Mødedato: 14.03.2013, kl. 18:30
Mødested: Det grønlandske Hus, Løvstræde 6
Decentral forvaltningsorganisering
Se alle bilag
Til top
Indre By Lokaludvalg skal drøfte og beslutte et høringssvar vedrørende oplægget fra Økonomiforvaltningen om decentral forvaltningsorganisering.
Indstilling og beslutning
Formanden indstiller,
- at Indre By Lokaludvalg drøfter et høringssvar vedrørende oplægget fra Økonomiforvaltningen om decentral forvaltningsorganisering.
- at Indre By Lokaludvalg bemyndiger formanden til at sende Økonomiforvaltningen et høringssvar, baseret på lokaludvalgets drøftelse.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen har den 6. februar 2013 udsendt et oplæg til alle lokaludvalg om decentral
forvaltningsorganisering. Decentral forvaltningsorganisering er et af fire spor i Strukturudvalgets
rapport vedrørende kommunens struktur, som man arbejder videre med,.efter at det er blevet besluttet
ikke at arbejde videre med en ny udvalgs- og forvaltningsstrutkur i kommunen.
Økonomiforvaltningen ønsker lokaludvalgenes input, erfaringer og forslag til mulige løsninger inden
for tre temaer knyttet til den decentrale forvaltningsorganisering:
1. Borgerinddragelse og lokal forankring
2. Gennemskuelig borgeradgang og større ensartethed
3. Større grad af samlokalisering på tværs af forvaltnings- og fagområder.
Svarfristen er den 25. marts 2013.
Det fremgår af debatoplægget, at et centralt aspekt af betjeningen af borgerne - herunder målsætningen om at skabe sammenhæng, nærhed og effektivitet i indsatsen - er organiseringen af kommunens decentrale opgaveløsning. Men kommunens nuværende decentrale organisering afspejler ikke altid et helhedsperspektiv på borgernes udfordringer og behov, særligt hvor borgerne efterspørger ydelser eller tilbud på tværs af kommunens forvaltningsområder. Det kommer bl.a. til udtryk ved,
forvaltningsorganisering. Decentral forvaltningsorganisering er et af fire spor i Strukturudvalgets
rapport vedrørende kommunens struktur, som man arbejder videre med,.efter at det er blevet besluttet
ikke at arbejde videre med en ny udvalgs- og forvaltningsstrutkur i kommunen.
Økonomiforvaltningen ønsker lokaludvalgenes input, erfaringer og forslag til mulige løsninger inden
for tre temaer knyttet til den decentrale forvaltningsorganisering:
1. Borgerinddragelse og lokal forankring
2. Gennemskuelig borgeradgang og større ensartethed
3. Større grad af samlokalisering på tværs af forvaltnings- og fagområder.
Svarfristen er den 25. marts 2013.
Det fremgår af debatoplægget, at et centralt aspekt af betjeningen af borgerne - herunder målsætningen om at skabe sammenhæng, nærhed og effektivitet i indsatsen - er organiseringen af kommunens decentrale opgaveløsning. Men kommunens nuværende decentrale organisering afspejler ikke altid et helhedsperspektiv på borgernes udfordringer og behov, særligt hvor borgerne efterspørger ydelser eller tilbud på tværs af kommunens forvaltningsområder. Det kommer bl.a. til udtryk ved,
- at kommunen fortsat har mange forskellige borgerindgange
- at organiseringen er baseret på faglige hensyn i højere grad end borgernes samlede behov
- at nogle borgergrupper oplever store fysiske afstande til tilbud, og der kan være behov for at
- styrke opgaveløsningen med mere viden om det lokale erhvervsliv
- at lokaler og faciliteter ikke altid anvendes effektivt på tværs af fagområder.
Løsning
På lokaludvalgets seminar den 9. marts 2013 vil en medarbejder fra Økonomiforvaltningen orientere om oplægget, hvorpå de lokaludvalgsmedlemmer og -suppleanter, som er til stede, drøfter det og kommer med bud på erfaringer og forslag til mulige løsninger inden for de tre temaer, der er knyttet til den decentrale forvaltningsorganisering:
1. Borgerinddragelse og lokal forankring
2. Gennemskuelig borgeradgang og større ensartethed
3. Større grad af samlokalisering på tværs af forvaltnings- og fagområder.
I lokaludvalgsmødet den 14. marts 2013 fortsætter drøftelsen.
Lokaludvalgets drøftelser kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:
1. Borgerinddragelse og lokal forankring
2. Gennemskuelig borgeradgang og større ensartethed
3. Større grad af samlokalisering på tværs af forvaltnings- og fagområder.
I lokaludvalgsmødet den 14. marts 2013 fortsætter drøftelsen.
