Rammer for afgivelse af protokolbemærkninger

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller,

1. at gruppeforpersonskredsen drøfter rammerne for protokolbemærkninger.

Problemstilling

Gruppeforpersonskredsen efterspurgte på sit møde den 26. august 2022 en drøftelse af rammerne for afgivelse og indhold af protokolbemærkninger, der bliver afgivet i forbindelse med møderne i Borgerrepræsentationen.

Med denne sag forelægges gruppeforpersonskredsen en kort gennemgang af regler og rammer for arbejdet med protokolbemærkninger og herunder en beskrivelse af Økonomiforvaltningens rolle, med henblik på en drøftelse af det videre arbejde med protokolbemærkninger i Borgerrepræsentationen.

Løsning

Regler og rammer for protokolbemærkninger

En protokolbemærkning består i en tilkendegivelse af en holdning til en konkret sag. Ethvert medlem af Borgerrepræsentationen, som har deltaget i et møde, har ret til at afgive en protokolbemærkning. Denne ret følger af den kommunale styrelseslov, som foreskriver, at enhver kan forlange sin ”afvigende mening” tilført beslutningsprotokollen. Der skal dog være tale om en kort tilkendegivelse eller forklaring.

Hensigten med en protokolbemærkning er at oplyse omverdenen om baggrunden for medlemmets stemmeafgivning samt holdning til sagen. En protokolbemærkning bliver ikke en del af Borgerrepræsentationens beslutning og skaber derfor heller ikke en bestemt retstilstand eller får retsvirkning udadtil. Protokolbemærkninger kan afgives helt indtil mødets afslutning.

Du kan ikke i en protokolbemærkning give udtryk for din holdning til hvad andre partier har stemt, eller har haft af motiver for deres stemmeafgivning.

Gruppeforpersonkredsen har derudover den 7. juni 2019 vedtaget et sæt rammer og et ’Code of conduct’ / leveregler for arbejdet i Borgerrepræsentationen, herunder også for afgivelser af protokolbemærkninger. Gruppeforpersonskredsen bekræftede vedtagelsen d. 14. januar 2022, og tilføjede en ekstra leveregel for protokolbemærkninger.

Således har gruppeforpersonskredsen nu følgende to leveregler for protokolbemærkninger:

”Vi vil

…

13 formulere protokolbemærkninger der ikke er for lange og meddele hvilke protokolbemærkninger vi ønsker at stille/videreføre/er med på til protokolføreren i Borgerrepræsentationens mødesal.

14 ved fremsættelse af protokolbemærkninger, som ikke har været udsendt til Borgerrepræsentationen, læse protokolbemærkningerne op fra talerstolen under sagens behandling i Borgerrepræsentationen.”

Forvaltningens rolle

BR-Sekretariatet modtager hovedparten af protokolbemærkningerne før mødet i Borgerrepræsentationen. Alle BR-medlemmer bliver gjort bekendt med disse i forbindelse med udsendelsen af oversigten over ændringsforslag og protokolbemærkninger dagen før mødet i Borgerrepræsentationen. Nogle protokolbemærkninger modtages dog først i forbindelse med gruppeforpersonskredsens formøde eller direkte under selve mødet i Borgerrepræsentationen.

Det understreges, at det er det enkelte medlems eller gruppes ansvar at afgive protokolbemærkninger, som holder sig inden for rammerne.

Sekretariatet vil dog reagere over for afgiveren af en protokolbemærkning, hvis protokolbemærkningen opfordrer til strafbare handlinger, anvender ukvemsord eller vil betyde en overtrædelse af reglerne om tavshedspligt. Sekretariatet vil også reagere, hvis en protokolbemærkning vedrører en holdning til hvad andre partier har stemt eller har haft af motiver for stemmeafgivningen eller hvis protokolbemærkningen overskrider kravet om at der skal være tale om en kort forklaring. Særligt for protokolbemærkninger, som afgives tæt på eller under et møde kan det dog være tidsmæssigt svært at nå at gå i dialog om protokolbemærkningen.

Særligt om gengivelsen af faktuelle forhold i protokolbemærkninger

Det sker somme tider, at nogle grupper reagerer på andre partiers protokolbemærkninger og herunder bestrider faktuelle oplysninger, som er indeholdt i protokolbemærkningen.

Spørgsmålet om, hvorvidt oplysninger i protokolbemærkninger skal være korrekte, er ikke reguleret i den kommunale styrelseslov. Det skal i den forbindelse understreges, at protokolbemærkninger er udtryk for det pågældende medlem/gruppes egen opfattelse, og at denne kan variere fra andre medlemmers/gruppers opfattelse. Protokolbemærkningen står således for det enkelte medlem/gruppes egen ”regning og risiko”, og indholdet af protokolbemærkningen er ikke udtryk for Københavns Kommunes opfattelse af sagen.

I det omfang der er tale om oplysninger, som helt objektivt konstaterbart ikke er korrekte, vil Sekretariatet dog gå i dialog med forslagsstiller og forsøge at undersøge og vejlede forslagsstiller i det omfang det tidsmæssigt er muligt. Efter omstændighederne vil en faktuel oplysning også kunne berigtiges efterfølgende efter aftale med afgiveren af protokolbemærkningen.

Der kan i diskussionen omkring faktuelle forhold også være en vis fortolkningstvivl, netop fordi opfattelsen af forholdene i en sag kan variere mellem partierne, og herunder afhænge af den politiske stilling til sagen. I sådanne tilfælde vil det være meget vanskeligt for sekretariatet at gå nærmere ind i indholdet af protokolbemærkningen.

Der opfordres på den baggrund til, at gruppeforpersonskredsen drøfter rammerne for protokolbemærkninger. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces