Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

Sager til beslutning

 

5.      Revisionsprotokollat nr. 12/2004 (Plan & Arkitektur, Administration af kommunens råde-over ejendomme)

 

BTU 413/2005  J.nr. 1430.0011/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller,

at Bygge- og Teknikudvalget godkender, at de i denne indstilling anførte bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på revisionsprotokollat nr. 12/2004 vedrørende Plan & Arkitektur, Administration af kommunens råde-over ejendomme

at Bygge- og Teknikudvalget godkender det oplæg til handlinger som fremgår af indstillingens sagsbeskrivelse

Det skal oplyses for Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets behandling i Bygge- og Teknikudvalget.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet reviderer årligt Bygge- og Teknikforvaltningens regnskab, samt - efter lov om byfornyelse m.v. - kommunens regnskab på byfornyelsesområdet. Revisionsdirektoratet har i år derudover gennemført en undersøgelse af administrationen af kommunens råde-over ejendomme, samt en undersøgelse af økonomistyringen i Københavns Kirkegårde. Bygge- og Teknikforvaltningen fremlægger derfor særskilte indstillinger med udkast til høringssvar for de enkelte revisionsprotokollater.

Råde-over ejendomme er ejendomme, som Københavns Kommune har fundet det nødvendigt at erhverve med henblik på gennemførelse af kommunens byfornyelse. Formålet med undersøgelsen af administrationen af disse ejendomme har været kort at beskrive processen for Borgerrepræsentationens byfornyelsesbeslutninger vedrørende kommunens råde-over ejendomme, samt at vurdere, hvorvidt henholdsvis kommunens og byfornyelsesselskabernes driftsadministration af disse er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Driftsadministrationen af råde-over ejendommene dækker i undersøgelsen perioden fra ombygningsarbejdernes afslutning til og med salget af den enkelte ejendom.

I indstillingens sagsbeskrivelse gennemgås Revisionsdirektoratets bemærkninger og i kursiveret skrift, Bygge- og Teknikforvaltningens forslag til høringssvar. Til orientering er det fulde revisionsprotokollat samt et notat fra Plan & Arkitektur indeholdende en mere detaljeret baggrundsbeskrivelse vedlagt som hhv. bilag 1 og 2.

Revisionsdirektoratets væsentligste bemærkninger er gengivet samlet i revisionsprotokollatets resume. Plan & Arkitektur har i det følgende forholdt sig til de konkrete kritikpunkter, herunder en række yderligere bemærkninger igennem selve protokollatet. I Sagsbeskrivelsen er bemærkningerne søgt besvaret i den rækkefølge de første gang fremgår af protokollatet.

Sammenfattende finder Revisionsdirektoratet, at Plan & Arkitekturs administration af råde-over ejendommene giver anledning til at udtale alvorlig kritik. Revisionsdirektoratet tilføjer, at Plan & Arkitektur efter igangsætningen af direktoratets undersøgelse har iværksat en række tiltag, fx sagsbehandlerinstruks til kontrol af byfornyelsesselskabernes administration. Bygge- og Teknikforvaltningen må sammenfattende anerkende den fremsatte kritik og beklage at den økonomiske styring af Plan & Arkitektur ikke i tide er blevet udviklet til et tilfredsstillende niveau. Det er Bygge- og Teknikforvaltningens ledelses vurdering, at de iværksatte initiativer vil rette op på dette. Af iværksatte initiati ver skal specielt fremhæves ansættelse af økonomichef, organisationsomlægningen og tiltrædelse af ny direktør. I det fremadrettede er det aftalt mellem Bygge- og Teknikforvaltningens ledelse og Plan & Arkitekturs nye ledelse, at arbejdet prioriteres højt og at Plan & Arkitektur kvartalsvist i forbindelse med budgetopfølgningerne redegør for fremdriften.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har gennemført en undersøgelse af administrationen af kommunens råde-over ejendomme. Råde-over ejendomme er ejendomme, som Københavns Kommune har fundet det nød­vendigt at erhverve med henblik på gennemførelse af kommunens byfornyelse.

Undersøgelsen omfatter alene de 53 ejendomme, som Københavns Kommune har erhvervet som råde-over ejendomme med henblik på ombygning i forbindelse med byfornyelse – den første ejendom blev erhvervet i 1993.

Af de 53 ejendomme er 47 ejendomme blevet ombygget i perioden 1996-2005, mens 6 ejendomme fortsat er under ombygning i 2005.

Kommunen har solgt 13 af de ombyggede ejendomme i perioden 1999-2005.

Kommunens råde-over ejendomme udgør ifølge kommunens anlægskartotek en saldoværdi på 272,9 mio. kr. primo 2005. Kommunens indtægter fra salg af råde-over ejendommene er opgjort til i alt 122,1 mio. kr. .

