Mødedato: 13.03.2008, kl. 19:00

Økonomistatus

Økonomistatus

Kongens Enghave Lokaludvalg

 

DAGSORDEN

fra ordinært møde torsdag den 13. marts 2008

 

 

8.      Økonomistatus

KON  42/2008

BESLUTNING

 

Formanden indstiller til Kgs. Enghave Lokaludvalg,

 

1. at Lokaludvalget godkender en udvidelse af fællessekretariatet med dertil følgende ændringer i budgettet for sekretariatsmidlerne for 2008

 

2. at Lokaludvalget godkender udkast til brev til Økonomiudvalget vedr. uforbrugte midler fra 2007

 

Kgs. Enghave Lokaludvalgs beslutning på mødet den 13. marts 2008:

 

1. Lokaludvalget kunne ikke godkende huslejeforøgelsen fra 70.000 kr. 89.000 kr. i 2008, eftersom det mest presserende behov for mere plads i Fællessekretariatet først forventes i 2009 med bydelsplansprocessen. I slutningen af året, i forbindelse med godkendelse af 2009-budget, kan Lokaludvalget tage fornyet stilling til udvidelse af fællessekretariatet. Lokaludvalget forventer, at dette vil frigøre tilsvarende flere puljemidler i 2008 til uddeling i bydelene, jf beslutningen af 20. juni 2007 om at "inden der anvendes puljemidler, skal netværksmedarbejderens i den udstrækning det lader sig gøre, finansieres af evt. rest-midler fra fællessekretariatets budget".

 

2. Brevet til Økonomiudvalget blev godkendt med følgende rettelser:

- der tilføjes et "f.eks." foran Mozarts Plads i sidste afsnit

- "eller" erstattes med "og" i sidste afsnit

 

 

PROBLEMSTILLING

 

At. 2 i økonomipunktet fra mødet den 21. februar vedr. en udvidelse af fællessekretariatet blev udskudt. Lokaludvalget traf på mødet den 8. november 2007 – i forbindelse med drøftelser om, hvorvidt Kgs. Enghave Lokaludvalg skulle indgå i det fælles husudvalg for Demokratihuset – den principbeslutning, at hvis den husleje som bliver forhandlet med Demokratihuset bliver højere end det budgetterede (70.000 kr.), skal beslutningen om fællessekretariatet genoptages.

 

Nedenfor følger indstillingen fra det samlede økonomipunkt, fra sidste møde, hvor: sekretariatesregnskab 2007 blev taget til efterretning; puljeregnskab 2007 blev godkendt; overførslerne af  udgifter til logo og julearrangement fra 2007 til 2008 blev godkendt; og hvor det blev taget til efterretning, at uforbrugte midler muligvis ikke vil kunne overføres til 2008.

 

I forbindelse med de uforbrugte midler, besluttede Lokaludvalget at skrive et brev til Københavns Kommune, Økonomiudvalget, hvor der gøres opmærksom på de konsekvenser en udgiftssag kan få i Kgs. Enghave. Sekretariatet og forretningsudvalget blev bemyndiget til lave et udkast med udgangspunkt i det brev, som Vesterbro Lokaludvalg den 20. februar besluttede at sende til Økonomiudvalget.

 

Udkast til dette brev vedlægges som bilag

 

 

Baggrund (indstilling for punkt 10. Økonomistatus fra mødet 21. februar)

Regnskab for sekretariatsmidlerne år 2007

Det budget som lokaludvalgene vedtog i juni 2007 var et årsbudget, og således et standardbudget for et helt år. Men da lokaludvalgene kun har eksisteret i ¾ år har det ikke fået tildelt et helt årsbudget i midler, men kun ¾.

Det vil altså sige, at Fællessekretariatet for Kgs. Enghave og Vesterbro Lokaludvalg i alt fik tildelt 461.000 x 2 = 922.000 kr. i sekretariatsmidler for 2007.

 

Udgiftsposter

Årsbudget i kr.

