Revisionsprotokollat nr. 21/2003 (Årsregnskab)

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

fo r ordinært møde onsdag den 25. august 2004

 

 

Sager til beslutning

 

1.      Revisionsprotokollat nr. 21/2003 (Årsregnskab)

 

BTU 358/2004  J.nr. 1430.0007/04

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget godkender

at de i denne indstilling anførte bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på Årsrevisionsprotokollat nr. 21/2003 vedrørende Bygge- og Teknikforvaltningens årsregnskab 2003

Revisionsdirektoratet har afgivet særskilt revisionsprotokollat vedrørende byfornyelsesområdet. Bemærkninger til dette fremlægges særskilt for Bygge- og Teknikudvalget.

Det skal oplyses for Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets behandling i Bygge- og Teknikudvalget.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har sendt Årsrevisionsprotokollat nr. 21/2003 vedrørende Bygge- og Teknikforvaltningens årsregnskab 2003.

Som helhed vurderer Bygge- og Teknikforvaltningen, at der er tale om en tilfredsstillende rapportering, der afspejler den aktuelle situation. 2003 har regnskabsmæssigt været et turbulent år, hvor blandt andet afstemningssagen har betydet at Bygge- og Teknikudvalget løbende er blevet forelagt regnskabsmæssige sager.

Revisionen har en række bemærkninger vedrørende bogføring, forretningsgange m.v. i de enkelte enheder og den økonomiske styring i Bygge- og Teknikforvaltningen generelt. Bemærkningerne ligger i store træk på linie med de allerede igangsatte aktiviteter i Bygge- og Teknikforvaltningen, hvilket Revisionsdirektoratet er opmærksomt på, hvorfor Revisionsdirektoratet da også forudsætter, at direktoratets forslag til tiltag bliver indpasset tidsmæssigt i de allerede igangsatte projekter. Det drejer sig primært om de gennemførte servicechecks, der afrapporteres endeligt ultimo august 2004.

Bygge- og Teknikforvaltningens forslag til høringssvar fremgår i kursiv af sagsbeskrivelsen i det følgende.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har i det fremsendte revisionsprotokollat nr. 21/2003 om revision af årsregnskabet i Bygge- og Teknikforvaltningen følgende bemærkninger, som Bygge- og Teknikforvaltningen hermed svarer på. Bygge- og Teknikforvaltningens svar er anført i kursiv. Afsnit fra revisionsprotokollatet, der iht. Bygge- og Teknikforvaltningens vurdering ikke har givet anledning til bemærkninger er ikke medtaget. Overskrifter og nummerering af afsnit er opretholdt fra det oprindelige protokollat.

2.1.1 Registrering i KØR/Navision

Revisionsdirektoratet har undersøgt, hvem der kan oprette eller ændre i stamdata til kreditormodulet, samt om der er personadskillelse mellem dem, der opretter og dem, der udfører udda­ta­kontrol. Tilsvarende er undersøgt for registreringen af regnskabsbilag, samt at de med­arbejdere, der opretter eller ændrer i kreditormodulets stamdata, ikke også er be­skæftiget med registrering af regnskabsbilag.

Derudover er det undersøgt, om regnskabsbilagene har været attesteret og anvist af en dertil bemyndiget medarbejder.

Endvidere er det undersøgt, om betalingen er sket rettidigt og til korrekt beløbs­mod­tager.

Endelig er det undersøgt, om der føres værdipostbog.

Undersøgelsen, der er udført ved en stikprøvevis kontrol i de enkelte enheder, har givet anledning til følgende bemærkninger:

Bygge- og Teknikforvaltningen har tilrettelagt regnskabsføringen, så den med und­tag­else af Sekretariatet udføres i de enkelte institutioner. Der anvendes to forskellige øko­nomi­styrings­systemer, KØR og Navision. Hvor der anvendes Navision, overføres re­gistreringerne eller sumtal til KØR, der er kommunens økonomistyringssystem. Der er ikke etableret fælles forretningsgange i institutionerne for udførelsen af de samme ty­per handlinger.

Bygge- og Teknikforvaltningen har den 4. december 2003 oplyst, at den samlet kan kon­sta­tere, at der er gjort en betydelig indsats for at få beskrevet de daglige rutiner i for­retnings­gange. Det kan dog samtidig samlet konstateres, at forvaltningen ikke har løst denne opgave endeligt.

Forvaltninge n har i oktober 2003 nedsat en Økonomistyregruppe, der har taget emnet op med henblik på, at der udarbejdes en komplet og opdateret version af forret­nings­gange for alle enheder. Revisionsdirektoratet vil blive orienteret om arbejdsplanen og få tilsendt forret­nings­gangene ved afslutningen.

Revisionsdirektoratet imødeser, at forretningsgangsbeskrivelserne får et mere ensartet indhold, der sikrer samme kontrolniveau i hele forvaltningen, størst effektivitet og nyttiggørelse af ind­høs­tede erfaringer om intern kontrol.

Bygge- og Teknikforvaltningen kommentarer vedrørende fælles forretningsgange etc. fremgår af punkt 2.1.4.

Såfremt der er specifikke bemærkninger til de enkelte enheder, der kræver et svar er bemærkninger og svar anført i det følgende.

