Status på borgerpanel

Christianshavns Lokaludvalg skal tage stilling til en status på lokaludvalgets borgerpanel-projekt.

Formanden foreslår,

1. at Christianshavns Lokaludvalg tager orienteringen i løsningsafsnittet om status på lokaludvalgets borgerpanel-projekt til efterretning.
2. at Christianshavns Lokaludvalg på baggrund af orienteringen beder sekretariatet arbejde videre med projektet via Københavns Kommunes spørgeskemaprogram "QuestBack".
3. at Christianshavns Lokaludvalg afsætter en samlet ramme i 2015 på 10.000 kr. til borgerpanel-projektet.
4. at Christianshavns Lokaludvalg beslutter, om aldersgrænsen for borgerpanelet skal være 16 år, 17 år eller 18 år.

Christianshavns Lokaludvalg besluttede på sit møde 17. december 2014, at sekretariatet tester om et spørgeskemaundersøgelsesprogram på internettet, "Survey Monkey", kan honorere lokaludvalgets ønsker vedrørende et lokalt borgerpanel.

I mødet den 29. april 2015 fik lokaludvalget under punktet "Ændret budget for 2015-puljen" følgende oplysninger:

Ad 20. Etablering af borgerpanel:
Det er afgjort, at der intet er til hinder for, at lokaludvalget etablerer et lokalt borgerpanel. Omkring nytår 2015 testede sekretariatet
spørgeundersøgelsesprogrammet Survey Monkey, som ligger på internettet. Vurderingen er, at det er et udmærket program til at udforme gode undersøgelser forholdsvist hurtigt. Dertil giver programmet fine analysemuligheder i form af statistik og grafer til efterfølgende behandling af besvarelser.

Overslag på udgifterne til etablering:
Survey Monkey Guld profil: ca. 2.400 kr./år
Distribution af invitation: ca. 3.000 kr.
Samlet etableringspris: ca. 5.400 kr.

Ad 21. Drift af borgerpanel 2015:
Drift og Brug af Survey Monkey koster som nævnt ca. 2.400 kr./år. I 2015 regnes udgiften som en etableringsudgift. Dertil kan der være udgifter til udformning af spørgeskemaer samt behandling af svar/data. Her foreslås afsat 3.000 kr., men det er et gæt og udgiftsstørrelsen hænger i øvrigt sammen med, hvor mange undersøgelser der skal laves i 2015.

Sekretariatet har været i kontakt med Økonomiforvaltningens analyseteam, som muligvis kan assistere i udformningen af undersøgelser, samt behandling af svar/data. Det er endnu uvist hvilke udgifter, der eventuelt vil være for lokaludvalget i et sådant samarbejde. Endvidere mangler en bekræftelse af, at vi
har et samarbejde. Alternativet er, at sekretariatet står for udformningen af undersøgelser, mens andre mod betaling står for behandling af svar/data."


Efterfølgende har sekretariatet haft et møde med Økonomiforvaltningens analyseteam og blev her orienteret om mulighederne med kommunens spørgeskemaprogram "QuestBack".

Københavns Kommune bruger QuestBack, når kommunens borgerpanel bliver stillet spørgsmål. Det er gratis for lokaludvalget at benytte programmet, da Københavns Kommune betaler for licenserne. Dog skal sekretariatet som bruger af programmet på et kursus, der koster ca. 2.500 kr. Sekretariatet ønsker at benytte dette program, eftersom det er det, kommunen benytter, og da Analyseteamet i Økonomiforvaltningen kan yde sekretariatet support. Selv om det er samme program, holdes Christianshavns borgerpanel adskilt fra kommunens borgerpanel.

Outputtet fra QuestBack virker til at være nogenlunde det samme som det, der kommer ud af at benytte Survey Monkey-programmet. Man kan lave forskellige krydsninger og lave grafer herudfra. Man kan ikke analysere på de skriftlige kommentarer folk måtte supplere deres besvarelse af spørgeskemaet med, men blot samle dem i et dokument.


