Ophør af samarbejde med DoCAS Systems

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget godkender, at udgifter til køb og hosting af DoCAS Systems i Københavns Kommune finansieres via mindreforbrug på folkeoplysningsrammen.

Problemstilling

Københavns Kommune har siden 2009 benyttet systemet DoCAS Systems til administration af aftenskoler. DoCAS Systems har dog i august 2020 opsagt kontrakten med Københavns Kommune pr. 1. april 2021, og Kultur- og Fritidsforvaltningen skal derfor genetablere systemunderstøttelse af administration af aftenskoler, herunder den funktionalitet som DoCAS Systems har tilbudt i form af tilskudsadministration samt lønbehandling, som forvaltningen ifølge folkeoplysningslovens § 12 har pligt til at tilbyde kommunens aftenskoler. 

Løsning

Efter interne undersøgelser af mulig systemunderstøttelse af aftenskoleadministration vurderer Kultur- og Fritidsforvaltningen,  at den bedst mulige løsning til fortsat administration af kommunens aftenskoler er at hjemtage DoCAS systemet og hoste det internt på servere i Københavns Kommunes IT (KIT), så Kultur- og Fritidsforvaltningen fortsat kan bruge systemet til tilskudsadministration. Lønbehandling vil fortsat foregå via Dansk Oplysningsforbund, jf. bilag 1 og 2. Kursusadministrationsdelen er ikke lovpligtig og udfases, så det vil fra juni 2021 ikke længere være muligt for aftenskolerne at benytte DoCAS til kursusadministration. 

Tabel 1. Årlige omkostninger til DoCAS på nuværende model (2020):

*Beløbet for udviklingsopgaver varierer år til år. Ovenstående beløb er for perioden 1. jan- 1. nov 2020.

DoCAS Systems har pr. 21. september 2020 fremsendt et tilbud til Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende frikøb af DoCAS software til fremtidig brug på egne servere samt konsulentbistand i forbindelse med overførsel af København Kommunes data og opsætning til de nye servere, jf. bilag 3.

Københavns Kommunes IT (KIT) har pr. 27. november 2020 fremsendt et tilbud til Kultur- og Fritidsforvaltningen vedrørende etablerings- og driftsomkostninger i forbindelse med hjemtagning af DoCAS Systems (bilag 4). 

Tabel 2. Engangsudgifter 2020/2021 i forbindelse med køb og etablering af DoCAS Systems i Københavns Kommune:

Tabel 3. Årlige driftsudgifter fra 2021:

Support:

For at kunne sikre DoCAS' funktionalitet er det nødvendigt at have adgang til support for både aftenskolerne og forvaltningen. En tidligere ansat hos DoCAS Systems har d. 29. november fremsendt tilbud på konsulenttimer til teknisk support ved fremtidig drift af DoCAS. Timeprisen er 450 kr. eksklusiv moms. Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at estimere hvor mange timers support, der vil være behov for.

Økonomi

I forbindelse med anskaffelse af DoCAS Systems og overflytning til Københavns Kommunes IT (KIT) estimeres engangsudgifter for 310.000 kr. Disse udgifter afholdes i 2020 og finansieres via mindreforbrug på folkeoplysningsrammen. 

Ved at købe systemet og hoste det internt i Københavns Kommune vil de årlige driftsomkostninger fra 2021 være lavere end det nuværende budget på 300.000 kroner årligt til drift af DoCAS. De årlige udgifter estimeres til 100.000 kroner (jf. tabel 3), herudover kommer udgifter til support. Dette behov er dog fortsat uafklaret. 

Videre proces

Hvis Folkeoplysningsudvalget godkender køb og videre drift af DoCAS Systems hostet internt i Københavns Kommune, går Kultur- og Fritidsforvaltningen videre med anskaffelse af systemet. Det forventes, at systemet er overflyttet til Københavns Kommune med fuld funktionalitet medio januar 2021. 

Kultur- og Fritidsforvaltningen informerer aftenskolerne om ændringer og konsekvenser i forhold til lønindberetning og kursusadministration. 

Thomas Bach

                                                           /Rikke Lauritzen