Plan & Arkitektur:

Revisionsdirektoratet har konstateret, at der ikke er adskillelse mellem de medarbejdere, der kan oprette eller ændre i stamdata til kreditormodulet, og de medarbejdere der foretager indtastningen af regnskabsbilag. Endvidere fremgår det ikke, hvem der har foretaget uddatakontrollen. Revisionsdirektoratet henstiller derfor, at der etableres personadskillelse mellem oprettelse, registrering og uddatakontrol eller evt. mellem oprettelse og registrering og uddatakontrol. Revisionsdirektoratet henstiller endvidere, at uddatakontrollisterne påføres oplysning om dato og navn på den medarbejder, der har udført kontrollen.

Plan & Arkitektur er opmærksom på, at der ikke må være sammenfald mellem den/de personer, der opretter/registrerer, og den/de personer, der udfører uddatakontrol. Det er derfor indskærpet overfor medarbejderne, at der skal være denne personadskillelse, samt at uddatakontrollisterne skal påføres dato og navn af den person, der udfører kontrollen. For god ordens skyld bemærkes, at dato og navn på den person, der udfører kontrollen, i alle tilfælde er påført fakturaen, men fremover vil også uddatakontrollisterne blive påført dato og navn.

Revisionsdirektoratet gør opmærksom på, at Plan & Arkitekturs kontoplan ikke er konstrueret til at rapportere de regnskabsopgørelser, som skal udfærdiges i henhold til byfornyelseslovgivningen, og at der derfor ved udarbejdelsen af disse opgørelser anvendes betydelige personaleressourcer. Revisionsdirektoratet anfører endvidere, at kommunen senest pr. bestemte datoer skal fremsende regnskabsopgørelser som dokumentation for modtagne statstilskud, samt at det er almindeligt, at Plan & Arkitektur først har afsluttet arbejdet med disse opgørelser så sent, at der må anmodes om fristforlængelse.

Plan & Arkitektur skal hertil bemærke, at udarbejdelsen af opgørelser til brug ved fremsendelse til Økonomistyrelsen ikke vil blive lettere ved en ændret kontoplan. Udarbejdelsen af opgørelsen er besværliggjort på grund af de mange ændringer i byfornyelseslovgivningen, der er sket i de seneste år, og det er ikke praktisk muligt at ændre kontoplan i samme takt som ændringerne finder sted. Hertil kommer, at anlægsbevillingerne strækker sig over en længere årrække, og at udarbejdelse af regnskab for bevillingerne ikke vil blive lettere, såfremt kontoplanen for de enkelte bevillinger løbende ændres. I øvrigt bemærkes, at opgørelsen vedrørende regnskab 2002 blev fremsendt til Revisionsdirektoratet i begyndelsen af maj 2003, men da Revisionsdirektoratet krævede at få en skriftlig udtalelse fra Økonomistyrelsen om brugen af diverse skemaer i forbindelse med udarbejdelsen af opgørelserne, blev disse først fremsendt til Økonomistyrelsen den 23. januar 2004 uanset besvarelsen fra Økonomistyrelsen ikke var modtaget.

Revisionsdirektoratet har endvidere anført, at en undersøgelse af om regnskabsbilag er attesteret og anvist viste, at de er påført signatur, men der er behov for at styrke den bagvedliggende administration. Eksempelvis ejer kommunen en række andelslejligheder, som skal sælges, når den oprindelige lejer fraflytter. Ved fraflytning overlader Plan & Arkitektur salget til andelsboligforeningens bestyrelse. Der modtages efterfølgende en afregning fra foreningens administrator, hvor en række istandsættelsesudgifter er fratrukket. Flere af disse burde formentlig være afholdt af lejer, men det fremgår ikke, i hvilket omfang Plan & Arkitektur har rejst krav over for den tidligere lejer. Den ansvarlige sagsbehandler er ikke i besiddelse af lejekontrakt, andelsboligforeningernes vedtægter, årsregnskaber samt referater fra generalforsamlingerne.

Sagsbehandleren er derved ude af stand til at foretage en kvalificeret sagsbehandling samt bedømmelse af afregningens rigtighed.

Uagtet dette er afregningsbilaget fra andelsboligforeningens administrator både attesteret og anvist.

Revisionsdirektoratet anbefaler derfor, at der hurtigst muligt sker en forbedring af den økonomiske forvaltning af udlejning og salg af andelsboligerne.

Plan & Arkitektur skal til 2.-5. punktum " Ved fraflytning…rejst krav over for den tidligere lejer" bemærke, at der følges en praksis – typisk i overensstemmelse med foreningens vedtægter – hvorefter det er foreningens bestyrelse, der ved ledighed indstiller en ny andelshaver til at overtage den andel, hvor kommunen har betalt indskuddet. Overdragelsen sker til en pris fastsat på baggrund af andelskronen i foreningens seneste regnskab.

Kommunens andelslejlighed har – indtil den bliver ledig – været beboet på lejelovens og boligreguleringslovens vilkår bl.a. med hensyn til lejefastsættelsen, idet der er tale om, at beboeren er en "oprindelig" lejer i ejendommen, der ikke ønskede at blive andelshaver ved foreningens overtagelse af ejendommen.

Lejligheden bliver typisk ledig ved dødsfald, og foreningen, der administrerer lejemålet, bør i første omgang rette krav om dækning af istandsættelsesudgifter mod boet. Hvis der ikke er mulighed for dækning i boet, vil der enten skulle ske afslag i salgssummen efter § 5 i andelsboligforeningsloven eller lejligheden skal istandsættes, så den kan sælges for en pris baseret på den aktuelle andelskrone. I begge situationer vil istandsættelsesudgiften fragå i det provenu, der tilfalder kommunen ved salget.

