Ændring af frister for ansøgninger om tider på udendørsfaciliteter

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget tager stilling til frist for ansøgning om udendørsfaciliteter, og
2. at Folkeoplysningsudvalget drøfter, om tider på udendørsfaciliteter skal forlænges.

Problemstilling

I dag ligger fristen for ansøgning om udendørsfaciliteter den 1. september. Den vintersæson, der søges om, begynder den 1. november. Det betyder, at mange foreninger først får besked om, hvilke bookinger de er tildelt, 14 dage før sæsonstart.

Beslutningen om fristen for ansøgning om udendørsfaciliteter har indflydelse på behovet for at forlænge tildelte bookinger på udendørsfaciliteter i forbindelse med implementering af nyt bookingsystem.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen oplever, at det er utilfredsstillende for foreninger, at de ikke kender deres tider i vintersæsonen før 14 dage inden sæsonstart. Problemstillingen forstærkes af, at vintersæsonen er den sæson, hvor der mest pres på faciliteterne. Det er primært kunstgræsbaner, der udbydes, og der er stor forskel på udbuddet af disse i de forskellige dele af byen. Dermed kan en forening med meget kort varsel opleve, at de enten skal transportere sig længere for at få træningstid eller bliver tildelt færre eller andre tider end forventet.

På den baggrund foreslår Kultur- og Fritidsforvaltningen at ændre fristen for ansøgning om udendørsfaciliteter til den 1. november.

Den indstillede ændring vil betyde, at sommersæsonerne vil blive fordelt først. Foreningerne vil således få besked om sommertider den 1. februar og vintertider den 1. maj – begge dele i god tid før sæsonstart henholdsvis den 1. april og den 1. november. Se bilag 1.

For at implementere den nye proces for udendørsfordeling er der behov for at forlænge vinterfordelingen med en sæson, så de tider der er tildelt for 2022-24 også kommer til at gælde for vintersæsonen 2024-25. Denne implementering forventes at kunne ske sideløbende med implementeringen af det nye bookingsystem, som forventes at være klar til brug i efteråret 2024.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis indstillingen godkendes, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejde en ændringstekst til Retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København og påbegynde processen med at forlænge vinterfordelingen af udendørstider.

Mads Kamp Hansen

                                                          /Rikke Lauritzen