Regnskab

Afvigelse

Løn til udvalgssekretær

550.000

179.178,02*

370.821,98

Husleje for lokale i Demokratihuset

70.000

61.075,25

8.924,75

Husleje for arbejdsplads på Karens Minde

30.000

12.000**

18.000

Overhead

100.000

67.433,19

 

32.566,81

ADSL-opkobling til 2xlokaludvalg

200.000

8231,92***

 

191.768,08

Diverse sekretariatsudgifter

49.000

19.577,72

 

29.422,28

Mødeudgifter

30.000

25.332,63

 

4667,37

Informationsudgifter

200.000

67.430,54

132.569,46

I alt

1.229.000

440.259,27

788.740,73****

 

 

* Ansat per 15. august 2007

* Husleje for 3. og 4. kvartal.

*** Beslutningerne om ADSL-refusion mm. blev taget hhv. den 6.9.2007 og 11.10.2007 i de to lokaludvalg

**** Afvigelsen er beregnet i forhold til det lagte årsbudget. Reelt er der en afvigelse på 922.000 – 440.259,27 = 481.740,73

 

I alt er der altså et overskud på 481.259,27 kr. på sekretariatsbudgettet for 2007. Disse midler søger sekretariatet at få overført til budgettet for 2008.

 

 

 

Udvidelse af sekretariatet

Fællessekretariatet for Kgs. Enghave og Vesterbro Lokaludvalg er lokaliseret på Valdemarsgade 4, Demokratihuset, som er den officielle sekretariatsadresse. I Demokratihuset råder sekretariatet over et kontor på ca. 10 m2, hvortil kun sekretariatet har adgang. Fællessekretariatet råder desuden over en arbejdsplads i Karens Minde Kulturhus.

 

Pt. er der ansat en udvalgssekretær og en netværksmedarbejder i sekretariatet og en studentermedhjælp er ved at blive ansat. Det er vigtigt, at de ansatte i sekretariatet får ordentlige arbejdsvilkår, herunder at der er plads til arbejdspladser til alle ansatte, samt mulighed for at hele sekretariatet kan samles og være på arbejde samtidig indimellem for at tilrettelægge arbejdet for lokaludvalgene. Mere langsigtet overvejes det også, om der evt. skal projektansættes en medarbejder i 2009, der skal være tovholder på bydelsplanprocesse n. I så fald skal der også være en arbejdsplads til denne person. (Vedkommende skal selvfølgelig ikke udelukkende sidde i Demokratihuset, men kommer sandsynligvis til at dele sin arbejdstid mellem de to arbejdspladser, men under alle omstændigheder skal der være et ekstra skrivebord).

 

Derfor ønsker Udvalgssekretæren/Sekretariatet at udvide fællessekretariatet på Valdemarsgade med yderligere ca. 10 m2. Dette vil betyde en huslejestigning fra ca. 70.000 kr./år til ca. 89.000 kr./år.

 

En udvidelse af sekretariatet og dermed en huslejestigning vil medføre ændringer i sekretariatsbudgettet for 2008, der således vil komme til at se sådan her ud:

 

Udgiftsposter

Årsbudget i kr.

Løn til udvalgssekretær

550.000

Husleje for lokale i Demokratihuset

89.000

Husleje for arbejdsplads i Karens Minde

30.000

Overhead

90.000

Internetopkobling til 2 x Lokaludvalg

138.000

Diverse sekretariatsudgifter

49.000

Mødeudgifter

30.000

Informationsudgifter

185.000

Studentermedh jælp

101.000

I alt

1.262.000

 

I forhold til det tidligere sete budget er huslejestigningen på de 19.000 kr. finansieret ved at skære 10.000 kr. i Overhead-posten, der i forvejen var sat lidt højt. Og 9.000 kr. i løn til studentermedhjælpen, der tidligst kommer til at starte den 1. marts 2008 og derfor ikke skal aflønnes i et helt år, ligesom også denne post i forvejen indeholdt lidt luft.

 

 

Puljemidlerne 2007

Kgs. Enghave Lokaludvalg blev i 2007 tildelt 780.000 kr.