Plan & Arkitektur har koncentreret sig om en teknisk sagsbehandling, således at der foretages en besigtigelse og vurdering af istandsættelsesbehovet og foretages bilagskontrol vedrørende de gennemførte arbejder. Derimod har man ikke hidtil brugt ressourcer på at søge istandsættelsesudgifterne inddrevet hos beboer eller fraflyttede lejere.

Som revisionen er bekendt med, har Plan & Arkitektur i juni 2004 anmodet administratorerne for de enkelte foreninger om fremsendelse af den af revisionen anførte dokumentation. Efterhånden som besvarelserne indløber, vil en database med stamoplysninger blive udarbejdet.

Ved fremtidige salg vil tillige regresmulighederne blive vurderet, men Plan & Arkitektur forventer ikke et økonomisk udbytte af betydning.

Revisionsdirektoratet påpeger endelig, at der er et væsentlig og påtrængende behov for at styrke kompetencerne i Plan & Arkitekturs regnskabsafdeling.

Hertil kan Plan & Arkitektur bemærke, at man er opmærksom på dette problem, og at der foreløbig er ansat en ny medarbejder pr. 1. august 2004, samt at det overvejes at ansætte yderligere en medarbejder i kontoret til erstatning for en fratrådt medarbejder. Det skal yderligere bemærkes, at der i det gennemførte servicecheck er flere forslag på dette område, der nu overvejes i Plan & Arkitektur. De endelige tiltag vil indgå i handlingsplanen fra Plan & Arkitektur.

Vej & Park:

Revisionsdirektoratet har konstateret, at der er den nødvendige funktions- og personadskillelse mellem opgaverne, og uddatakontrollen er personadskilt fra indtastningen. Derimod sker reg­nings­behandlingen (attestation og anvisning) i fagkontorerne så langsom, at leve­ran­dør­­faktura­erne ofte ikke bliver betalt rettidigt med efterfølgende krav om rykker­gebyr.

Revisionsdirektoratet henstiller, at betalingerne sker rettidigt, så rykkergebyrer undgås.  

Vej & Park tager henstillingen til efterretning, og vil foranledige en opstramning af kontorernes sagsbehandling heraf, jf. Vej & Parks gældende forretningsgang for attestation og anvisning af fakturaer til betaling.

Rådgivende Ingeniører og Arkitekter (RIA):

Revisionsdirektoratet har konstateret, at der ikke er den nødvendige funktions- og personadskillelse mellem opgaverne, bortset fra attestations- og anvisningsopgaven. Endvidere er det oplyst, at uddata­kontrollen sker til skærmen, hvorved den udførte kontrol ikke kan dokumenteres. RIA er af den opfattelse, at regnskabsregistreringens rigtighed kan sandsynliggøres på anden måde.

I rammebilaget til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ om intern kontrol er anført, at overvejelserne om kontrolniveauet skal beskrives i forretningsgangsbeskrivelsen om intern kontrol. Imidlertid er de skriftlige forretningsgangsbeskrivelser af ældre dato, og indeholder ikke disse overvejelser.

Gennemgang af forretningsgange er et element i RIA's virksomhedsplan, men de afventer i øvrigt et fælles udspil for hele forvaltningen – se nærmere i afsnit 2.1.4.

Vi skal henstille, at de alt for store svagheder og risici i bogføringsrutinerne straks minimeres.

RIA mener, at det er for voldsomt at tale om store risici, men søger via øget fokus på afstemninger at nedbringe eventuelle risici. RIA oplyser generelt at den ønskede funktions- og personadskillelse er vanskelig at håndtere i en lille organisation, men vil søge at håndtere henstillingen i samråd med Revisionsdirektoratet.

Københavns Brandvæsen:

Revisionsdirektoratet henstiller, at Brandvæsenet udfører regnskabsopgaven i overensstemmelse med deres egen forretningsgangsbeskrivelse på dette område, samt at der etableres uddatakontrol af regnskabsføringen og notering i en værdipostbog, når der modtages checks mv. i posten. 

Revisionsdirektoratets henstillinger er taget til efterretning.

Københavns Kirkegårde:

Revisionsdirektoratet henstiller, at uddatakontrollisterne opbevares til efter, at revisionen af regnskabsåret er afsluttet. 

Revisionsdirektoratets henstilling er taget til efterretning.

Parkering København:

Revisionsdirektoratet henstiller, at det sikres, at lederen af bogholderiet ikke både kan oprette stamdata til kreditormodulet, indtaste regnskabsbilag og udføre uddatakontrol.

Parkering København har taget Revisionsdirektoratets henstilling til efterretning og har sikret, at lederen af bogholderiet ikke længere kan indtaste bilag i kreditormodulet, og at de 2 medarbejdere ikke kan oprette stamdata. Der skal dog gøres opmærksom på, at disse foranstaltninger vil kunne give problemer og forsinkelser med hensyn til tilbagebetalinger af parkeringsafgifter, specielt i forbindelse med ferier og sygdom, da der årligt oprettes ca. 4.000 nye stamdata. Parkering København påtænker i sådanne situationer midlertidigt at autorisere en bogholderimedarbejder til oprettelse af stamdata, samtidig med at pågældende i perioden afskæres fra at indtaste bilag i kreditormodulet.

2.1.2 Indberetning af B-indkomst

Ifølge skattekontrollovens § 7 A, stk. 2, nr. 1, skal der ske indberetning til Told og Skat af udbetalte lægeregninger i de tilfælde, hvor forvaltningens institutioner har udbetalt beløbet direkte til lægen.

