Personalefest 2003

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 2. oktober 2002

10. Personalefest 2003

FAU 420/2002 J.nr. 420/2002

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indstiller,

at Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget tager orienteringen om planerne for en personalefest for Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen i 2003 til efterretning.

Borgmesteren har bedt forvaltningen udarbejde et forslag til en personalefest i 2003. På den baggrund har Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen udarbejdet et foreløbigt forslag til en personalefest i 2003, hvor alle forvaltningens ca. 17.000 medarbejdere bliver inviteret. Festens formål er først og fremmest, at fremme korpsånden på tværs af forvaltningen. Samtidig er der lejlighed til at markere, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen er en enhedsforvaltning for alle 15 bydele. Herudover vil det give medarbejderne mulighed for at stifte bekendtskab med det nye Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg.

Der har tidligere været afholdt personalearrangementer for hele Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. I maj 1998 blev der afholdt en fest for at markere, at der var blevet valgt et nyt Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg. Festen kostede 571.926 kr. svarende til 52 kr. pr medarbejder eller 272 kr. pr deltager. Det var konklusionen efter afholdelsen af festen, at man burde gentage succesen, når der opstod en anledning hertil.

Indtil 1998 blev der afholdt et årligt kulturarrangement for forvaltningens personale i Pumpehuset. Udgiften hertil var i 1997 på 70.000 kr. Tidligere har udgiften været mellem 35.000 kr. og 40.000 kr. pr arrangement.

Der har ikke været afholdt personalearrangementer for hele forvaltningen i årene 1999, 2000 og 2001 ligesom der ikke er planlagt arrangementer i 2002.

Der arbejdes med et arrangement, hvor temaet er mangfoldighed. Mangfoldigheden gælder særligt aktiviteterne, hvor lokale enheder skal bidrage med f.eks. workshops, udstillinger, kor, politiker-café e.l. Der vil foregå flere aktiviteter samtidigt, således at alle ikke nødvendigvis oplever det samme på samme tidspunkt.

Det er en målsætning, at flest mulige af forvaltningens ansatte deltager i festen. Umiddelbart vurderes et realistisk deltagerantal at være 3-5.000. Der er kalkuleret med op til 5.000 deltagere. Festen foreslås afholdt i Bella Centeret, da det er et af de få steder, der har plads til så mange personer og aktiviteter, og hvor prisen er rimelig.

Et foreløbigt program ser således ud:

Dato: Tirsdag den 18. marts 2003

17.00-22.30 Aktiviteter, spisning, forskellig musik og underholdning.

18.00 Velkomst ved Borgmesteren/Udvalget.

22.30-24.00 Fællesbal (musik og dans).

23.45 Afslutning ved Borgmesteren/Udvalget.

Den nøjagtige pris for arrangementet afhænger af deltagerantallet. Der er gjort rede for de enkelte udgiftsposter i tabel 1.

Tabel 1: Udgifter.

• I "leje af hal" indgår betaling for opbygning af boder og scener. Der lejes storskærm, så alle kan se f.eks. velkomst og afslutning.
• "Forplejning " er sat til 100 kr. pr. person.
• I stedet for et stort dyrt musiknavn er der valgt at fokusere på mangfoldighed i form af en række billigere bands.
• "Planlægning, aktiviteter, info" dækker bl.a. over støtte til lokale aktiviteter, transport af udstillingsting, mødeudgifter og information.
• "Reserve" på 300.000 kr. dækker over ekstra bespisning og lokaleleje ved 7.000 deltagere.
• "Ekstra aktiviteter og uforudsete udgifter" er ekstra scener eller boder, som Bella Centeret skal bygge op.

• Ved 4.000 deltagere reduceres bespisning med 100.000 kr.

• Ved 3.000 deltagere spares 32.000 til halleje + yderligere 100.000 kr. til bespisning.

Tabel 2: Estimerede udgifter ved forskelligt deltagerantal.

Sagen har ingen miljømæssige konsekvenser.

Prisen for arrangementet vil afhængigt af deltagerantallet variere mellem 1,168 mill. kr. og 1,400 mill. kr. Det svarer til en pris pr. deltager på mellem 280 kr. og 389 kr. Udgiften finansieres via det administrative budget til organisationsudvikling og efteruddannelse.

Ingen.

Ingen.

Ingen.

Grethe Munk

/ Sven Bjerre