Drøftelse af rammer og principper for borgerrepræsentationens og udvalgenes mødeplan

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at Gruppeforpersonskredsen drøfter rammerne og principper for mødeplanlægningen i de stående udvalg, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. 

Problemstilling

I forlængelse af en gennemført spørgeskemaundersøgelse blandt BR medlemmerne drøftede Gruppeforpersonskredsen på sit møde den 29. november 2024 (bilag 1) principper for mødeplanlægningen samt resultatet af spørgeskemaundersøgelsen (bilag 2).  

Af indstillingen fremgik desuden, at Gruppeforpersonskredsen skulle have en fornyet drøftelse om rammer og principper for mødeplanlægning efter kommunalvalget i 2025, så den nye samling kan drøfte deres ønsker til principper for mødeplanlægningen. 

Til spørgeskemaundersøgelsen var der en svarprocent på 50% af 62 adspurgte medlemmer. Resultatet af spørgeskemaundersøgelsen viste en flerhed i ønsker til mødeplanlægningen. På baggrund af fritekstbesvarelserne tegnede der sig et billede af, at det vigtigste er planlægning og forudsigelighed for det enkelte udvalgsmedlem – altså udvalgenes autonomi og medlemmernes private og individuelle forhold. En enig Gruppeforpersonskreds besluttede, at der skulle sendes et brev til alle forvaltninger med resultatet af spørgeskemaundersøgelsen samt Gruppeforpersonskredsens konkrete ønsker om, at der ikke er tidsmæssigt sammenfald mellem udvalgsmøder i de stående udvalg, og at studieture ikke planlægges oven i møder i Borgerrepræsentationen (bilag 3). 

Løsning

Den kommunale styrelseslov

Af kommunestyrelseslovens § 20, stk. 1, 2. pkt., fremgår det, at hvert stående udvalg skal træffe beslutning om, hvornår udvalgets møder skal afholdes. Kravet om mødeplan har til formål at lette udvalgsmedlemmernes arbejdstilrettelæggelse og koordineringen med arbejdet i Borgerrepræsentationen. 

Borgerrepræsentationen har således ikke kompetence til at fastlægge udvalgenes mødeplan eller pålægge udvalgene generelt at følge en bestemt mødekadence. Et udvalgsmedlem har dog mulighed for at indbringe et udvalgs mødeplan for Borgerrepræsentationen, jf. kommunestyrelseslovens § 20, stk. 1, 4. pkt. Bestemmelsen er med til at sikre, at der ikke – uden tvingende grunde – fastsættes mødetidspunkter, som er uhensigtsmæssige for et mindretal af udvalgsmedlemmerne. Det vil således fortsat være op til det enkelte udvalg at tilrettelægge deres respektive mødeplaner.

Hvis der fra Gruppeforpersonskredsens eller Borgerrepræsentationens side blev fremsat ønske om en anden tilrettelæggelse af udvalgsmøder, vil det ikke binde udvalgene til at efterleve dette idet dette er en kompetence, der ligger i udvalget. 

Nuværende rammer for mødeplanlægningen

På baggrund af tidligere drøftelser i Gruppeforpersonskredsen om mødeplanlægning, arbejder forvaltningerne allerede ud fra følgende rammer: 

• Borgerrepræsentationen afholder som regel møde mindst én gang om måneden,
• Udvalgsmøder og møder i Borgerrepræsentationen er som udgangspunkt fordelt på fire dage med faste mødedage (mandag til torsdag) og forskellige mødetidspunkter,
• Der skal så vidt muligt maksimalt skal være fire uger mellem behandlingen af en sag i et fagudvalg til behandling i Borgerrepræsentationen,
• Det tilstræbes, at der ikke er sammenfald mellem tidspunkter for udvalgsmøder i de stående udvalg,
• Mødeplanen understøtter budget- og regnskabsprocesserne,
• Det tilstræbes, at studieture ikke planlægges oven i møder i Borgerrepræsentationen, 
• Mødeplanen friholder ferieperioder og helligdage for møder samt undgår mødesammenfald med Kommunaløkonomisk Forum (KØF), Kommunalpolitisk Topmøde (KL Topmøde), Børn & Unge Topmøde (KL Topmøde) og Folkemødet på Bornholm. 