Revisionsdirektoratet har konstateret, at enhederne i Bygge- og Teknikforvaltningen ikke generelt er bekendt med denne bestemmelse eller behandler den forkert, og derfor heller ikke anvender den facilitet, som KØR/Na­vision har til indberetning.

Det skal derfor henstilles, at bestemmelsen overholdes.

For de enheder, der ikke har anvendt faciliteten er henstillingen taget til efterretning, og er fremadrettet opmærksom på at indberette oplysningerne, hvis der sker udbetaling direkte til læger.

2.1.3 Udviklingen i økonomistyringen i Københavns Kommune

Revisionsdirektoratet anser benchmarkingen for at være et godt værktøj til brug for den fortsatte og nødvendige udvikling af institutionernes økonomistyring.

Revisionsdirektoratet skal derfor til brug for revisionen udbede sig følgende:

·        Oplysning om indplaceringsniveauet for hver institution i Bygge- og Teknik­forvalt­ningen, som har deltaget i 2. runde af benchmarkingen af økonomistyringen.

·        Handlingsplanen fra de enkelte institutioner om, hvordan institutionen vil arbejde videre med at forbedre og udvikle økonomistyringen.

Samtlige enheder i Bygge- og Teknikforvaltningen var omfattet af den 2. runde af benchmarking. Gennemførelsen er et udviklingsværktøj, og har allerede afstedkommet en række ændringer i de enkelte enheder. Herudover er arbejdet med virksomhedsplan både for Bygge- og Teknikforvaltningen som helhed og i de enkelte enheder i dag nået længere end tidligere, hvilket vurderes at betyde, at de fleste enheder ved en analyse i dag ville være på et højere niveau. De enkelte enheders placering i undersøgelsen er sendt til Revisionsdirektoratet. Af de 8 enheder i Bygge- og Teknikforvaltningen var 6 placeret på niveau 1 – Ad Hoc og 2 enheder var på niveau 2 – Finansiel kontrol.

Handlingsplaner for udvikling af økonomistyringen er integreret i forvaltningens igangværende arbejde, blandt andet i forbindelse med de igangværende servicecheck, og fremgår ligeledes som mål i Bygge- og Teknikforvaltningens virksomhedsplan for 2004-05. Bygge- og Teknikforvaltningen vurderer dog, at ikke alle enheder vil kunne nå op på niveau med udgangen af 2004. Dette vil blive beskrevet yderligere i de konkrete handlingsplaner, der vil tilgå Revisionsdirektoratet efter udarbejdelsen.   

2.1.4 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

Revisionsdirektoratet har fundet det nødvendigt for alle forvaltninger at udbede sig følgende oplysninger:

·        Ajourført liste over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser i henhold til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Listen bedes udarbejdet pr. 1. juli 2004 og med angivelse af ikrafttrædelsesdato for den enkelte forretningsgangsbeskrivelse.

·        Ajourført liste over øvrige forretningsgangsbeskrivelser. Denne liste bedes også udarbejdet pr. 1. juli 2004 og med angivelse af ikrafttrædelsesdato for den enkelte forret­ningsgangsbeskrivelse.

·        Liste pr. nævnte dato over manglende forretningsgangsbeskrivelser fordelt på de to nævnte grupper. Forventet ikrafttrædelsesdato bedes oplyst.

Bygge- og Teknikforvaltningen har dette som et helt centralt opfølgningspunkt i forbindelse med den forestående opfølgning på de gennemførte servicechecks. Forvaltningen vil i forbindelsen med efter udarbejdelse af oplæg til koncept for forretningsgange i Bygge- og Teknikforvaltningen udarbejde de ønskede lister og sende materialet til udtalelse i Revisionsdirektoratet.

2.3 Løn

I forbindelse med overgang til det nye lønsystem er det oplyst, at systemet ikke automatisk kan udskrive dagpengerefusionsskemaer til institutionerne. Det er derfor ekstra nødvendigt, at institutionerne er opmærksomme på – og får tilrettelagt en forretningsgang – der sikrer, at sygefravær rettidigt bliver anmeldt til bopælskommunerne.

Revisionsdirektoratets anbefaling er noteret. Det kan yderligere oplyses at Bygge- og Teknikforvaltningen løbende anfører problemstillingen overfor Accenture, der står for kommunens nye lønsystem. En teknisk løsning være skulle tæt på implementering. 

2.5 Anlæg

Revisionsdirektoratet har løbende modtaget regnskabsforklaringer på afsluttede anlægs­­bevillinger fra Bygge- og Teknikforvaltningen.

Revisionsdirektoratets behandling har især omfattet kontrol af at:

·        Der er beløbs- og indholdsmæssig overensstemmelse mellem den givne bevilling, og de oplysninger regnskabsforklaringen indeholder.

·        De afholdte udgifter og modtagne indtægter vedrører den pågældende anlægs­be­villing.

·        Samtlige udgifter og indtægter ifølge regnskabsforklaringen er registreret i kom­mu­nens økonomisystem.

Efter Revisionsdirektoratets opfattelse er følgende ældre anlægsbevillinger endnu ikke regnskabsforklaret:

K 96-35, renovering af styresystemet for gadesignalanlæg.
Regnskabsforklaring fremsendt til Magistratens 4. afdeling 5. december 1996.

