Afvikling af Borgerrepræsentationens møder som fysiske møder

Gruppeformandskredsen skal tage stilling til Økonomiforvaltningens forslag om at afvikle Borgerrepræsentationens møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19, så længe forholdene omkring COVID-19 dikterer det.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen godkender,

1. at Borgerrepræsentationens møder fra og med torsdag den 20. maj og indtil videre afvikles som fysiske møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19.

Problemstilling

Danmark er gradvist ved at genåbne, og restriktionerne er gradvist ved at blive udfaset.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at det vil være muligt under iagttagelse af Sundhedsmyndighedernes retningslinjer at afvikle Borgerrepræsentationens møde som et fysisk møde i Festsalen.

Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund, at Borgerrepræsentationens møder fra og med torsdag den 20. maj og indtil videre afvikles som fysiske møder i Festsalen med mulighed for at deltage via Teams for de medlemmer som har behov herfor på grund af øget risiko i forbindelse med COVID-19.

Økonomiforvaltningens forslag til model for afvikling af møderne som fysiske møder tager udgangspunkt i den model, der blev anvendt ved gennemførelsen af Borgerrepræsentationens møder i sommeren og efteråret 2020.

Løsning

Om Sundhedsmyndighedernes generelle retningslinjer

Det fremgår af Sundhedsmyndighedernes generelle retningslinjer for forebyggelse af COVID-19, at det anbefales generelt at holde 2 meters afstand, når det er muligt og altid mindst 1 meters afstand. Derudover anbefales det altid at holde 2 meters afstand i særlige situationer, hvor der er øget risiko for smittespredning eller for personer i øget risiko for alvorlige sygdomsforløb.

Kriseledelsen har på sit møde den 12. maj 2021 besluttet at anbefale, at der generelt holdes 1 meters afstand mellem mødedeltagerne til udvalgsmøder i overensstemmelse med sundhedsmyndighedernes generelle retningslinjer.

Model for afvikling af et fysisk møde i Borgerrepræsentationen

Henset til retningslinjerne fra Sundhedsmyndighederne om afstands-krav og kriseledelsens beslutning af 12. maj anbefales det, at Borgerrepræsentationens møder finder sted i Festsalen. Herved vil det være muligt at efterleve Sundhedsmyndighedernes retningslinjer om fysisk afstand på mindst 1 meter og reduceret kontakt.

Det anbefales desuden, at det alene er Borgerrepræsentationens medlemmer, et medlem fra Økonomiforvaltningens direktion samt få medarbejdere fra Koncern IT og medarbejdere fra Borgerrepræsentationens Sekretariat, der er til stede i Festsalen.

Der vil være mikrofon og højtaler ud for hver enkelt mødedeltager.

I lighed med mødet i april afvikles medlemsforslag og forespørgsler med tilpassede taletidsregler.

Offentligheden vil alene have adgang til mødet via BR WebTV på kk.dk.

Tilmelding til taler-listen

Medlemmerne tilmelder sig taler-listen ved selv at trykke på knappen på deres mikrofon-enhed. Herefter vil der elektronisk blive dannet en taler-liste. Når medlemmet får tildelt ordet af overborgmesteren, vil medlemmets mikrofon automatisk blive tændt, og medlemmet vil kunne afgive sit indlæg. De medlemmer som deltager via Teams, tilmelder sig taler-listen via chat-funktionen i Teams og afgiver deres indlæg via Teams.

Procedure for afstemninger

Økonomiforvaltningen indstiller, at proceduren for afstemninger fortsat gennemføres ved, at alle gruppeformændene ved navneopråb afgiver deres stemme på gruppens vegne. Herefter tilkendegiver overborgmesteren, at det vil være muligt for det enkelte medlem at afgive sin stemme, hvis medlemmet ønsker at stemme anderledes end sin gruppe.

Indlevering af ændringsforslag

Økonomiforvaltningen anbefaler, at eventuelle ændringsforslag indleveres dagen før Borgerrepræsentationens møder kl. 12.00. Når ændringsforslagene er indleveret på forhånd, vil det også begrænse behovet for fysisk kontakt på under 1 meters afstand under Borgerrepræsentationens møde mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og mellem Borgerrepræsentationens medlemmer og Borgerrepræsentationens Sekretariat.

Ændring af Borgerrepræsentationens mødeplan

Afviklingen af Borgerrepræsentationens møde i Festsalen er en ændring af Borgerrepræsentationens mødeplan.

Indenrigs- og boligministeren udstedte den 8. maj en ny bekendtgørelse med ikrafttrædelse den 14. maj, der opretholder de midlertidige regler om mulighed for fravigelse af regler om møder i kommunalbestyrelser og regionsråd og i disses udvalg som led i håndtering af Coronavirussygdom. Bekendtgørelsen gælder foreløbigt frem til den 12. juni 2021.

Bekendtgørelsen giver mulighed for, at overborgmesteren fortsat kan træffe beslutning om, at Borgerrepræsentationens møder gennemføres som video- eller telefonmøder eller at mødet flyttes til et andet lokale. Beslutningen skal varsles over for Borgerrepræsentationens medlemmer, så de kan indrette sig derefter. Det bemærkes, at bekendtgørelsen ikke ændrer i, at aflysning af et møde i Borgerrepræsentationen kræver enighed.

Gruppeformandskredsens formøder

Økonomiforvaltningen anbefaler, at gruppeformandskredsens formøder fastholdes og gennemføres som fysiske møder.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forinden møderne vil Borgerrepræsentationens Sekretariat sende en vejledning til alle medlemmer af Borgerrepræsentationen om den praktiske gennemførelse af mødet.

Økonomiforvaltningen monitorerer løbende forholdene omkring COVID-19 og vurderer på baggrund af udviklingen af COVID-19, om der er behov for en stillingtagen i gruppeformandskredsen til, om de enkelte møder i stedet skal afvikles som telefon-/videomøde via Teams.

Gruppeformandskredsens beslutning ved skriftlig votering - tirsdag den 18. maj 2021

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.