Formålet med undersøgelsen har været kort at beskrive processen for Borgerrepræsentationens byfornyelsesbeslutninger vedrørende kommunens råde-over ejendomme samt at vurdere, hvorvidt henholdsvis kommunens og byfornyelsesselskabernes driftsadministration af disse er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Driftsadministrationen af råde-over ejendommene dækker i undersøgelsen perioden fra ombygningsarbejdernes afslutning til og med salget af den enkelte ejendom.

Undersøgelsen har vist følgende vedrørende administrationen af kommunens råde-over ejendomme:

Resumé

Side 3: Revisionsdirektoratet konstaterer, at der generelt mangler fyldestgørende dokumentation for driftsadministrationsperioden for de enkelte råde-over ejendomme i Plan & Arkitekturs sagsmateriale. Det har betydet, at det har været behæftet med besvær og usikkerhed at få et samlet overblik over centrale nøgletal på området, herunder antallet af råde-over ejendomme, værdi, købstidspunkt, salgstidspunkt, anvendelse, lovgrundlag mv.

Plan & Arkitektur skal beklage dette, som skyldes at Plan & Arkitekturs administration tidligere har været lagt an på behandling af enkeltsager. I den forbindelse har de af Revisionsdirektoratet efterspurgte oversigtlige informationer om værdi, købstidspunkt, salgstidspunkt, anvendelse, lovgrundlag mv. ikke foreligget, men er først i forbindelse med revisionens gennemgang blevet systematiseret. Disse oversigter vil fremover blive vedligeholdt og udbygget i en egentlig database.

Side 4: Plan & Arkitektur har ikke løbende ført nærmere tilsyn med byfornyelsesselskabernes driftsadministration af kommunens ejendomme samt proaktivt indhentet information herom til brug for forvaltningens administration og styring af området.

Plan & Arkitektur har i en lang årrække ikke indhentet driftsregnskaber for de enkelte råde-over ejendomme, som byfornyelsesselskaberne administrerer for kommunen, og dermed ikke haft kendskab til ejendommenes økonomi. Det har betydet, at resultater i forbindelse med driften af råde-over ejendommene samt nedbringelse af prioritetsgælden ikke er blevet opgjort, afregnet og bogført i kommunens regnskab.

Kommunens samlede tilgodehavender hos byfornyelsesselskaberne fra driften af ejendommene for hele perioden frem til 2003 er foreløbigt opgjort til 9,0 mio. kr. Endvidere udestår bogføringen af kommunens afdrag på prioritetsgæld for ejendommene i perioden frem til 2003 på i alt 31,8 mio. kr.

Plan & Arkitektur oplyser, at de er enige med Revisionsdirektoratet i, at den nuværende tilrettelæggelse ikke er tilfredsstillende. Ej heller er det i overensstemmelse med de nutidige krav til økonomistyring at holde ejendomsdriften uden for kommunens regnskab i så lang tid.

Fremadrettet er der i Plan & Arkitektur iværksat tiltag, der dels tager sigte på, at resultaterne af driftsadministrationen fremover bogføres i kommunens regnskab i det følgende regnskabsår således, at fx gælden nedskrives efterhånden som den afdrages, dels at det kontrolleres, at selskabernes driftsadministration varetages økonomisk forsvarligt. Det er således besluttet årligt at indkalde og eftergå regnskaber og huslejevarslinger med henblik på bogføring og kontrol. Foreløbig er regnskaber for perioden indtil 31. december 2003 modtaget, og regnskaber for 2004 forventes snarest.

Side 4: Revisionsdirektoratet har konstateret, at Plan & Arkitektur ved salg af råde-over ejendomme først har bogført kontantudbetaling, låneafvikling mv. i kommunens regnskab mere end 5 år efter, at salget har fundet sted.

Plan & Arkitektur er enig i, at de af Revisionsdirektoratet påviste forsinkelser og unøjagtigheder i forbindelse med bogføring af salgssummer og låneindfrielser i kommunens regnskab, selvsagt ikke er acceptable. Eventuelle fejl vil blive efterforsket og rettet, nye forretningsgangsbeskrivelser udarbejdet og for at sikre et mere retvisende overblik er det besluttet, at alle låneprovenuer og salgssummer skal gå direkte i kommunens kasse uden at "mellemlande" i et af byfornyelsesselskaberne. Plan & Arkitektur har i de seneste år solgt et større antal ejerlejligheder, og de bogføringsmæssige erfaringer hermed udnyttes ved tilrettelæggelsen af de nye procedurer. Dette forventes udført inden udgangen af oktober 2005.

Side 4: Direktoratet konstaterer, at den periode, som kommunen har været i besiddelse af de enkelte råde-over ejendomme, har været længere end oprindeligt tiltænkt. En væsentlig årsag hertil er efter Revisionsdirektoratets opfattelse, at der ikke eksisterer en samlet afhændelsesplan/strategi for salget.