K 97-33, cykelstier og genplantning af træer i Lygten.
Oprindeligt regnskabsforklaret 4. oktober 2002, og returneret fra BTF 30. oktober 2002 efter aftale. K 97 -33 er videreført med uændret ramme og tekniske ændringer i K 01 -56 ( anlæg af cykelstier i Lygten ), som ikke er afsluttet og vil blive regnskabsforklaret sammen med K 97 – 33.

K 98-63, hastighedsplanlægning i Københavns Kommune.
Vej & Park mangler at udarbejde en evalueringsrapport til Vejdirektoratet i forbindelse med anlægsprojektet. Med denne baggrund er anlægssagen ikke afsluttet og regnskabsforklaring er ikke udarbejdet. Vej & Park genoptager sagen med henblik på evalueringen, hvorefter sagen vil blive regnskabsforklaret.

K 99-30, renovering af bolværket langs Vindebrogade.
Regnskabsforklaring er oprindeligt fremsendt til Sekretariatet 7. august 2001. Sekretariatet har returneret forklaringen 30. august 2001 med anmodning om en uddybning.. Beklageligvis har Vej & Park ikke fremsendt en revideret forklaring på daværende tidspunkt. Ny regnskabsforklaring er fremsendt 10. august 2004 til Sekretariatet, hvorfra den videresendes til Revisionsdirektoratet såfremt der ikke er yderligere spørgsmål.

K 99-72, anlæg af cykelbaner i 1999.
Projektet er afsluttet 2000. Regnskabsforklaring er fejlagtig ikke udarbejdet rettidigt.

K 99-73, renovering af driftsbygning og materielplads i Østre Anlæg.
Forkert K - nr., det korrekte er K 99 -68, der er regnskabsforklaret 10. august 2001 overfor Sekretariatet, som har videresendt denne til Revisionsdirektoratet den 30. august 2001. 

K 99-125, forbedring af krematorieforholdene i Københavns Kommune.
Arbejdet er ikke afsluttet og derfor ikke regnskabsforklaret.

Revisionsdirektoratet skal bede om en udtalelse til, hvorpå de manglende regnskabsaflæggelser beror.

Bygge- og Teknikforvaltningen anerkender fejl og mangler jfr. ovennævnte bemærkninger i kursiv.

Revisionsdirektoratet har gennemgået den obligatoriske anlægsoversigt for 2003. Følgende anlægsbevillinger synes imidlertid ikke at være medtaget i oversigten:

K 01-59, genplantning af Krinsen på Kongens Nytorv.
Sagen er afsluttet og regnskabsforklaring fremsendt 9. december 2003.

K 01-69, Thorvaldsens Museums forplads.
Overgået til Kultur og Fritidsforvaltningen.

01-103, solcelleanlæg på Halmtorvet.
Der er ikke tale om en anlægsbevilling, men en beslutning om ikke at opføre det planlagte solcelleanlæg. De økonomiske forhold vedr. dette samt bevillingen for Halmtorvets retablering i øvrigt er beskrevet i regnskabsforklaringen vedr. K 96-89 samt 99-115 fremsendt den 22. nov. 2002.

01-104, Otto Baches Allé.
Sagen burde have fremgået af oversigten. Projektet afventer i øvrigt VVM-afgørelse.

01-129, skøjtebane på Genforeningsplads.
Kapitalbevilling placeret under Kultur- og Fritidsudvalget jfr. BR 373/01.

02-03, trafikomlægningspulje.
Sagen burde have fremgået af oversigten

02-94, Havneparken, pontonbro.
Sagen er afsluttet og vil blive regnskabsforklaret snarest.

02-139, fjernbusholdeplads.
Sagen burde have fremgået af oversigten. Projektet afventer Justitsministeriets afgørelse om hvorvidt projektet kan gennemføres på det pågældende sted.

03-38, renovering af plads ved Valby Tingsted.
Sagen burde have fremgået af oversigten. Projektet afventer TK Developments realisering af et påtænkt byggeri i tilknytning til pladsen.

03-55, renovering af toiletter.
Sagen burde have fremgået af oversigten.

03-89, belægning Strandgade.
Sagen burde have fremgået af oversigten.

Revisionsdirektoratet skal anmode om en udtalelse til, hvorfor ovennævnte anlægs­be­vil­linger ikke fremgår af anlægsoversigt for 2003.

Bygge- og Teknikforvaltningen anerkender fejl og mangler jfr. ovennævnte bemærkninger i kursiv.

2.6 Indtægter

RIA

De samlede indtægter har for 2003 udgjort i alt 61,1 mio. kr., heraf er 44,0 mio. kr. indtæg­ter fra andre københavnske kommunale institutioner, mens 17,1 mio. kr. er eksterne indtægter.

Vi har konstateret, at RIA ikke har forretningsgangsbeskrivelser på dette område, herunder retningslinier for sagernes førelse. Der føres et sagskort med specificeret time­forbrug pr. medarbejder, lønudgiften og beregnet honorar. Endvidere indeholder sags­kortet en specifi­kation af fakturerede ydelser.

Vi har stikprøvevis kontrolleret grundlaget for faktureringen ved at sammenholde sagskortet med faktureringen. Stikprøven viser variationer i indtjeningsbidraget på beg­ge sider af det i virksomhedskontrakten fastsatte succeskriterium på faktor 1,85.

Det fastsatte succeskriterium er et gennemsnitligt niveau, hvorfor variationer er naturlige.

Under hensyn til institutionens forventning om en vigende indtjening, vil Revisions­direktorat i 2004 gennemføre en undersøgelse af økonomistyringen i RIA.

