Beslutning om ændring af lokaludvalgets julearrangement

Indstilling

Forretningsudvalget indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg:

1. at de sædvanlige aktiviteter i forbindelse med lokaludvalgets julearrangement aflyses på grund af forsamlingsforbuddet på 50 personer

2. at de 50.000 kr., lokaludvalget har afsat til årets julearrangement overføres til en pulje til lancering og gennemførelse af en række mindre aktiviteter den 29. november 2020 på Sluseholmen og Teglholmen.

3. at den ad-hoc-arbejdsgruppe, der blev nedsat af lokaludvalget til at planlægge årets julearrangement bemyndiges til at tildele op til 2.500 kr. pr. aktivitet efter ansøgning.

4. at lokaludvalget tildeler op til 12.000 kr. fra Borgerinddragelsespuljen til a som underskudsgaranti til at gennemføre aktiviteten "Flydende juletræ".

 

 

 

Problemstilling

Kgs. Enghave Lokaludvalg har i sit budget afsat en sum på 50.000 kr. til planlægning af årets julearrangement, som lokaludvalget tidligere har besluttet skal gennemføres på Sluseholmen eller Teglholmen (Holmene).

Den arbejdsgruppe, der er nedsat af lokaludvalget til at planlægge julearrangementet (Jan Fønss, Joan Røge og Stine Ovgaard) har sammen med sekretariatet forsøgt at planlægge et julearrangement, der både giver mening og kan gennemføres med de nuværende Corona-restriktioner, herunder afstandskrav på generelt 1 meter samt at maksimalt 50 personer må forsamles til et fælles arrangement uden siddepladser.

Arbejdsgruppen mener ikke, at det er muligt at gennemføre det traditionelle julearrangement, hvor borgerne inviteres til at deltage i tændingen af et stationært juletræ med forskellige traditionelle juleaktiviteter ved træet. Arbejdsgruppen er derfor gået i gang med at undersøge, om arrangørerne af sidste års Flydende Juletræ ved Sluseholmen og Teglholmen, som lokaludvalget gav et tilskud af puljemidlerne til på 12.000 kr. som underskudsgaranti vil være interesserede i at gennemføre noget tilsvarende i år indenfor samme beløbsramme og med tilsvarende underskudsgaranti fra lokaludvalget. Arrangørerne har sagt, at de er interesserede, men der er endnu ikke truffet nogen aftale om det. Hvis lokaludvalget beslutter at lade et Flydende Juletræ være en del af aktiviteterne, vil træet kunne tændes den 29. november og herefter sejle rundt på vandet ud for Sluseholmen og Teglholmen. Arrangørene vil være ansvarlig for alle aktiviteter i den forbindelse, og for hvornår juletræet vil være på vandet i juleperioden. De 12.000 kr. er et maksimumbeløb, og arrangørerne vil skulle indsende et budget og en beskrivelse af arrangementet til sekretariatet. Midlerne kan tages fra lokaludvalgets Borgerinddragelsespulje.

Arbejdsgruppen har undersøgt om der ville kunne gives tilladelse til at afholde et fælles julearrangement, hvor borgerne blev inviteret til at stille sig op langs kajkanten for at se det flydende juletræ, og hvor lokale virksomheder og foreninger kunne søge en pulje om aktiviteter, der skulle foregår ved kajkanten. Efter kontakt til Københavns Kommune (Byliv) og til Københavns Politi, er det heller ikke realistisk at gennemføre denne form for fælles julearrangement, da lokaludvalget ville være forpligtet til at sikre Coronareglernes overholdelse også selv om afstanden mellem deltagerne bliver spredt ud.

I stedet foreslår arbejdsgruppen, at lokaludvalget overfører de 50.000 kr. der er afsat til lokaludvalgets julearrangement til en pulje, der med inspiration i Vesterbro Lokaludvalgs "Lights On Festival", der blev afholdt den sidste weekend i august, skal bruges til lancering af og gennemførelse af aktiviteter den 29. december 2020 på Sluseholmen og Teglholmen. En beskrivelse af Vesterbro Lokaludvalgs arrangement kan læses her: Dagsorden fra VLU

Tanken er, at støtte det lokale kulturliv på Sluseholmen og Teglholmen til at gennemføre aktiviteter 1. søndag i advent, den 29. november 2020, hvor aktørerne (det lokale erhvervsliv og lokale foreninger) kan søge støtte på 2.500 kr. pr. aktivitet.

 

Lokaludvalget står for den overordnede ramme og de enkelte butikker/kunstnere m.v. står for det aktuelle arrangement. De butikker eller kunstnere der ønsker at være med, kan indgå kontrakt med lokaludvalget om finansiering af op til 2 tariffer af hver 2.500 kr. Inden der kan indgås kontrakt, skal sted, tid og kunstner være på plads. De der kan være med, er butikker og foreninger indenfor Lokaludvalgets geografiske område og princippet for udvælgelsen er først til mølle og at aktiviteterne afholdes på Sluseholmen eller Teglholmen den 29. november. Ansøgerne har ansvaret for, at de enkelte arrangementer overholder de gældende retningslinjer omkring. Corona på afviklingsdatoen.

 

Tidsplanen for afviklingen af arrangementet fremgår af vedlagte projektskabelon.

Det er lokaludvalgets, altså medlemmernes opgave, at 

- skabe kontakter i forretninger og foreninger på Sluseholmen og Teglholmen 

- møde op til et udvalg af aktiviteterne

- hjælpe med at dele begivenheden på FB

- Definere søgekriterierne

 

Budgettet foreslås sådan:

15 aktiviteter á 2.500 kr.

Annonce 10.000 Kr. (en halsides og en kvartsides annonce i lokalavisen)

Facebook 2.000 Kr.

I alt: 49.500 kr

Hvis arrangørerne af sidste års flydende juletræ vil afholde en tilsvarende aktivitet i år, vil det ske med økonomisk støtte fra lokaludvalget, men det vil være en aktivitet, som lokaludvalget ikke vil have noget selvstændigt ansvar for gennemførelsen af.

Det vil være arrangørernes ansvar at sikre, at Coronareglerne overholdes og at tilladelser til aktiviteten er på plads. De øvrige aktiviteter, lokaludvalget støtter gennem tilskud fra en særlig pulje vil ikke have nogen sammenhæng med det flydende  juletræ.

 

Løsning

Lokaludvalget beslutter at aflyse det traditionelle årlige julearrangement på grund af Coronasituationen. Lokaludvalget afsætter op til 12.000 kr. til en selvstændig aktivitet, flydende juletræ, og op til 50.000 kr. overføres fra puljen "lokaludvalgets julearrangement" til afholdelse af mindre, selvstændige aktiviteter den 29.november 2020, der kan søges af selvstændige erhvervsdrivende og foreninger på Sluseholmen og Teglholmen. Julearbejdsgruppen bemyndiges til at fordele disse midler efter princippet først til mølle.

Økonomi

12.000 kr. til Flydende Juletræ tages fra Borgerinddragelsespuljen. Restbeløbet i Borgerinddragelsespuljen er på 22.460 kr. Restbeløb efter brug af midler til flydende juletræ vil være på 10.260 kr.

50.000 kr. til lancering/annoncering af pulje til aktiviteter den 29. november tages fra den afsatte pulje til lokaludvalgets julearrangement.

Videre proces