Katalog til at styrke fremdriften i lokalplaner og mål for sagsbehandlingstider

Indstilling

Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen indstiller, at Klima-, Miljø- og Teknikudvalget over for Økonomiudvalget anbefaler,

1. at forvaltningen indarbejder udviklere og grundejeres input i allerede vedtagne tiltag til at styrke fremdriften i udarbejdelsen af lokalplaner.
2. at nye tiltag til at styrke fremdriften afventer den eksterne analyse af lokalplanområdet.
3. at forvaltningen fastholder det nuværende servicemål, hvor den maksimale ventetid for at opstarte en lokalplan gennemsnitligt er seks måneder.

Problemstilling

I Overførselssagen 2025-2026 (BR 30. april 2026) (A, B, C, F, I, O, V, Ø og Å) indgik, at Klima-, Miljø- og Teknikudvalget inden forhandlingerne om Budget 2027 forelægges et katalogmed forslag til at styrke fremdrift i udarbejdelsen af lokalplaner, herunder modeller for mål for sagsbehandlingstider for forskellige kategorier af lokalplaner. Det nuværende servicemål for lokalplanområdet er vedtaget af Borgerrepræsentationen den 19. juni 2025. Forvaltningen skal inddrage input fra større udviklere og grundejere i regi af indsats i eksekveringsprogram for flere boliger (jf. bilag 2 og bilag 3).

Forud for Overførselssagen 2025-2026 godkendte Teknik- og Miljøudvalget Indsats for nedbringelse af ventelisten (TMU 16. december 2024), Borgerrepræsentationen godkendte opfølgning på tiltag i indsats for nedbringelse af ventelisten for lokalplaner (BR 29. juni 2025), og Klima-, Miljø- og Teknikudvalget blev orienteret om budgetanalysen for lokalplanområdet (KTU 27. april 2026).

Den eksterne analyse indhold og fokus blev godkendt af Klima-, Miljø- og Teknikudvalget den 22. juni 2026 ifm. med indstillingen "Krav og hensyn i lokalplaner".

Løsning

Forvaltningen har modtaget en række input fra større udviklere og grundejere til at opnå øget fremdrift i lokalplanprocesser. De eksterne input flugter i et vist omfang med de analyser, som forvaltningen selv har lavet, hvorfor inputtene kan gennemføres gennem tiltag, som allerede er igangsat eller det er besluttet at udføre. De igangsatte tiltag har afsæt i den budgetanalyse for lokalplanområdet, der er udført i vinteren 2026, og i indsats for nedbringelse af ventelisten for lokalplaner.

Forvaltningen foreslår, at yderligere forslag til at styrke fremdriften afventer den eksterne analyse af lokalplanprocessen, hvor der også er fokus på at reducere sagsbehandlingstiden. Analysens resultater forelægges udvalget primo 2027. Endelig anbefaler forvaltningen, at det nuværende servicemål på ventetid for opstart af en lokalplan fastholdes. Dette uddybes sidst i løsningsafsnittet.

Procesforbedringer og samspil med udfordringer

I forbindelse med ’Indsats for nedbringelse af ventelisten’, indgik, at forvaltningen skulle igangsætte en række effektiviseringstiltag. Som følge heraf er der bl.a. implementeret nyt servicemål, færre og enklere startredegørelser og færre bilag til indstillinger. Umiddelbart efter blev budgetanalysen for lokalplanområdet opstartet, hvor der også blev fokuseret på at finde procesforbedringer. En del af procesforbedringerne var sammenfaldende med to af effektiviseringstiltagene i ’Indsats for nedbringelse af ventelisten’ og blev videreført i budgetanalysen. På nuværende tidspunkt har forvaltningen syv tiltag til procesforbedringer, der enten er under implementering, eller som igangsættes i efteråret 2026:

1. Tidligere afklaring af kritiske udfordringer og udvidet visitation
2. Planprioriteter
3. Milepæle, faser og tidsplan
4. Forenkling af afklaringsfasen
5. Koncept for projektmøder
6. Standardbestemmelser og detaljering
7. Projektlog

Forvaltningen vurderer, at tiltagene svarer på en del af de udfordringer, der er peget på af større udviklere og grundejere og vil bruge inputtene til at kvalificere tiltagene yderligere. I det følgende gennemgås de udfordringer, der er identificeret af større udviklere og grundejere, samt hvordan de spiller sammen med tiltagene til procesforbedringer (A-G).