Som nævnt indledningsvist i dette protokollat vil også denne undersøgelse blive koordineret bedst muligt med forvaltningens egne igangværende projekter – resultatet af projekterne er således endnu ikke tilgået direktoratet.    

Bygge- og Teknikforvaltningen har noteret sig Revisionsdirektoratet ønske om at gennemføre en undersøgelse i RIA. Bygge- og Teknikforvaltningen skal i denne forbindelse oplyse Revisionsdirektoratet at, og vil løbende holde direktoratet orienteret om de igangværende aktiviteter. De igangværende aktiviteter er, udover RIA og forvaltningens bestræbelser på at forbedre den økonomiske situation, det omtalte servicecheck, der gennemføres af KPMG, og en analyse foretaget af Rambøll, der skal se på udviklingsmulighederne for RIA på det lidt længere sigt. Resultatet af begge undersøgelser vil tilgå Revisionsdirektoratet ved afslutningen. Bygge- og Teknikforvaltningen skal anbefale Revisionsdirektoratet at tage afsæt i disse materialer og derfra vurdere behovet for yderligere undersøgelser.

2.7 Status og eventualforpligtelser

Byggeri & Bolig:

Der er i Byggeri & Bolig flere uafklarede forhold vedrørende momskontiene. Told og Skat har ved et kontrolbesøg i Stadskonduktørembedet ændret momstilsvaret for perioden 1. januar 1999 - 31. december 2000. Ved et andet kontrolbesøg i Grønne Gårde, hvor udvalgte bilag vedrørende to boligselskaber blev gennemgået, blev der konsta­teret fejl med krav om en gennemgang af afdelingens bilagsmateriale for den seneste 5 års periode. Told og Skat har, indtil gennemgangen er tilendebragt, tilbageholdt udbetaling af eventuel overskydende moms. Efter et kontrolbesøg i 2000 har Told og Skat afregnet ca. 330.000 kr. som endelig slutafregning, men Byggeri & Bolig har ikke undersøgt nærmere, hvad indbetalingen dækkede. Ifølge det oplyste, er afregningen tillige fejlbogført.

Revisionsdirektoratet henstiller, at de uafklarede forhold straks finder en afklaring. Samtidig skal vi erindre om, at statuskonti skal være afstemt og specificeret, efterfølgende skal der ske en bedøm­melse af kontienes indhold.  

Byggeri & Bolig tager henstillingen til efterretning og søger at afklare de udestående forhold snarest.

Vej & Park:

Revisionsdirektoratet henstiller, at alle statuskonti fremtidigt bliver afstemt og specificeret, og at det tydeligt fremgår, at der er foretaget en efterfølgende bedømmelse af de udarbejdede af­stem­ninger og specifikationer.

Vej & Park har i foråret 2004 i samråd med Revisionsdirektoratet indført ændret rapportering af afstemninger, således at der nu medfølger en vurdering og bedømmelse af kontienes indhold, samt hvad der forventes der videre skal ske med de specificerede saldi af ældre dato.

RIA:

Revisionsdirektoratet henstiller, at fakturering sker så tidligt, at de øvrige kommunale institutioner kan nå at regningsbehandle fakturaerne og føre udgiften i korrekt regnskabsår.   

RIA arbejder fortsat på at sikre en løbende fakturering, der imødekommer det anførte ønske.

Københavns Brandvæsen:

Revisionsdirektoratet henstiller, at det fremtidigt kan ses af afstemningerne/specifikationerne, hvorvidt der er foretaget bedømmelse heraf.

Københavns Brandvæsen oplyser at afstemning af statuskonti sker efter en rapport udtrukket fra Datawarehouse, der dog ikke er direkte er udviklet til formålet. Det vil blive forsøgt at udarbejde en standardrapport med mulighed for notering af den gennemførte bedømmelse.

Parkering København:

Ifølge institutionens opfattelse er alle statuskonti afstemt ultimo 2003. Imidlertid konstaterede vi, at mange afstemninger blot bestod af en KØR-udskrift, der viste månedens totalsummer, årets totalsummer og saldoen.

Vi har i et tæt samarbejde med Parkering København tilvejebragt det meste af dokumen­tationen for saldienes udvisende.

Vi forventer, at alle statuskonti i fremtiden bliver afstemt og dokumenteret efter de instruk­tioner, vi har givet i forbindelse med dette års afstemninger, samt at de er dateret, og at det fremgår af afstemningerne, hvem der har udført den.

Afstemning af forskudskasserne skal være dokumenteret med kvittering fra den ansvarlige for hver kasse.  

Revisionsdirektoratets forventninger er blevet bemærket, og fremtidige afstemninger af statuskonti vil blive dokumenteret, dateret og underskrevet. Det skal dog bemærkes, at det kun er muligt at specificere aktivposten vedrørende tilgodehavender for parkeringsafgifter ved at lade debitorsystemet udskrive en fortegnelse over samtlige ca. 70.000 debitorer, hvilket Parkering København ikke finder formålstjenligt, da posten kan afstemmes via årstotaler. Endvidere kan passivposten vedrørende tilbagebetalt moms på parkeringslicenser ikke specificeres på kreditorer, da den modtagne moms beror på en beregning.

Afstemning af forskudskasserne vil fremover blive dokumenteret med kvittering fra den ansvarlige for hver kasses afstemning.

2.8 Kasse- og beholdningseftersyn

Revisionsdirektoratet har foretaget uanmeldt kasseeftersyn i følgende institutioner med det formål at kontrollere tilstedeværelsen af den l ikvide beholdning, afstemme denne med regnskabs­føringen og stikprøvevis kontrollere dokumentationen for kasseindtægter og -udgifter.

