Model for den fortsatte afvikling af Borgerrepræsentationens møder under COVID-19

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag til fortsat at afvikle Borgerrepræsentationens møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19, så længe forholdene omkring COVID-19 dikterer det.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at Borgerrepræsentationens møder indtil videre fortsat afvikles i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19, så længe forholdene omkring COVID-19 dikterer det.

2. at afstemninger fortsat afvikles ved navneopråb af gruppeformændene som beskrevet i løsningsafsnittet, samt når til enighed om

3. at eventuelle ændringsforslag til Borgerrepræsentationens møder fortsat indleveres senest dagen inden mødet kl. 12.00, og at Borgerrepræsentationens Sekretariat fortsat deler ændringsforslag med alle grupper på forhånd.

Problemstilling

På baggrund af en række forskellige smitteudbrud og et stigende samlet antal smittede i Københavnsområdet, har Sundhedsmyndighederne på et ekstraordinært møde den 7. september 2020 iværksat en række tiltag, der skal forebygge øget smittespredning af COVID-19. Tiltagene er foreløbigt blevet forlængede frem til den 31. oktober 2020. Forsamlingsforbuddet på 100 personer er blandt andet blevet sænket til 50 personer. Forsamlingsforbuddet gælder ikke politiske forsamlinger, herunder BR-møder.

Efter den nugældende bekendtgørelse for afholdelse af byrådsmøder kan medlemmer, der på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19 ikke ønsker at møde fysisk op, deltage via Teams. Efter bekendtgørelsen kræver det også enighed i Borgerrepræsentationen at beslutte, at Borgerrepræsentationens møder gennemføres udelukkende som telefon-/videomøde via Teams.

KL har anmodet Social- og Indenrigsministeriet om at ændre nødbekendtgørelsen således, at et flertal i kommunalbestyrelsen kan beslutte at afholde møderne udelukkende via Teams. Ministeriet har valgt ikke at imødekomme anmodningen fra KL. Det kræver således fortsat enighed at beslutte, at Borgerrepræsentationens møder udelukkende gennemføres som telefon-/videomøde via Teams.

Gruppeformandskredsen har indtil nu løbende taget stilling til, hvordan møderne i Borgerrepræsentationen skal afvikles.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at forholdene omkring COVID-19 ikke inden for den nærmeste periode muliggør, at Borgerrepræsentationens møder kan afvikles på normal vis i Borgerrepræsentationens mødesal.

Løsning

Henset til forholdene omkring COVID-19 indstiller Økonomiforvaltningen, at Borgerrepræsentationens møder indtil videre fortsat afvikles som fysiske møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det fortsat vil være muligt under iagttagelse af Sundhedsmyndighedernes retningslinjer at afvikle Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen.

Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af møderne som fysiske møder tager udgangspunkt i den model, der blev anvendt ved gennemførelsen af Borgerrepræsentationens møder i september og begyndelsen af oktober 2020.

Økonomiforvaltningen monitorerer løbende forholdene omkring COVID-19 og vil indkalde til et ekstraordinært møde i gruppeformandskredsen hvis forholdene ændrer sig i en sådan grad, at der er behov for en drøftelse i gruppeformandskredsen om de enkelte møder i stedet skal afvikles som telefon-/videomøde via Teams eller i Borgerrepræsentationens mødesal.

Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen

Henset til retningslinjerne fra Sundhedsmyndighederne om afstands- og pladskrav samt til rengøring anbefales det, at Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen. Herved vil det være muligt at efterleve Sundhedsmyndighedernes retningslinjer om fysisk afstand og reduceret kontakt.

Det anbefales desuden, at det alene er Borgerrepræsentationens medlemmer, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, der er til stede i Festsalen.

Der vil være mikrofon og højtaler ud for hver enkelt mødedeltager.

Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk.

Da Borgerrepræsentationens møde finder sted i Festsalen uden talerstol samt det almindelige elektroniske mikrofon- og afstemningssystem anbefales det, at tilmelding til taler-liste, afvikling af afstemningerne og taletidsreglerne for medlemsforslag og forespørgslerne fastsættes på samme måde som ved Borgerrepræsentationens møder i september og begyndelsen af oktober.

Tilmelding til taler-listen

Medlemmerne tilmelder sig taler-listen ved selv at trykke på knappen på deres mikrofon-enhed. Herefter vil der elektronisk blive dannet en taler-liste. Når medlemmet får tildelt ordet af overborgmesteren, vil medlemmets mikrofon automatisk blive tændt, og medlemmet vil kunne afgive sit indlæg. De medlemmer som deltager via Teams, tilmelder sig taler-listen via chat-funktionen i Teams og afgiver deres indlæg via Teams.

Procedure for afstemninger

Økonomiforvaltningen indstiller, at proceduren for afstemninger fortsat gennemføres ved, at alle gruppeformændene ved navneopråb afgiver deres stemme på gruppens vegne. Herefter tilkendegiver overborgmesteren, at det vil være muligt for det enkelte medlem via medlemmets mikrofon at afgive sin stemme, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe.

Indlevering af ændringsforslag

Økonomiforvaltningen anbefaler, at eventuelle ændringsforslag indleveres dagen før Borgerrepræsentationens møder kl. 12.00. Når ændringsforslagene er indleveret på forhånd, vil det også begrænse behovet for fysisk kontakt på under 1 meters afstand under Borgerrepræsentationens møde mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Gruppeformandskredsens formøder

Økonomiforvaltningen anbefaler, at gruppeformandskredsens formøder fastholdes og gennemføres som fysiske møder.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forinden møderne vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.

Gruppeformandskredsens beslutning ved skriftlig votering - tirsdag den 27. oktober 2020

Indstillingen blev godkendt med 10 stemmer imod 1.

For stemte: A, Ø, V, B, F, Å, C, O og Frie Grønne, Danmarks Nye Venstrefløjsparti.

Imod stemte: Kåre Traberg Smidt (løsgænger).