Budget
Et revideret opstartsbudget ser således ud:

Opgave	Udgift i kr.
Analyseteam: Cpr-udtræk med beboere på Christianshavn:	590
KMD: Distribution af invitationen til christianshavnernes e-boks:	3.000
KMD: Forsendelsesomkostninger	Beløbet oplyses i lokaludvalgsmødet
Kursus om QuestBack for to sekretariatsmedarbejdere	5.000
I alt	8.590 + forsendelsesomkostninger

QuestBack er gratis for sekretariatet at benytte, men der kan være omkostninger i begrænset omfang til hjælp til dataanalyse.


Kronologisk handlingsplan

Oprettelse af panelet:

• Sekretariatet skal på kursus i QuestBack og have adgang til programmet på deres computere.
• Sekretariatet beder Analyseteamet i Økonomiforvaltningen om et cpr-udtræk på alle christianshavnere på 18 år og derover. Analyseteamet sender dette udtræk direkte til KMD via 'Sikker Post'. Analyseteamet skal have ca. en dag til at lave cpr-udtrækket.
• Sekretariatet skal udforme PDF-invitationer til panelet, som sendes via KMD. De christianshavnere, som ikke har en e-boks, får tilsendt invitationen med posten på papir.
• Sekretariatet skal udforme spørgeskemaet, hvor borgerne bliver spurgt, om de ønsker at være med i panelet – dette gøres i QuestBack.
• Sekretariatet skal teste spørgeskemaet, inden det sendes til ca. 8.000 christianshavnere over 18 år. 
• Sekretariatet sender invitationerne til borgerne via KMD.
• Sekretariatet skal oprette kontaktkartotek i QuestBack.
• Sekretariatet skal, når borgerne har svaret på invitationen, overføre kontaktoplysninger til vores kontaktkartotek i QuestBack.
• Borgerpanelet er hermed dannet.

Første spørgeskemaundersøgelse:

• Sekretariatet skal i samarbejde med lokaludvalget udarbejde første undersøgelsesdesign
• Sekretariatet skal udforme spørgeskemaundersøgelsen
• Sekretariatet skal udsende første spørgeskemaundersøgelse
• Sekretariatet skal, efter endt undersøgelsesperiode, behandle resultaterne
• Sekretariatet skal formidle resultater til Christianshavns Lokaludvalg.
• Der skal tages højde for statistisk usikkerhed, hvis man laver nedbrydning af respondentgrupper (fx i de forskellige boligområder på Christianshavn). Afhængig af analyseniveau vil lokaludvalget skulle betale Analyseteamet i Økonomiforvaltningen for at beregne statistisk usikerhed på besvarelserne, lokaludvalget måtte modtage. 

Sekretariatet forventer at kunne starte etableringen af Christianshavns borgerpanel med de ovenstående opgaver indenfor 1 måned. Dog vil overførsel af kontaktoplysninger være tidskrævende for sekretariatet.

Der er mulighed for at tage folk med i borgerpanelet ned til 16 år, som er skellet for forældregodkendelse. 

Christianshavns Lokaludvalg har afsat en ramme på 6.000 kr. til etablering af et borgerpanel samt en ramme på 3.000 kr. til drift af borgerpanelet i 2015.
Det foreslås ændret til, at der i 2015 afsættes en samlet ramme på 10.000 kr. til borgerpanel-projektet jf. budgettet ovenfor.

Se løsningsafsnittet.

Formanden forventer, at lokaludvalget i sit møde den 24. juni 2015 kan beslutte, hvad den første spørgeskemaundersøgelse skal dreje sig om.

Borgerpanelet vil skulle fornyes inden for 1-2 år.

1. Lokaludvalget tog orienteringen i løsningsafsnittet om status på lokaludvalgets borgerpanel-projekt til efterretning.
2. Lokaludvalget bad på baggrund af orienteringen sekretariatet arbejde videre med projektet via Københavns Kommunes spørgeskemaprogram "QuestBack".
3. Lokaludvalget afsatte en samlet ramme i 2015 på 10.000 kr. til borgerpanel-projektet.
4. På forslag fra Povl Koch besluttede lokaludvalget, at aldersgrænsen for borgerpanelet skal være 16 år.
5. Lokaludvalget bad sekretariatet om en status på projektet i lokaludvalgsmødet den 24. juni 2015.