Prioritering af kommunale hensyn

Større udviklere og grundejere har fremhævet, at der er en manglende prioritering af konkurrerende hensyn, som fx bevaring, miljø, støj mv. Det kan føre til, at der kører flere parallelle processer i lokalplanlægningen, hvor de forskellige kommunale hensyn kan være modstridende. Dette vil indgå i forvaltningens arbejde med tiltag A Tidligere afklaring af kritiske udfordringer og udvidet visitation og tiltag B Planprioriteter, hvor der arbejdes med tidligt i lokalplanprocessen at identificere udfordringer og prioritere hensyn, så det er tydeligt, hvad der er styrende i den konkrete sag.

Detaljeringsgrad i lokalplaner

Større udviklere og grundejere har fremhævet, at høj detaljeringsgrad i lokalplaner kan være udfordrende, da det kan øge behovet for dispensationer i byggesagen efterfølgende. Derudover kan det udfordre salget af byggeretter, og det kan være svært at opnå byggeri med meget lavt klimaaftryk, da det kræver brug af specifikke materialer. Forvaltningen forsøger generelt at være imødekommende, når der er ønsker til specifikke materialer med lavt klimaaftryk og arbejder løbende på at vurdere, i hvilke tilfælde detaljeringsgraden kan reduceres uden at gå på kompromis med de politiske mål og hensyn til omgivelserne. De klimarelaterede spørgsmål behandles specifikt i Københavns Klimapartnerskab for Byggeri, hvor der deltager 60 eksterne partnere fra hele byggeriets værdikæde. Dette vil indgå i tiltag F Standardbestemmelser og detaljering og vil også indgå i den kommende eksterne analyse af lokalplanområdet.

Udnyttelse af ventetid

Større udviklere og grundejere oplever ventetiden på opstart af sagsbehandling som en stor udfordring og har foreslået, at tiden på ventelisten kan anvendes mere konstruktivt, hvis forvaltningen tidligere bidrager med input til, hvilke analyser mv., der med fordel kan igangsættes som forberedelse til opstart af lokalplanprocessen. Dette vil indgå i arbejdet med tiltag A Tidligere afklaring af kritiske udfordringer og udvidet visitation, så ventetiden kan bruges bedre.

Uklare leverancer

Større udviklere og grundejere har fremhævet, at det til tider er uklart, hvilke leverancer (analyser, tegninger mv.) bygherre skal bidrage med hvornår. Dette vil indgå i arbejdet med tiltag B Planprioriteter, så der kan undgås uklare leverancer.

Koordinering på tværs af forvaltninger og internt i forvaltningerne

Større udviklere og grundejere har fremhævet, at der er udfordringer med koordinering på tværs af forvaltninger og internt i forvaltninger, hvilket gør lokalplanlægningen mere tids- og ressourcekrævende end nødvendigt.  Forvaltningen arbejder på at håndtere problemstillingen dels ved at delegere et større mandat til projektlederen, hvilket vil være et af fokuspunkterne i den eksterne analyse af lokalplanområdet. Dels har Klima-, Miljø- og Teknikforvaltningen på baggrund af det politiske ønske om at sikre flere betalbare boliger etableret en ny organisering af området, der udarbejder lokalplaner, så der er større fokus på eksekvering, øget koordinering på tværs, løbende monitorering af fremdrift og særligt fokus på lokalplaner med mange nye boliger. Samtidig er der tilført flere medarbejderressourcer til området.

Forslag til at styrke fremdriften

Udover de ovenstående tiltag har forvaltningen procesoptimeret ved at have fokus på færre og enklere startredegørelser, færre bilag til indstillinger, fastlagt servicemål på ventetid og arbejdet med øget delegation.

Forvaltningen vurderer, at der er behov for, at de allerede planlagte tiltag implementeres og får den fornødne tid og mulighed for at have en effekt, før der iværksættes yderligere initiativer på området. Dette skal sikre, at effekterne af de iværksatte tiltag kan vurderes, og at eventuelle justeringer kan foretages, inden der igangsættes nye.

Herudover vil den eksterne analyse af krav og processer på lokalplanområdet ligeledes identificere udfordringer og forbedringspotentialer. Forvaltningen foreslår derfor, at nye forslag til at styrke fremdriften afventer denne analyse.

Modeller for mål for sagsbehandlingstider

For at styrke fremdriften i arbejdet med lokalplanerne fremlægges her to modeller for mål for sagsbehandlingstider. Model A består i at fastholde det nuværende servicemål på en maksimal tid på ventelisten for opstart af en lokalplan på gennemsnitligt seks måneder, samt at forvaltningen fortsat for hver enkelt sag aftaler en tidsplan med bygherre, som fastsættes ud fra kompleksitet og tilpasses efter krav til særlig proces. Model B består i som tidligere at have et fast servicemål i uger for den enkelte lokalplan afhængig af sagens kompleksitet (kategori 1-4).