Lokaludvalgets drøftelser kan tage udgangspunkt i følgende spørgsmål:
- Hvordan oplever I at samarbejdet mellem kommunens og foreninger, frivillige og virksomheder fungerer i Indre By?
- Hvad kan kommunen gøre for at det bliver nemmere for frivillige og foreninger at være i Indre By og samarbejde med kommunen?
- Har I gode eksempler fra Indre By på samarbejder mellem frivillige, foreninger, virksomheder og kommunen?
- Oplever I at der er nem adgang til at få kontakt til kommunens administration i Indre By?
- Hvordan kan kommunen gøre det nemmere og mere overskueligt at komme i kontakt med kommunen, når man har et konkret behov?
Formanden sender et høringssvar til Økonomiforvaltningen, baseret på drøftelserne.
Økonomi
Intet.
Videre proces
Økonomiforvaltningen oplyser:
- Februar-maj 2013 pågår en analysefase i forvaltningerne.
- Februar-marts 2013 drøfter lokaludvalgene debatoplægget og indsender input, som indgår i det
- videre analysearbejde og den endeliger politiske behandling af løsningsforslag i Økonomiudvalget i juni 2013.
- April-maj 2013 samler Struktursekretariatet lokaludvalgenes input og sender dem til lokaludvalgene.
- 11. juni 2013 tager Økonomiudvalget stilling til analyser og forslag.
- Juni-august 2013 høres fagudvalgene.
- September 2013 tager Økonomiudvalget stilling til høringssvarene fra fagudvalgene og træffer beslutning om den videre proces for de modtagne forslag.
Beslutning
Til mødet forelå et udkast til høringssvar.
Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Ole Bang om at afsnittet "Overordnet om debatoplægget" udgår af høringssvaret.
Lokaludvalget godkendte derpå nedenstående høringssvar:
"Økonomiforvaltningen har den 6. februar 2013 bedt om bemærkninger fra lokaludvalgene til debatoplægget om decentral forvaltningsorganisering. Lokaludvalget drøftet oplægget på et lokaludvalgsseminar den 9. marts 2013 og igen i lokaludvalgets møde den 14. marts 2013. Lokaludvalget har følgende bemærkninger:
Adgang til kommunen
Lokaludvalget har forståelse for, at man samler institutioner inden for samme forvaltningsområde i større enheder som fx sundhedshuse for bl.a. at sikre den faglige kvalitet. Men hvis borgerne skal benytte de store enheder, skal de placeres centralt og tæt ved offentlig transport.
I Indre By kunne sådanne enheder placeres nær Nørreport. Skt. Andreas Kirke på hjørnet af Gothersgade og Øster Farimagsgade, som nu bliver ledig, bør forvaltningen hurtigst muligt lægge billet ind på, for den må kunne bruges til noget fornuftigt i kommunalt regi.
Lokaludvalget kan godt se pointen i samlokalisering af offentlig administration og services på tværs af forvaltningsområder, fx sådan at biblioteket rummer pas- og kørekortudstedelse. Men også her er den centrale placering og nærhed til den offentlige transport afgørende. Eksempelvis ligger Hovedbiblioteket i Krystalgade centralt, men er ikke nem at komme til med den offentlige transport.
Heri ligger også, at når man vil ændre busruter, så bør man sikre, at omlægningen ikke medfører, at det bliver umuligt for en gangbesværet at komme til offentlige bygninger fra nærmeste busstoppested.
Der bør kigges på Københavns Kommunes hjemmeside, www.kk.dk. Den er uoverskuelig, hvorfor man forsøger at anvende søgefunktionen, men den er desværre ubrugelig. Lokaludvalget foreslår, at forvaltningen rydder op på hjemmesiden og/eller undersøger, hvordan søgefunktionen kan knyttes til Googles søgefunktion. Men kommunen skal have ros for sine app’s.
Mange borgere har ikke adgang til de digitale løsninger eller evner ikke at benytte dem. Telefonadgangen er derfor fortsat en vigtig kanal til kommunen, især for de ældre. Derfor nytter det ikke noget med et telefonslusesystem med mange valgmuligheder. Ideen om et enkelt telefonnummer til kommunen er for så vidt god nok, hvis medarbejderen i Borgerservice, der skal stille videre til den rigtige medarbejder, har det fulde overblik over kommunen. Medarbejderen i Borgerservice vil være stillet bedre, hvis vedkommende ”kun” skal have overblik over den kommunale administration i én bydel, så lokaludvalget foreslår, at hver bydel får ét telefonnummer, som bydelens borgere kan anvende til at komme i kontakt med kommunen. Telefontiden til kommunen skal naturligvis matche de perioder af døgnet, hvor man kan få fat i kommunens medarbejdere.
