Klage over omfordeling 2019

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Folkeoplysningsudvalget imødekommer tre for sent indkomne ansøgninger til omfordelingen 2019.

Problemstilling

Tre aftenskoler har søgt efter fristen den 3. juni 2019. Én aftenskole, Aftenskolen i Fountain House, har efterfølgende sendt en klage over afgørelsen, idet aftenskolen mener, at forvaltningen ikke har besvaret skolens henvendelse præcist.

Løsning

Fristen for ansøgning til omfordelingen 2019 var den 3. juni 2019. Tre skoler, Aftenskolen i Fountain House, Laugets Vævekurser og Musik for Alle København indsendte deres ansøgning efter fristen.

Aftenskolen i Fountain House har efterfølgende sendt en klage til forvaltningen den 10. juli 2019 jf. bilag 1. Aftenskolen i Fountain House klager over, at aftenskolen den 23. maj 2019 har modtaget et svar fra forvaltningen, om at der vil blive udsendt ansøgning til omfordeling "inden længe." Forvaltningen har to timer efter det udsendte svar udsendt mail til alle aftenskoler samt forespørgsel i DoCAS om ansøgning til omfordeling med frist den 3. juni 2019. Aftenskolen i Fountain House klager over, at der i svaret burde have stået "en af de nærmeste dage" eller "i dag" og ikke "inden længe", hvilket aftenskolen mener er et "tvetydigt og betydeligt ukorrekt svar". Aftenskolens leder er herefter taget på ferie i 9 dage og har ikke kunnet besvare forespørgsel og indsende ansøgning om omfordelingsmidler.

De sidste tre år, hvor omfordelingen har ligget i juni, har fristen for at indsende ansøgning været kort, da omfordelingsbeløbet er afhængig af regnskabsafregningen for aftenskolerne og skal på samme møde i Folkeoplysningsudvalget i juni. I 2017 var der 10 dages frist, i 2018 13 dages frist og i 2019 11 dages frist.

På grund af forårets udfordringer med DoCAS har fristen for regnskabsaflæggelsen været forlænget fra 1. april til 15. maj. Dermed har regnskaberne ikke kunnet gøres færdige inden omfordelingen. Folkeoplysningsudvalgets møde blev af andre årsager flyttet fra den 21. maj til 18. juni og omfordelingen derfor fastholdt for at give aftenskolerne bedre muligheder for at planlægge efterårets aktiviteter.

På grund af forårets udfordringer med DoCAS og de usikkerheder, det kan have afstedkommet, kan enkelte aftenskoler have overset fristen for omfordelingen. Forvaltningen indstiller derfor, at Folkeoplysningsudvalget imødekommer alle de tre ansøgninger, der er indkommet for sent for at sikre en lige behandling af ansøgninger indkommet efter fristen. 

Økonomi

Tre aftenskoler har søgt omfordeling efter fristen den 3. juni. Tabel 1 viser de ansøgte beløb og en beregning af 55% af det ansøgte beløb.

Tabel 1.

Videre proces

Forvaltningen meddeler ansøgerne udvalgets beslutning.

Mads Kamp Hansen

                                                /Marianne Kruckow