Eftersynene gav anledning til ganske få bemærkninger.

Revisionsdirektoratets anbefalinger er taget til efterretning.

3. Andre opgaver

3.2 Revisorerklæringer

Bygge- og Teknikforvaltningens institutioner anmoder hvert år Revisionsdirektoratet om at afgive revisorerklæring på særskilte opgørelser i forbindelse med modtagelse af re­fusions­beløb. Opgørelserne sendes almindeligvis direkte fra de sagsbehandlende afde­linger uden om institutionernes økonomiafdelinger til Revisionsdirektoratet.

Almindeligvis er opgørelserne ikke udformet i overensstemmelse med tilskudsyderens vilkår, og må derfor tilbagesendes, fordi vi ikke kan afgive erklæring uden forbehold.

Revisionsdirektoratet skal derfor henstille, at opgørelserne kvalitetssikres af institutionernes økonomiafdelinger inden fremsendelse til Revisionsdirektoratet.

Henstilling er taget til efterretning.

5. Opfølgning af tidligere omtalte sager

5.1 Vej & Park

Afgifter for råden over vejareal m.m. i Københavns Kommune

Revisionsdirektoratet har tidligere i revisionsbetænkningen for 1999 (side 93-109), 2000 (side 93-94) og 2002 (side 153-156) redegjort for sagen om "Afgifter for råden over vejareal m.m. i Københavns Kommune".

Sagens hovedspørgsmål drejer sig om:

§        Hjemmelen for afgifterne.

§        Beregningsgrundlag og principper for afgiftsstørrelsen (kalkulation af afgifterne).

Det fremgår af revisionsbetænkningen for 2002, at Revisionsudvalget med interesse afventede Bygge- og Teknikudvalgets videre behandling af sagen.

Det fremgik af sagen, jf. revisionsbetænkningen for 2000, at Bygge- og Teknikforvaltningen, Vej & Park, i skrivelse af 9. maj 2000 til Trafikministeriet anmodede ministeriet om etablering af lovhjemmel for opkrævning af afgifter for særråden over offentligt vejareal.

Trafikministeriet meddelte herefter i skrivelse af 20. oktober 2000, at de ville overveje spørgsmålet nærmere i forbindelse med kommende lovændringer i lov om offentlige veje.

Efter ministeriets opfattelse har vejbestyrelserne allerede i dag, via dispositionsretten til det offentlige vejareal, hjemmel til i et vist omfang at opkræve afgifter for særråden over det offentlige vejareal.

For så vidt angår spørgsmålet om betaling for private ledningers beliggenhed i offentlige veje fandt Trafikministeriet det mest hensigtsmæssigt at afvente resultatet af den verserende landsretssag (Københavns Kommune, Vej & Park, mod Trafikministeriet).

I den omtalte landsretssag påstod kommunen sig berettiget til fortsat at opkræve en årlig afgift for private ledningers beliggenhed i offentlige vejarealer og tillige få et tilsynsgebyr i forbindelse med ledningsarbejderne.

I år 2001 tabte kommunen sagen ved Østre Landsret, der ikke fandt hjemmel for ledningsafgift eller gebyr.

Den 23. januar 2003 stadfæstede Højesteret dommen.

Revisionsdirektoratet finder, at sagens principielle karakter om dels hjemmelen for afgifterne dels kalkulationsbestemmelserne samt Højesterets tilkendegivelser giver grundlag til at henstille, at Vej & Park overvejer på ny at forelægge sagen for Trafikministeriet. 

Vej & Park har foranlediget af Revisionens tidligere bemærkninger den 10. maj 2000 anmodet Trafikministeriet om at tilvejebringe en lovhjemmel for opkrævning af afgifter for råden over vejareal. Ministeriets svar var, at det var ministeriets opfattelse, at vejbestyrelserne allerede i dag, via dispositionsretten til det offentlige vejareal, i et vist omfang har hjemmel til at opkræve afgifter for særråden over det offentlige vejareal. Ministeriet ville dog overveje spørgsmålet nærmere i forbindelse med kommende lovændringer i lov om offentlige v eje. For så vidt angår spørgsmålet om betaling for private ledningers beliggenhed i offentlige veje fandt Trafikministeriet det mest hensigtsmæssigt at afvente resultatet af den verserende landsretssag (Københavns Kommune, Vej & Park, mod Trafikministeriet).

Senere har Trafikministeren i 2001 over for folketinget besvaret spørgsmål fra Peter Skaarup om hjemlen til at opkræve afgift for råden over vejareal.(Spørgsmål 1593 og 1888). Heri skriver Trafikministeren: "Det er imidlertid min opfattelse, at opkrævning af en vis betaling for særråden over offentlige arealer har hjemmel i vejbestyrelsens almindelige rådigheds- og dispositionsret over vejarealerne og denne opfattelse har støtte i en højesteretsdom fra 1934 og den forvaltningsretlige litteratur".