For så vidt er ideen om borgerservicecentre en god idé, men der bør være et centralt beliggende center i hver bydel og de bør tilbyde de samme ydelser, så man som borger ved, hvilke ydelser centrene kan tilbyde, uanset hvilket center det drejer sig om.
Endelig er det vigtigt, at borgeren eller den erhvervsdrivende har den samme medarbejder gennem et sagsforløb, så man ikke skal starte forfra, hver gang man skifter sagsbehandler. Lokaludvalget foreslår, at man på internettet kan se, hvem der er ens kommunerådgiver på samme måde, som kan se, hvem der er ens bankrådgiver.
Attitude
Når kommunen bl.a. er sat til verden for at levere services til borgerne og erhvervslivet, bør kommunens medarbejdere have en serviceminded tilgang til borgerne og erhvervslivet. Rigtig mange medarbejdere har den rette indstilling, men måske systemet og også kulturen visse steder i de mange kommunale enheder forhindrer, at borgerne og de erhvervsdrivende mødes med den rette attitude.
Det kan skyldes, at medarbejderne til stadighed er udsat for omorganiseringer og strukturændringer og derfor må nedprioritere deres kerneopgave; at de er der for at betjene borgerne. Lokaludvalget mener, at man generelt skal være påpasselig med omorganiseringer.
De er til dels affødt af de nyeste fænomener inden for ledelsesteori, de stresser systemet og medarbejderne og der bruges uforholdsvis mange midler på det; men midlerne skal først og fremmest bruges borgerrettet og borgeren skal til stadighed være i centrum for det kommunale systems gøren og laden.
Så en decentral forvaltningsorganisering af kommunen bør også tage hånd om attitude-aspektet. Hovedmålet må være, at alle ansatte i kommunen har en tilgang til arbejdet ud fra, at kommunen er til for brugerne (borgerne og erhvervslivet) og for at forvalte Borgerrepræsentanternes beslutninger – man kunne sige: borgeren i centrum!
Lokaludvalget tror på, at en decentralisering i sig selv vil kunne ændre noget. Når kommunen kommer tættere på borgerne og de erhvervsdrivende, opstår der et andet forhold mellem kommunen og borgerne samt erhvervslivet, hvis kommunen vil det. Men eventuelle initiativer skal tænkes godt igennem, før man foretager ændringerne.
Lokaludvalget er derfor noget bekymret for, at man ikke giver tid nok til den analyse, som man er i gang med, før man træffer beslutninger om en omorganisering af kommunen.
Forslag til samlokalisering
Lokaludvalget foreslår, at forvaltningen undersøger, om plejehjem kan anvendes af andre offentlige services. Det er vores indtryk, at plejehjemmene ønsker en bedre sammenhæng til det omgivende samfund. Vi har haft gode erfaringer med at holde lokaludvalgsmøder på er af vores plejehjem.
Lokaludvalget foreslår også, at man ser på, hvordan skoler og skolegårde kan bruges til andre formål. Skolerne er et vigtigt omdrejningspunkt for lokalområderne, så det er oplagt at lægge flere services ind her. Om det er muligt at gøre det på skolerne i Indre By, tvivler vi på. Her er pladsen så vidt vides udnyttet allerede, men det er værd at undersøge mulighederne for at anvende skolerne til andet end undervisning.
I Indre By er der få idrætsfaciliteter, så skolegårdene, både de offentlige og de private, må kunne indrettes til også at rumme redskaber til idræt, hvad enten det er organiseret eller selv-organiseret idræt.
Idet hele taget bør kommunen tænke bredere end som så, når man vil bygge et nyt plejehjem, en ny skole, en ny børneinstitution osv.: Hvad skal bygningen også rumme, bør man spørge sig.
Samlokaliseringen kunne i øvrigt udvides til også at omfatte den statslige administration og services. For borgerne er det ikke afgørende, om man er i kontakt med staten eller kommunen. Man er i kontakt med en offentlig institution. I Indre By ligger der mange statslige bygninger, som man kunne samlokalisere kommunale services med.
Decentralisering
Der er ikke meget, hvis noget, om lokaludvalgene i debatoplægget. Men Indre By Lokaludvalg mener, at det giver mening at lade lokaludvalgene spille en større rolle end nu i den kommunale organisation. På samme måde, som lokaludvalgene i dag har ansvar for det lokale miljøarbejde, kunne lokaludvalgene få andre opgaver, hvor den lokale vinkel er afgørende.
