Orientering om de formelle rammer for lokaludvalget

Indstilling

Sekretariatet for Kgs. Enghave Lokaludvalg indstiller til lokaludvalget

1. at lokaludvalget tager Sekretariatets orientering om de formelle rammer for lokaludvalget til efterretning

Problemstilling

Såvel de nyvalgte medlemmer af Kgs. Enghave lokaludvalg som de genvalgte skal orienteres om - eller have deres viden genopfrisket om - de formelle rammer for lokaludvalgets arbejde. Nedenfor følger en række "nedslagspunkter" om formalia for lokaludvalgene - den er ikke udtømmende, men vil komme ind på det vigtigste. Sekretariatet gennemgår også punkterne på selve lokaludvalgsmødet, og eftersender oplægget efter mødet.

Mødepligt/Afbudspligt:

Der er ikke mødepligt til lokaludvalgets møder, men medlemmerne har pligt til at melde afbud. Så snart man ved, at man er forhindret i at deltage i et lokaludvalgsmøde, skal man melde afbud til Sekretariatet. Afbud kan ske på mail eller ved at ringe til enten Anja eller Anne. Sekretariatet sørger for at indkalde suppleanten, så vi undgår en situation, hvor lokaludvalget ikke er beslutningsdygtigt.

Hvis du udebliver fra 3 møder i træk uden at melde afbud, betragtes du som udmeldt af lokaludvalget. For så vidt angår medlemmer, der er udpeget af foreninger, vil Sekretariatet hvis det bliver aktuelt, orientere den forening, du repræsenterer, og spørge foreningen, om de ønsker at stille med et nyt medlem. Hvis foreningen ikke benytter sig af denne mulighed, vil 1. suppleanten på fagområdet blive indstillet til den ledige plads. For de politisk udpegede medlemmer vil Sekretariatet kontakte medlemmets politiske bagland via Medlemssekretæren på Rådhuset, hvis et medlem udebliver 3 gange i træk uden afbud.

Dagsorden til lokaludvalgets møder:

For at der kan holdes et møde i lokaludvalget skal der være en dagsorden.

Der er en bestemt proces for, hvordan dagsordenen bygges op. Lokaludvalgets tre stående udvalg (Bymiljøudvalget, Kulturudvalget og Socialudvalget) samt Ad Hoc arbejdsgrupperne forbehandler en række sager til lokaludvalget og laver indstillinger til dagsordenen. Det kan bl.a. være sager fra forvaltningerne, f.eks. høringer, eller fra andre myndigheder, f.eks. By og Havn. HOFOR eller Sund og Bælt. 

Der er lavet en samarbejdsaftale mellem Økonomiforvaltningen, som lokaludvalgene hører under, og alle forvaltningerne om, at der så vidt muligt skal ske tidlig inddragelse af lokaludvalget, i alle væsentlige sager for bydelen. Den tidlige inddragelse skal helst give lokaludvalget tid til at spørge borgerne og andre interessenter i bydelen om deres holdning til sagen. I høringer skal lokaludvalget som udgangspunkt have mindst 6 uger til at afgive et høringssvar. Det er ikke altid nok til at lave borgerinddragelse, men det hjælper i nogle tilfælde.

Når der har været møde i de stående udvalg og evt. Ad Hoc grupper laver Sekretariatet et udkast til en dagsorden, som sendes til Forretningsudvalget (FU). FU består af forpersonen, de to næstforpersoner samt tovholderne (forpersonerne) for de tre stående udvalg. FU mødes som regel 2 uger før lokaludvalgets møde for at sammensætte punkterne til dagsordenen. 

Sekretariatet skriver dagsordenen og sender den til lokaludvalgets medlemmer og evt. indkaldte suppleanter ca. 1 uge før lokaludvalgets møde (senest 4 hverdag før mødet). Dagsordenen  sendes ud på mail og offentliggøres på Københavns Kommunes hjemmeside Dagsordener og referater

Som medlem af lokaludvalget, har du ret til at stille et medlemsforslag. Du skal selv formulere problemstillingen og begrundelsen for at du ønsker en sag behandlet i lokaludvalget. Sekretariatet skal have dit medlemsforslag senest 8 hverdage før lokaludvalgets møde. Når du har indsendt dit forslag på skrift, sørger Sekretariatet for, at det komme med på dagsordenen.

Borgernes Tid - Hvad er det?

Hvert lokaludvalgsmøde starter med punktet ”borgernes tid”. Det er et fast punkt på dagsordenen i starten af lokaludvalgsmøder i Københavns Kommune. Alle kan møde op til dette punkt og man kan komme med input, stille spørgsmål, søge hjælp til sager eller kritisere beslutninger direkte over for lokaludvalget. Under dette punkt har alle taleret og det er en mulighed for borgere, aktører og interessenter til at komme i dialog med lokaludvalget.  Der er afsat 20-30 minutter til borgernes tid. Hvis der ikke dukker nogen op, bliver punktet sprunget over og man vil gå videre i dagsordenen.

Sekretariatet anbefaler at man henvender sig til sekretariatet inden man møder op til borgernes tid med en sag for evt. at kunne hjælpe med at forberede punktet inden det fremlægges.  

Løsning

Lokaludvalget tager orienteringen til efterretning.

Økonomi

Intet