Revisionsdirektoratet henstiller, at der udarbejdes en samlet afhændelsesplan/strategi for salget af kommunens resterende råde-over ejendomme.

Plan & Arkitektur oplyser, at de er enige i ønskeligheden af en sådan strategi/plan, der skal udformes under hensyntagen til lovbestemmelsen om at beboerne skal have ejendommene tilbudt på andelsbasis, og samtidig medtage hensynet til kommunens mulighed for at løse genhusningsopgaven forsvarligt, herunder økonomisk. Plan & Arkitektur vil derfor, med udgangspunkt i dels Socialministeriets skrivelse af 26. april 2005 om vilkår for afhændelse af råde-over ejendomme, dels den rækkefølge ejendomme færdigrenoveres, udarbejde forslag til en afhændelsesstrategi til forelæggelse for Bygge- og Teknikudvalget inden 1. november 2005.

Side 5: Revisionsdirektoratet konstaterer, at byfornyelsesselskabernes driftsadministration af kommunens råde-over ejendomme ikke i alle tilfælde har været varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. Driftsadministrationen har medført økonomisk tab for kommunen i form af bl.a. tabte lejeindtægter og tab som følge af manglende forbrugsregnskaber på enkelte ejendomme mv. Dette bør efter direktoratets opfattelse føre til en samlet opgørelse over de økonomiske tab, som kommunen har lidt ved byfornyelsesselskabernes administration af råde-over ejendommene og danne grundlag for overvejelser om, hvorvidt der er basis for at rejse et erstatningskrav for tabet.

Plan & Arkitektur oplyser, at de nævnte forhold vedrører to af byfornyelsesselskaberne og de vil – som anbefalet af Revisionsdirektoratet – føre til en opgørelse af de økonomiske tab, der er lidt og rejsning af erstatningskrav. Således er der allerede rejst et delkrav på 175.000 kr. Materialet fra det 3. selskab forelå ikke før rapporten, men umiddelbart kan der i det efterfølgende modtagne materiale ikke påvises fejl fra dette selskabs side.

Side 5: Direktoratet anbefaler, at Bygge- og Teknikudvalget fremover modtager fast orientering om kommunens råde-over ejendommene, fx i forbindelse med de årlige regnskabsforklaringer eller som en del af den årlige redegørelse for byfornyelsens forløb og de bevillingsmæssige muligheder.

Plan & Arkitektur oplyser, at de vil følge Revisionsdirektoratets opfordring og orientere om råde-over ejendommene i forbindelse med den årlige redegørelse for byfornyelsens forløb og de bevillingsmæssige muligheder. Næste redegørelse forelægges udvalget i maj 2006.

Side 5: Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at Plan & Arkitektur hidtil ikke har besiddet den nødvendige professionalisme til at kunne administrere ejendommene på en hensigtsmæssig måde, og at det derfor bør overvejes, hvorvidt administrationen af ejendommene kan overføres til anden side fx Københavns Ejendomme.

Plan & Arkitektur oplyser, at de er fuldt indstillet på at forbedre administrationen af ejendommene gennem øget tilsyn med byfornyelseselselskaberne.

Med hensyn til de ejendomme, som måtte blive besluttet bibeholdt af kommunen, overvejes det, at administrationen overføres til Københavns Ejendomme eller efter udbud placeres hos en professionel ejendomsadministrator. Spørgsmålet om udbudspligt af opgaven vil blive undersøgt, når antallet af ejendomme, den vedrører, kendes. Sagen vil blive forelagt det ansvarlige udvalg i 2006.

Indledning

Side 8, note 1: Ejendommen Pommernsgade 8-10 er ikke indberettet til kommunens anlægskartotek og indgår derfor ikke i saldoværdien.

Plan & Arkitektur undersøger p.t. om dette skyldes, at ejendommen er indberettet sammen med Pommernsgade 12-14. Såfremt dette ikke er tilfældet beror den fejlagtige registrering på en fejl.

Tilvejebringelse og gennemførelse af byfornyelsesbeslutninger

Side 20: Plan & Arkitektur har oplyst, at Bygge- og Teknikudvalget, ud over kvartalsoversigten over kommunens genhusningsaktivitet, ikke modtager regelmæssig information om kommunens råde-over ejendommene. Bygge- og Teknikudvalget har således hidtil ikke modtaget orientering om, hvad kommunens råde-over ejendomme bliver anvendt til, efter at de er ombyggede, udlejningsgraden eller hvor mange, der er blevet solgt. Udvalget orienteres kun i de tilfælde, hvor Plan & Arkitektur skønner en orientering nødvendig af politiske hensyn, fx ved udleje af erhvervslejemål i højt prioriterede områder, som fx Carlton-bygningen på Vesterbro, eller udleje til formål med samfundsmæssig bevågenhed.