Trafikministeren skriver videre "Afslutningsvis kan jeg oplyse, at Trafikministeriet tidligere overfor Københavns Kommune har tilkendegivet, at ministeriet i forbindelse med kommende lovændringer i vejlovgivningen vil overveje spørgsmålet om udtrykkelig lovhjemmel til at opkræve afgifter for særråden over offentligt vejareal"

I svaret anfører ministeren tillige "Med hensyn til spørgsmålet om et maksimum for den årlige stigning i betalingens størrelse, skal jeg henvise til mit svar på spørgsmål 1593, hvor jeg oplyste, "at der som udgangspunkt ingen begrænsning er for, hvor stor en betaling vejbestyrelsen kan kræve for særråden over de offentlige vejarealer. I hvilket omfang en kommune mod vederlag ønsker at stille de offentlige vejarealer til rådighed for forskellige private formål er en politisk vurdering". Det er således min opfattelse, at der som udgangspunkt ikke er nogen begrænsning med hensyn til regulering af den årlige afgift".

For også at få klarlagt retstilstanden omkring mulighederne for at opkræve afgift for ledningers placering i vejen anlagde kommunen sag an mod Trafikministeriet i 1995. Kommunen påstod sig berettiget til fortsat at opkræve afgift for private ledningers beliggenhed i offentlige vejarealer og tillige at få et tilsynsgebyr i forbindelse med ledningsarbejderne.

I år 2001 tabte kommunen sagen ved Østre Landsret, der ikke fandt hjemmel for en ledningsafgift eller gebyr. Den 23. januar 2003 stadfæstede Højesteret Østre Landsrets dom. Ifølge Højesterets bemærkninger til dommen er der ikke hjemmel i dansk lovgivning til opkrævning af en sådan afgift.

Vej og Park har taget dommen til efterretning og har siden 1995 ikke opkrævet betaling hos private ledningsejere. Vej & Parks advokat har i kommentarerne til dommen af 27. januar 2003 anført, at dommen ikke giver anledning til at stille spørgsmål ved kommunens hjemmel til i øvrigt at kræve afgifter for særråden over vejareal

Vej & Park har dog på baggrund af Højesteretsdommen fra 2003 sat opkrævning af serviceafgift i bero som følge af usikkerhed om hjemmelsgrundlaget. Efterfølgende har Vej & Park i 2004 forespurgt Vejdirektoratet om hjemmelen til anvendelse af serviceafgift i forbindelse med særråden over vejareal og alternativt at ophøre med denne brug og i stedet indregne udgifterne hertil i forbindelse med en revision af brugerafgifterne for særråden over vejareal. Vejdirektoratet har udtalt, at de er mest tilbøjelige til at antage, at Vej & Park formentligt kan opkræve serviceafgift med hjemmel i vejbestyrelsens almindelige rådigheds- og dispositionsret over vejarealerne. Endvidere ser Vejdirektoratet ikke noget til hinder for at opgive serviceafgiften og i stedet indregne den i de brugerafgifter, som kommunen opkræver for særråden over vejareal.

Sammenfatning:

Vej & Park mener således ikke, at Højesterets tilkendegivelser i sig selv giver anledning til at forelægge sagen for Trafikministeriet på ny for såvel hjemmelen for afgifterne som for kalkulationsbestemmelserne.

Vej & Park har drøftet sagen med Revisionsdirektoratet, og det er Vej & Parks vurdering, at der er behov for præcisering af Revisionsdirektoratets konkrete anbefalinger vedr. hjemmel og kalkulationsbestemmelser, hvilket vil blive afklaret inden for nærmeste fremtid og forud for en eventuel henvendelse til Trafikministeriet.

5.2 KTK

Bestiller-Udfører-Modellen mellem Vej & Park og Kommune Teknik København

I revisionsbetænkningen for 2001 (s. 125-145), blev der redegjort for resultatet af en af Revisionsdirektoratet foretaget større undersøgelse "Anvendelse af Bestiller-Udfører-Modellen mellem Vej & Park og Kommune Teknik København (KTK)".

Af revisionsbetænkningen fremgår, at Bygge- og Teknikudvalget oplyste, at der ville blive taget initiativ til, at Bygge- og Teknikforvaltningen i samarbejde med Økonomi­forval­tningen klarlægger hvilke hjemmelsgrundlag og bestemmelser for omkostningskalkulation, der gælder for KTK's eksterne og interne opgaver.

Af revisionsbetænkningen fremgår endvidere, at Revisionsudvalget på denne baggrund særligt anmodede Revisionsdirektoratet om, som led i sagens opfølgning, at blive holdt orienteret om resultatet af overvejelserne mellem Økonomiforvaltningen og Byg­ge- og Teknikforvaltningen.

I den efterfølgende revisionsbetænkning for 2002 henviste Bygge- og Teknikudvalget i denne forbindelse til forvaltningens oplysning om, "at emnet er behandlet i PLS Rambøll Managements analyse af udviklingsmuligheder for KTK. Der vil fortsat blive fokuseret på området".

Revisionsudvalget udtalte på denne baggrund i samme revisionsbetænkning, at udvalget fandt det utilfredsstillende, at der endnu ikke forelå et resultat af overvejelserne mellem Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen om h jemmelsgrundlag samt bestemmelser om omkostningskalkulation og prisfastsættelse.

Revisionsdirektoratet har med Bygge- og Teknikforvaltningen aftalt, at spørgsmålet drøftes med KTK's nye ledelse, hvorefter sagen vil blive drøftet med Økonomiforvaltningen. 

Drøftelse af sagen med ledelsen i KTK sker i 3. kvartal 2004, hvorefter Økonomiforvaltningen orienteres om drøftelserne.

Økonomi

-

Miljøvurdering

-

Høring

-

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Årsrevisionsprotokollat 21/2003 til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Bygge- og Teknikforvaltningens – Revision af regnskab 2003.

 

 

Mette Lis Andersen