Økonomiforvaltningens overvejelser i forbindelse med mødeplanlægningen:  

Økonomiforvaltningen tilstræber at påbegynde planlægningen af møderne i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen tidligst muligt for at muliggøre at mødeplanlægningen i de stående udvalg kan påbegyndes i god tid inden årets afslutning.

Økonomiforvaltningen bemærker, at der for hvert af de stående udvalg er særlige forhold som gør sig gældende i forhold til mødeplanlægningen, hvorfor det er vigtigt at bevare fleksibilitet for det enkelte udvalg. De stående udvalg har hver især praksis med f.eks. temamøder, fællesmøder med fagspecifikke udvalg/råd, møder med interessenter samt møder udenfor rådhuset. Der er ligeledes et hensyn til ønsker om foretræde eller øvrige eksterne deltagere på udvalgsmøder.  

I planlægningen af udvalgsmøder skal der tages hensyn til, at mange borgerrepræsentanter er medlemmer af flere udvalg, herunder både stående udvalg, økonomiudvalget og særlige udvalg som eksempelvis Børne- og Ungeudvalget eller nattelivsudvalget. Der sker ligeledes gennem en samling en løbende udskiftning af medlemmerne i udvalgene på grund af rokeringer, hvilket sætter yderligere krav til fleksibilitet.  

Konklusioner på baggrund af spørgeskemaundersøgelse i 2024 

Økonomiforvaltningen kan på baggrund af besvarelserne fra spørgeskemaundersøgelsen (bilag 2) konkludere, at behovet for forudsigelighed i mødeplanlægningen vægter højt for borgerrepræsentanterne, så det er muligt at planlægge hverdagen, i forhold til familie, arbejde og mødeaktiviteter som BR-medlem både på og uden for rådhuset. Der er ligeledes fokus på behovet for tid til forberedelse. 

Principper for mødeplanlægning i samling 2026-2029

Økonomiforvaltningen anbefaler, at rammerne for mødeplanlægning fremover sammenfattende skal forstås ud fra følgende principper:  

1. Forudsigelig mødeplanlægning. Dette muliggør, at borgerrepræsentanterne kan planlægge deres tid i forhold til familie og som arbejdstager/selvstændig. Ligesom der skal tages hensyn til, at borgerrepræsentanterne kan have forpligtelser i andre offentlige hverv ved Folketinget, Regionen eller KL. Det muliggør samtidig, at der kan undgås mødesammenfald med Kommunaløkonomisk Forum (KØF), Kommunalpolitisk Topmøde (KL Topmøde), Børn & Unge Topmøde (KL Topmøde) og Folkemødet på Bornholm.
2. Hensigtsmæssig mødeafvikling. Møder tilrettelægges og afvikles med realistiske dagsordener, under hensyn til udvalgets behov for temamøder, møder udenfor rådhuset, borgernes mulighed for foretræde, samt understøtte en effektiv sagsproces.
3. At ferieperioder og helligdage friholdes for møder.
4. Mulighed for grundig forberedelse. Dagsordener og bilag udsendes rettidigt efter faste frister.
5. Kortest mulige politisk proces. Sager tilrettelægges således, at der er kortest muligt tid fra udvalgsbehandling til endelig godkendelse i Borgerrepræsentationen. Det tilstræbes, at tidsintervallet er 4 uger.
6. Sikre en effektiv drift i kommunen: Mødeplanlægningen må ikke skabe unødige forsinkelser i kommunens myndighedsopgaver herunder den administrative opgaveløsning eller i borgerrettede indsatser.
7. Koordinering på tværs af udvalg. Mødeplaner koordineres på tværs af kommunens forvaltninger for at undgå uhensigtsmæssige sammenfald, herunder mellem udvalgsmøder, studieture og budgetseminarer.
8. Løbende evaluering. Mødestruktur og sagsgennemløbstid i de enkelte udvalg evalueres regelmæssigt med henblik på at sikre effektivitet, kvalitet og bæredygtig arbejdsbelastning.

Der opfordres til, at principperne drøftes i de stående udvalg i forbindelse med de stående udvalgs mødeplanlægning. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Økonomiforvaltningen orienterer alle forvaltninger om Gruppeforpersonskredsens drøftelse af rammer og principper for borgerrepræsentationens og udvalgenes mødeplan.