 

Af den samlede pulje har lokaludvalget i 2007 bevilget penge til aflønning af en netværksmedarbejder samt arbejdsplads i samarbejde med Vesterbro Lokaludvalg. Derudover har lokaludvalget bevilget 20.000 kr. til at få et logo, samt 33.000 kr. til at støtte et julearrangement.

 

Udgiftspost

Årsbudget i kr.

Regnskab

Løn til netværksmedarbejder

225.000

(205.969,84/2=) 102.984,92

Overhead

50.000

0*

Egne arrangementer + støtte til andre aktiviteter

505.000

0

Ialt

780.000

102.984,92

 

*Da lokaludvalgene besluttede at ansætte en netværksmedarbejder, besluttede de samtidig at en del af udgiften skulle søges finansieret via sekretariatsbudgettet. Det er gjort ved at alle udgifter til arbejdsplads, efteruddannelse, lønadministration, personaleadministration etc. i 2007 er finansieret via sekretariatsbudgettet.

 

De 20.000 kr. til logo, samt de 33.000 kr. til støtte til julearrangement er ikke nået at blive brugt inden regnskabsåret for 2007 sluttede. Derfor skal Kgs. Enghave Lokaludvalg beslutte at pengene i stedet bevilges af midlerne for 2008. Lokaludvalget har ikke mulighed for at trække sit tilsagn om støtte til julearrangementet tilbage og skal derfor godkende denne overførsel til 2008-budgettet. Men principielt kan lokaludvalget beslutte, at de ikke vil bruge af midlerne for 2008 til udarbejdelse af et logo, da det er en intern disponering i lokaludvalget.

 

I alt er der altså et overskud på 780.000 kr. – 102.984,92 = 677.015,08 kr. på puljemiddelbudgettet for 2007. Disse midler søger sekretariatet at få overført til budgettet for 2008.

 

 

Uforbrugte midler fra 2007

Der er opstået en såkaldt udgiftssag i kommunen. Sekretariatet samt udvalgsformændene har fået et forvarsel om, at lokaludvalgene muligvis ikke får lov at overføre deres uforbrugte midler fra 2007 til forbrug i 2008. Dette hænger sammen med at kommunerne generelt har overskredet deres budgetramme for 2008, som den er aftalt med regeringen. Derfor er det meldt ud, at alle overførsler som kommunerne laver fra et driftsår til et andet vil blive regnet med i kommunens samlede driftsbudget. Og da Københavns Kommune har lagt budget 2008 med henblik på at udfylde den samlede serviceramme (altså de udgifter til drift som det er tilladt for kommunen at forbruge), så vil overførsler betyde overskridelse af den tilladte ramme.

Københavns Borgerrepræsentation har endnu ikke truffet beslutning om dette, og det udmeldte er således bare et forvarsel.

Konkret vil det betyde for Kgs. Enghave Lokaludvalg, at de uforbrugte sekretariatsmidler på 481.259,27 kr. og de uforbrugte puljemidler på 677.015,08 kr. måske ikke kan overføres til 2008-budgettet. Pengene forsvinder sandsynligvis ikke, men indefryses til senere år, hvor budgetrammerne måske ikke er så stramme, eller kan muligvis overføres til anlæg. Sekretariatet er så småt gået i gang med at undersøge hvilke rammebetingelser der skal være opfyldt, hvis puljemidlerne fra 2007 skal bruges til anlægsprojekter.

 

LØSNING

Kgs. Enghave Lokaludvalg tager det endelig regnskab vedrørende sekretariatsmidlerne til efterretning og godkender regnskabet for puljemidlerne. Sekretariatet søger i den forbindelse om at få overført de uforbrugte midler til 2008. Endvidere drøfter lokaludvalget om man vil støtte en udvidelse af fællessekretariatet med en medfølgende huslejestigning og ændringer i sekretariatsbudgettet. Dette punkt er afhængigt af en godkendelse i begge lokaludvalg. Og endelig tager lokaludvalget til efterretning, at der muligvis vil komme en såkaldt udgiftssag i kommunen.

 

 



 

Til top