Det vil ikke mindst give mening, hvis bydelsinddelingen svarede til befolkningens opfattelse af, hvor de hører til. Således er der næppe borgere i den nordlige del af Indre By Bydel, som føler sig som borgere i Indre By. De bor på Østerbro. Så i forbindelse med en omorganisering af kommunen bør man også undersøge hvilke bydelsgrænser, der giver mening for borgerne.
Lokaludvalget har ikke haft borgerdialog om denne sag, men mener, at kommunen og lokaludvalgene bør gennemføre en borgerdialog, når der foreligger en skitse til den decentrale forvaltningsorganisering; dette som yderligere et grundlag for en politisk beslutning om ændringerne.
Med venlig hilsen
Bent Lohmann,
formand"
Lokaludvalget tiltrådte et ændringsforslag fra Ole Bang om at afsnittet "Overordnet om debatoplægget" udgår af høringssvaret.
Lokaludvalget godkendte derpå nedenstående høringssvar:
"Økonomiforvaltningen har den 6. februar 2013 bedt om bemærkninger fra lokaludvalgene til debatoplægget om decentral forvaltningsorganisering. Lokaludvalget drøftet oplægget på et lokaludvalgsseminar den 9. marts 2013 og igen i lokaludvalgets møde den 14. marts 2013. Lokaludvalget har følgende bemærkninger:
Adgang til kommunen
Lokaludvalget har forståelse for, at man samler institutioner inden for samme forvaltningsområde i større enheder som fx sundhedshuse for bl.a. at sikre den faglige kvalitet. Men hvis borgerne skal benytte de store enheder, skal de placeres centralt og tæt ved offentlig transport.
I Indre By kunne sådanne enheder placeres nær Nørreport. Skt. Andreas Kirke på hjørnet af Gothersgade og Øster Farimagsgade, som nu bliver ledig, bør forvaltningen hurtigst muligt lægge billet ind på, for den må kunne bruges til noget fornuftigt i kommunalt regi.
Lokaludvalget kan godt se pointen i samlokalisering af offentlig administration og services på tværs af forvaltningsområder, fx sådan at biblioteket rummer pas- og kørekortudstedelse. Men også her er den centrale placering og nærhed til den offentlige transport afgørende. Eksempelvis ligger Hovedbiblioteket i Krystalgade centralt, men er ikke nem at komme til med den offentlige transport.
Heri ligger også, at når man vil ændre busruter, så bør man sikre, at omlægningen ikke medfører, at det bliver umuligt for en gangbesværet at komme til offentlige bygninger fra nærmeste busstoppested.
Der bør kigges på Københavns Kommunes hjemmeside, www.kk.dk. Den er uoverskuelig, hvorfor man forsøger at anvende søgefunktionen, men den er desværre ubrugelig. Lokaludvalget foreslår, at forvaltningen rydder op på hjemmesiden og/eller undersøger, hvordan søgefunktionen kan knyttes til Googles søgefunktion. Men kommunen skal have ros for sine app’s.
Mange borgere har ikke adgang til de digitale løsninger eller evner ikke at benytte dem. Telefonadgangen er derfor fortsat en vigtig kanal til kommunen, især for de ældre. Derfor nytter det ikke noget med et telefonslusesystem med mange valgmuligheder. Ideen om et enkelt telefonnummer til kommunen er for så vidt god nok, hvis medarbejderen i Borgerservice, der skal stille videre til den rigtige medarbejder, har det fulde overblik over kommunen. Medarbejderen i Borgerservice vil være stillet bedre, hvis vedkommende ”kun” skal have overblik over den kommunale administration i én bydel, så lokaludvalget foreslår, at hver bydel får ét telefonnummer, som bydelens borgere kan anvende til at komme i kontakt med kommunen. Telefontiden til kommunen skal naturligvis matche de perioder af døgnet, hvor man kan få fat i kommunens medarbejdere.
For så vidt er ideen om borgerservicecentre en god idé, men der bør være et centralt beliggende center i hver bydel og de bør tilbyde de samme ydelser, så man som borger ved, hvilke ydelser centrene kan tilbyde, uanset hvilket center det drejer sig om.
Endelig er det vigtigt, at borgeren eller den erhvervsdrivende har den samme medarbejder gennem et sagsforløb, så man ikke skal starte forfra, hver gang man skifter sagsbehandler. Lokaludvalget foreslår, at man på internettet kan se, hvem der er ens kommunerådgiver på samme måde, som kan se, hvem der er ens bankrådgiver.
