Orientering vedr. styring af selvejende institutioner (bilag)

13. Orientering vedr. styring af selvejende institutioner (bilag)

FAU 63/2004 J.nr. 63/2004

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager orienteringen til efterretning.

I forbindelse med orientering af Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget vedr. den økonomiske og ledelsesmæssige situation på den selvejende institution Lavuk, den 26. november 2003, udbad Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget sig en orientering om styringen af de selvejende institutioner generelt.

Notatet beskriver de generelle principper vedr. styringen af selvejende institutioner samt konkrete initiativer/principper vedr. styringen af selvejende daginstitutioner

Af Lov om Social Service fremgår det, at hhv. daginstitutioner (§ 9), klubber og socialpædagogiske tilbud til børn og unge (§ 20) kan drives af selvejende institutioner efter aftale med kommunen. Det fremgår af servicelovens kapitel 18, at kommunen/amtskommunen skal sørge for det nødvendige antal pladser i botilbud for bl.a. voksne handicappede og af §94, at såfremt kommunen anvender pladser i private botilbud, skal disse være godkendt af kommunen, med mindre kommunen har indgået en generel aftale om anvendelse af det private botilbud; herunder gennemførelse af tilsyn.

Jf. Retssikkerhedslovens § 43, stk. 2 er selvejende institutioner, der udfører opgaver jf. f.eks. Lov om Social Service for kommunen omfattet af reglerne i forvaltningsloven og offentlighedsloven i forhold til den opgave, der udføres.

Revision af selvejende institutioner, der drives i henhold til Lov om Social Service skal udføres efter reglerne i Socialministeriets bekendtgørelse 982 om statsrefusion og tilskud, regnskabsaflæggelse og revision på det sociale område. Heraf fremgår det, at kommuner og amtskommuner foretager en fuldstændig og løbende bogføring af samtlige udgifter og indtægter, der i årets løb afholdes eller modtages , og at konteringen følger de regler, som Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter i "Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner ".

Der gælder med andre ord samme regler vedr. regnskabsaflæggelse for kommunale og selvejende institutioner, og de selvejende institutioners regnskab indgår i kommunens samlede regnskab, der aflægges i hht. Indenrigsministeriets "Budget og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner".

Indenrigsministeriet fastsætter i "Budget- og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner" regler for administration af kommunale tilskud til selvejende institutioner. Følgende elementer indgår i administration af en tilskudsordning:

Krav til budgetter, mål- og resultatkrav samt aktivitetsoplysninger

Krav til vedtægter

Regler for sagsbehandling samt dokumentation

Bestemmelser vedrørende tilsagn og bortfald af tilsagn

Udbetaling af tilskud

Regnskabsregler

Revision

Grundlaget for at yde kommunalt tilskud til selvejende institutioner er en beslutning i Borgerrepræsentationen om formål og økonomisk ramme. Institutionernes formål mv. beskrives i en driftsoverenskomst, der indgås mellem Københavns Kommune og institutionen.

Forud for udbetaling af tilskud til institutionen udarbejdes et budget. Som grundlag for budgettet forudsættes et givet aktivitetsomfang og aktivitetstype. Udbetaling af tilskud forudsætter skriftlig tilsagn fra kommunen til institutionen med angivelse af vilkår for tilskuddet.

Da kommunen over/underskudsdækker vil der ikke opstå formue ud over fast ejendom og inventar.

Institutioner, der modtager driftstilskud udarbejder vedtægter, der indeholder beskrivelse af institutionsnavn og hjemsted. Vedtægterne beskriver desuden institutionens formål, bestyrelsens sammensætning, valg af formand samt bestyrelsens kompetencer og ansvarsområder. Af vedtægterne fremgår kravene til bestyrelsens beslutningsdygtighed samt institutionens overordnede ledelse. Endelig fremgår det af vedtægterne, at institutionen hæfter med sin formue, hvordan formuens skal anbringes ved lukning samt hvad proceduren er ved ændring af vedtægterne. Vedtægterne godkendes af kommunen.

Ifølge driftsoverenskomsten med de selvejende institutioner skal en evt. kapital med tilslutning fra bestyrelsen og med godkendelse fra kommunen, anvendes til et lignende socialt arbejde i Københavns Kommune. Forvaltningen har udarbejdet en regnskabsinstruks, der beskriver krav til intern kontrol, regnskabssystemer, betalingsfunktioner samt årsregnskabet. Forvaltningen har desuden udarbejdet en revisionsinstruks, der beskriver kravene til revisionens udførelse, bestemmelser vedr. revisors rapportering af uregelmæssigheder mv. samt tilskudsmodtagers (bestyrelsens) pligt til at fremsende redegørelser om, hvilke initiativer, revisors bemærkninger giver anledning til.

De selvejende institutioner er underlagt samme regler for tilsyn som de kommunale institutioner.

Driftsoverenskomstens bestemmelser om ansættelse og afsked af personale regulerer forholdet mellem den selvejende institutions bestyrelse og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Af driftsoverenskomsterne følger det generelt, at bestyrelsen for den selvejende institution har ansættelses- og afskedskompetencen. Det betyder, at bestyrelsen alene har kompetencen til at ansætte og afskedige personale.

I praksis yder forvaltningen konsulentbistand, såfremt den selvejende institution anmoder om det. Forvaltningen yder tillige løbende rådgivning og vejledning til institutionslederne for de selvejende institutioner.