Borgerrepræsentationen vedtog den 19. juni 2025 at afskaffe de daværende servicemål for lokalplaner, der var baseret på sagsbehandlingstid i den enkelte sag (Model B), og erstattede disse med et nyt servicemål, hvor den maksimale ventetid for at opstarte en lokalplan gennemsnitligt er seks måneder (Model A), som led i indsats for nedbringelse af ventelisten for lokalplaner.

Baggrunden for ændring af servicemålet var bl.a., at flere bygherrer havde givet udtryk for, at det især er ventetiden på at få igangsat en lokalplan, de oplever som en udfordring. Forvaltningen havde i perioden 2017 til 2025 et servicemål for sagsbehandlingstid i den enkelte sag og ikke på den generelle ventetid på at få igangsat en lokalplan. Forvaltningen oplevede, at et fast servicemål for en konkret sag enten var uambitiøst eller urealistisk, da der er relativt stor variation i sagerne, selv når de er i samme kategori.

Aktuelt aftaler forvaltningen og bygherre en tidsplan for hver enkelt sag, som fastsættes ud fra kompleksitet og krav til særlige processer, fx om forvaltningen kan sende lokalplanforslag i høring uden politisk forelæggelse, hvorvidt der skal laves tidlig inddragelse og længden på høringsperioden. Med den model er målet for hver sag ambitiøst, men realistisk. Forvaltningen bemærker, at det er forskelligt, hvordan bygherrerne tilrettelægger lokalplanprocessen i samarbejde med forvaltningen. Nogle planlægger et mere komprimeret forløb, hvor projektmøder ligger tæt og er klar til at forberede tegningsmateriale mv. hurtigt. Andre bygherrer planlægger et lidt længere forløb, hvor der er mere arbejdstid mellem projektmøderne. Dermed tilpasses tidsplanen til bygherres ønsker.

I forhold til at fremme eksekveringen af boligdagsordenen bemærkes, at de lokalplaner, som muliggør mange boliger, typisk er for store og komplekse til at være omfattet af et servicemål. 75% af de kommende boliger i lokalplaner kommer fra syv lokalplaner, der alle er i den sværeste lokalplankategori. I den type sager er det svært at lave et generelt servicemål, da der er stor variation og kompleksitet. Blandt de otte største danske kommuner er der generelt ikke fastsat servicemål for sagsbehandlings-tiden for lokalplaner (på nær Aarhus), da omfanget, kompleksiteten og processerne i sagerne varierer betydeligt, og det derfor er vanskeligt at fastsætte generelle mål, som er ambitiøse og samtidig realistiske.

Forvaltningen foreslår derfor at fastholde servicemålet på ventetiden for igangsættelse af lokalplansprocessen (Model A), fortsætte den løbende halvårlige monitorering og afrapportering til Klima-, Miljø- og Teknikudvalget, om hvordan sagsbehandlingstiderne udvikler sig, samt fortsat have fokus på at sikre fremdrift i sager, som har lang sagsbehandlingstid. Forvaltningen er i den forbindelse i gang med at revidere det interne tidstyringssystem for at understøtte fremdrift med interne mål for de forskellige underfaser i processen (tiltag C. Milepæle, faser og tidsplan). Derudover arbejder forvaltningen aktuelt på at styrke fremdriften gennem intern styring af lokalplansagerne ved bl.a. 1) at tydeliggøre projektlederens rolle og ansvar, 2) at delegere et større mandat til projektlederen, 3) at øge opfølgning på tidsplaner og milepæle samt 4) at standardisere arbejdsgange.

Politisk handlerum

Udvalget kan beslutte,

• at forvaltningen skal igangsætte konkrete tiltag, der ikke allerede er igangsat, inden der er udarbejdet en ekstern analyse af lokalplanområdet.
• at genindføre servicemål for hver enkelt sag, som er differentieret for hver kategori.
• at forkorte det nuværende servicemål fra seks til tre måneder, så den maksimale ventetid for at opstarte en lokalplan gennemsnitligt er tre måneder. Det vil kræve en opnormering og vil øge risikoen for overkapacitet af ressourcer, hvis der er et pludseligt fald i tilgangen af nye lokalplansager. Det kan føre til, at medarbejderne skal afvente opgaver.

Hvis indstillingen ikke godkendes, vil forvaltningen fortsætte implementeringen af de tiltag, som allerede er igangsat og fastholde det eksisterende servicemål for lokalplaner.

Økonomi

Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Når Klima-, Miljø- og Teknikudvalget har godkendt indstillingen, vil forvaltningen fortsætte implementeringen af de vedtagne tiltag og udvalget vil få forelagt en indstilling til politisk beslutning, når resultaterne fra analysen foreligger primo 2027.

Søren Wille

/ Karsten Biering Nielsen