Attitude
Når kommunen bl.a. er sat til verden for at levere services til borgerne og erhvervslivet, bør kommunens medarbejdere have en serviceminded tilgang til borgerne og erhvervslivet. Rigtig mange medarbejdere har den rette indstilling, men måske systemet og også kulturen visse steder i de mange kommunale enheder forhindrer, at borgerne og de erhvervsdrivende mødes med den rette attitude.
Det kan skyldes, at medarbejderne til stadighed er udsat for omorganiseringer og strukturændringer og derfor må nedprioritere deres kerneopgave; at de er der for at betjene borgerne. Lokaludvalget mener, at man generelt skal være påpasselig med omorganiseringer.
De er til dels affødt af de nyeste fænomener inden for ledelsesteori, de stresser systemet og medarbejderne og der bruges uforholdsvis mange midler på det; men midlerne skal først og fremmest bruges borgerrettet og borgeren skal til stadighed være i centrum for det kommunale systems gøren og laden.
Så en decentral forvaltningsorganisering af kommunen bør også tage hånd om attitude-aspektet. Hovedmålet må være, at alle ansatte i kommunen har en tilgang til arbejdet ud fra, at kommunen er til for brugerne (borgerne og erhvervslivet) og for at forvalte Borgerrepræsentanternes beslutninger – man kunne sige: borgeren i centrum!
Lokaludvalget tror på, at en decentralisering i sig selv vil kunne ændre noget. Når kommunen kommer tættere på borgerne og de erhvervsdrivende, opstår der et andet forhold mellem kommunen og borgerne samt erhvervslivet, hvis kommunen vil det. Men eventuelle initiativer skal tænkes godt igennem, før man foretager ændringerne.
Lokaludvalget er derfor noget bekymret for, at man ikke giver tid nok til den analyse, som man er i gang med, før man træffer beslutninger om en omorganisering af kommunen.
Forslag til samlokalisering
Lokaludvalget foreslår, at forvaltningen undersøger, om plejehjem kan anvendes af andre offentlige services. Det er vores indtryk, at plejehjemmene ønsker en bedre sammenhæng til det omgivende samfund. Vi har haft gode erfaringer med at holde lokaludvalgsmøder på er af vores plejehjem.
Lokaludvalget foreslår også, at man ser på, hvordan skoler og skolegårde kan bruges til andre formål. Skolerne er et vigtigt omdrejningspunkt for lokalområderne, så det er oplagt at lægge flere services ind her. Om det er muligt at gøre det på skolerne i Indre By, tvivler vi på. Her er pladsen så vidt vides udnyttet allerede, men det er værd at undersøge mulighederne for at anvende skolerne til andet end undervisning.
I Indre By er der få idrætsfaciliteter, så skolegårdene, både de offentlige og de private, må kunne indrettes til også at rumme redskaber til idræt, hvad enten det er organiseret eller selv-organiseret idræt.
Idet hele taget bør kommunen tænke bredere end som så, når man vil bygge et nyt plejehjem, en ny skole, en ny børneinstitution osv.: Hvad skal bygningen også rumme, bør man spørge sig.
Samlokaliseringen kunne i øvrigt udvides til også at omfatte den statslige administration og services. For borgerne er det ikke afgørende, om man er i kontakt med staten eller kommunen. Man er i kontakt med en offentlig institution. I Indre By ligger der mange statslige bygninger, som man kunne samlokalisere kommunale services med.
Decentralisering
Der er ikke meget, hvis noget, om lokaludvalgene i debatoplægget. Men Indre By Lokaludvalg mener, at det giver mening at lade lokaludvalgene spille en større rolle end nu i den kommunale organisation. På samme måde, som lokaludvalgene i dag har ansvar for det lokale miljøarbejde, kunne lokaludvalgene få andre opgaver, hvor den lokale vinkel er afgørende.
Det vil ikke mindst give mening, hvis bydelsinddelingen svarede til befolkningens opfattelse af, hvor de hører til. Således er der næppe borgere i den nordlige del af Indre By Bydel, som føler sig som borgere i Indre By. De bor på Østerbro. Så i forbindelse med en omorganisering af kommunen bør man også undersøge hvilke bydelsgrænser, der giver mening for borgerne.
Lokaludvalget har ikke haft borgerdialog om denne sag, men mener, at kommunen og lokaludvalgene bør gennemføre en borgerdialog, når der foreligger en skitse til den decentrale forvaltningsorganisering; dette som yderligere et grundlag for en politisk beslutning om ændringerne.
Med venlig hilsen
Bent Lohmann,
formand"