ved 2027-budgetlægningen. Sekretariatet udregner et realistisk beløb.  

Videre proces

Sekretariatet holder lokaludvalget orienteret om implementeringen af systemet og indkomne ansøgninger.