Forvaltningen eller den enkelte institutionsleder varetager lønforhandlingerne for personalet på de selvejende institutioner. Forvaltningen tilbyder undervisning i lønforhandling, personalejura og økonomistyring til de selvejende institutioner.

Forhandlinger om ansættelse og afsked med de respektive faglige organisationer sker mellem den selvejende institution og organisationerne. Forvaltningen deltager i praksis som bisidder, hvis den selvejende institution ønsker det.

En eventuel stævning i en retssag udtages mod bestyrelsen for den selvejende institution. Bestyrelsen antager herefter selv advokatbistand. Forvaltningen er ikke rette sagsøgte i en retssag mod en selvejende institution med driftsoverenskomst med forvaltningen.

På daginstitutionsområdet og handicapområdet er der udarbejdet nye budgetfordelingsmodeller. I budgetfordelingsmodellerne beregnes budgetterne som et grundbeløb og en fast enhedspris. Enhedsprisen er grundlaget for budgettildelingen fremadrettet

Modellerne understøtter den selvforvaltning, institutionern e allerede har. På daginstitutionsområdet og handicapområdet er der i forbindelse med budgetmodellerne indført overførselsadgang mellem budgetårene. Et over- eller underskud overføres til næste års budget, når regnskabet er godkendt af Borgerrepræsentationen. Budgetoverførslen reguleres, hvis institutionen har haft tomme pladser (under 98% belægning) eller merindskrivning i forhold til enhedsprisen.

For det resterende del af det amtskommunale område vil der i løbet af 2004 og 2005 blive udarbejdet lignende budgetmodeller. Det drejer sig om døgninstitutioner for børn og unge, institutioner for stofafhængige, psykiatriske bocentre samt tilbud til hjemløse. Aktuelt indgår institutionernes aktivitetsniveau også for disse områder i godkendelsen af regnskaberne.

For samtlige områder gælder, at institutionerne har selvforvaltning. Institutionerne kan frit prioritere fordelingen af ressourcer mellem løn og øvrig drift.

Der beregnes et administrationsbidrag, der dækker regnskabsførelse, personaleadministration, revision, bestyrelsesarbejde og uddannelsesmidler. Bidraget dækker den service, som Forvaltningen yder til de kommunale institutioner. På daginstitutionsområdet udgør administrationsbidraget 2,4%. For de amtskommunale institutioner er administrationsbidraget enten afhængig af antal pladser eller tilskrevet budgettet som et fast beløb.

De selvejende institutioners budget opdeles i et antal lige store rater, der hen over året anvises til institutionerne. Budgettet dækker institutionens daglige drift. Raterne anvises inkl. moms. Hvis institutionen får akutte likviditetsproblemer f.eks. pga. manglende betaling af tilgodehavender, kan der udbetales et likviditetstilskud. Likviditetstilskuddet er ikke en budgetforøgelse, men et lån, som institutionen skal tilbagebetale.

Nogle af de selvejende institutioner, der har til huse i kommunens ejendomme, betaler ikke husleje. Dette er besluttet for at undgå at sende pengene frem og tilbage mellem institutionen og forvaltningen.

På det amtskommunale område kan der i løbet af et budgetår kun ske op- eller nedskrivninger af budgettet såfremt der efter aftale med forvaltningen sker aktivitetsændringer på institutionerne. Herudover kan der ske reguleringer som følge af lovmæssige ændringer samt efterreguleringer af lønbudgetter og ved ændring af huslejen for den selvejende institution. Der er ingen centrale puljer.

På daginstitutionsområdet blev resultatet af dialogen med forældrebestyrelse, institutionsledere og de faglige organisationer, at der fortsat skal være en række puljer. Institutionernes budgetter reguleres over året fra disse puljer, f.eks. hvis institutionen får pædagogpraktikanter.

Institutionerne fremsender regnskabsprognoser til forvaltningen. Institutionerne fremsender udviklingsplaner til forvaltningen. Derudover er forvaltningen i løbende dialog med institutionerne vedr. bl.a. økonomi, lønforhandlinger, personalespørgsmål samt faglige målsætninger mv.

De selvejende institutioners regnskabstal skal i fuldt omfang fremgå af kommunens regnskab, både hvad angår drift og status. Regnskabet afmomses først når det bogføres i kommunens regnskab.

Regnskabet fremsendes af institutionens bestyrelse bilagt en revisionsprotokol fra det revisionsfirma, bestyrelsen har ansat. Regnskabet skal opfylde de formkrav, som forvaltningen har fastsat, og revisionsfirmaet skal bekræfte, at de har revideret regnskabet i henhold til den gældende revisionsinstruks. Bestyrelsen skal angive evt. initiativer hvis der er bemærkninger til regnskabet.

For områder med overførselsadgang udarbejdes det materiale, der er grundlaget for budgetoverførslen som en del af regnskabsgodkendelsen. Beløbet fremkommer ved at sammenstille regnskabstallene for de konti, der er omfattet af selvforvaltningen med det tilsvarende budget, reguleret i forhold til belægningsprocenten.

Regnskaberne godkendes i løbet af foråret og over/underskud afregnes med institutionerne.

Indstillingen vurderes ikke at have væsentlige miljømæssige konsekvenser.

Ingen.

Ingen.

-

• Oversigt, daginstitution

Grethe Munk

/

Sven Bjerre