B-sag: Procedure for håndtering af henvendelser til lokaludvalget

Indstilling

Indstilling om,

1. at Indre By Lokaludvalg godkender proceduren for håndtering af henvendelser fra borgere til lokaludvalget.

Problemstilling

I sagen "Henvendelser til lokaludvalget" på dagsordenen for de seneste lokaludvalgsmøder har borgernes henvendelser til lokaludvalget været opdelt i henvendelser til håndtering af lokaludvalget og henvendelser til orientering.

I sagen "Henvendelser til lokaludvalget" på dagsordenerne for lokaludvalgsmøderne den 21. maj og 11. juni 2026 har forpersonskabet desuden afprøvet en model, hvor der under sekretariatets gengivelse af en henvendelse er forslag til, hvordan lokaludvalget skal håndtere henvendelsen. 

Forpersonskabet vurderer, at der er behov for en mere smidig og hurtig håndtering af henvendelser til lokaludvalget.

Løsning

Forslag til ny procedure

1. Så snart sekretariatet modtager en henvendelse til lokaludvalget - typisk i lokaludvalgets mailboks - sender sekretariatet den til lokaludvalgets forpersonskab med forslag om, hvordan den skal håndteres. Forperson Åge Staghøj tager stilling til forslaget.
   
   Eksempler på håndtering af en henvendelse:
   • Sekretariatet beder forvaltningen svare borgeren og lokaludvalget. Lokaludvalget får svaret, så snart det foreligger.
   • Sekretariatet sender henvendelsen til tovholderen for den relevante arbejdsgruppe med besked om, at Åge Staghøj foreslår, at arbejdsgruppen behandler henvendelsen med henblik på at komme med en indstilling til lokaludvalget.
   • Sekretariatet sender henvendelsen og forvaltningens svar til tovholderen for den relevante arbejdsgruppe med besked om, at Åge Staghøj foreslår, at arbejdsgruppen behandler henvendelsen og svaret med henblik på at komme med en indstilling til lokaludvalget.
   • Sekretariatet kvitterer for henvendelsen og gør ikke mere. Der sker typisk, når henvendelsen har karakter af en orientering.
     
     
2. I sagen "Henvendelser til lokaludvalget" enten gengiver sekretariatet henvendelsen eller også er henvendelsen vedlagt som bilag til sagen. Det beskrives kort, hvordan henvendelsen er eller vil blive håndteret.
   
   
3. Ved lokaludvalgets behandling af sagen "Henvendelser til lokaludvalget" kan lokaludvalgets medlemmer stille spørgsmål om henvendelserne og om, hvordan arbejdsgrupperne har håndteret henvendelserne samt komme med forslag til, hvordan lokaludvalget skal gå videre med en given henvendelse.
   
   
4. Sekretariatet orienterer hurtigst muligt dem, som henvender sig til lokaludvalget, om, hvordan deres henvendelse håndteres.

Det hænder, at der er kommentarer på lokaludvalgets sociale medier, som sekretariatet betragter som en henvendelse til lokaludvalget. De vil blive håndteret på samme måde som en henvendelse, som lokaludvalget modtager på mail. Forvaltningens svar vil blive lagt på det sociale medie.

Økonomi

Intet.

Videre proces

Proceduren vil blive iværksat nu, men vil først kunne komme til sin ret, når lokaludvalget har besluttet strukturen for sine arbejdsgrupper. Det sker i mødet den 13. august 2026.