Plan & Arkitektur bemærker, at ejendommene anvendes i overensstemmelse med lokalplanerne og mere enkeltstående beslutninger, truffet af BR eller BT U. Plan & Arkitektur vil dog fremover medtage en samlet oversigt i forbindelse med den årlige redegørelse for byfornyelsen.

Kommunens administration og salg af råde-over ejendomme

Side 28: Der har ikke foreligget forretningsgangsbeskrivelser eller retningslinier for driftsadministration og salg af råde-over ejendommene.

Plan & Arkitektur oplyser, at de inden udgangen af 2005 vil udarbejde en skriftlig forretningsgangsbeskrivelse som samler op på dels Plan & Arkitekturs nuværende procedurer, dels almindelige retningslinier og lovkrav for såvel driftsadministration som salg på hhv. andels- og ejerbasis.

Side 28: Det har været forbundet med store vanskeligheder at indhente oplysninger om Plan & Arkitekturs regnskabsmæssige dispositioner i forbindelse med de 6 udvalgte råde-over ejendomme

Plan & Arkitektur beklager, at de ikke har været i stand til at servicere Revisionsdirektoratet hurtigere og bedre, men undersøgelsen har krævet fremfinding af bilag flere år tilbage og gennemgang af ældre kvartalsafregninger fra byfornyelsesselskaberne.

Side 28: Det har været vanskeligt at få en samlet oversigt over kommunens råde-over ejendomme med relevante oplysninger såsom bl.a. antal, værdi, anskaffelsestidspunkt, salgspris mv.

Plan & Arkitekturs oplyser, at deres administration har været lagt an på enkeltsagsbehandling, og at mange oplysninger om ejendommene derfor alene har befundet sig i den pågældende ejendoms sag. Revisionens undersøgelse har krævet, at disse oplysninger fra enkeltsagerne blev samlet i en database, hvilket var tidskrævende. Også definitionen af råde-over ejendomme er undergået forandring under undersøgelsen. Plan & Arkitektur beklager, at indsamlingen og systematiseringen af disse oplysninger har forsinket undersøgelsen. Databasen vil blive udbygget og vedligeholdt, ligesom der vil blive etableret en ny database med de få erhvervslejemål, der er i råde-over ejendomme. Det skal dog tilføjes, at ejendommene er registreret i såvel OBR som i kommunens anlægskartotek.

Side 29: Plan & Arkitektur har hidtil ikke foretaget tilsyn med byfornyelsesselskabernes driftsadministration af kommunens råde-over ejendomme. Der er ligeledes ikke ført tilsyn med, hvorvidt selskaberne og dermed kommunen som ejendomsejer har overholdt lovgivningen på området.

Plan & Arkitektur vil indkalde Revisionsdirektoratet til møde med henblik på en præcisering af tilsynsopgaven umiddelbart efter Bygge- og Teknikudvalgets behandling af denne indstilling.

Side 30: Der indgår ikke oplysninger om sagsbehandling og betalinger i forbindelse med byfornyelsesselskabernes administration og drift af kommunens råde-over ejendomme i kæmpearket. Kæmpearket indeholder ikke oplysninger om lovgrundlaget for den enkelte råde-over ejendom, og det er hidtil ikke fremgået af kæmpearket, når en ejendom er blevet solgt.

Plan & Arkitektur har dog som konsekvens af Revisionsdirektoratets undersøgelse tilføjet oplysninger om salg af råde-over ejendomme i kolonnen "Bemærkninger" i kæmpearket. Der foretages ingen anden formaliseret informationsindsamling vedrørende råde-over ejendommenes driftsadministration og salg i Plan & Arkitektur.

I forbindelse med revisionens gennemgang er de nævnte oplysninger som tidligere bemærket blevet indsamlet og systematiseret, og de således tilvejebragte databaser vil naturligvis blive udbygget og vedligeholdt.

Side 30: Der foreligger ingen formaliseret procedure for fast periodisk ledelsesinformation vedrørende drift og administration af kommunens råde-over ejendomme i Plan & Arkitektur. Direktionen mødes med kontorlederne i Plan & Arkitektur hver 6. uge og kan her søge sig orienteret om kommunens råde-over ejendommene. Direktionen modtager endvidere løbende opdateret oversigt over ejendomme og deres status i byfornyelsesprocessen fra kæmpearket.

Plan & Arkitektur udarbejder et koncept for kvartalsmæssig ledelsesrapportering i Plan & Arkitektur vedrørende administrationen af råde-over ejendomme. Konceptet vil blive præsenteret i forbindelse med budgetopfølgningen for oktober 2005.

Side 36: Samlet er det Revisionsdirektoratets indtryk, at Plan & Arkitektur ikke har haft tilstrækkelig fokus på administrationen af kommunens ombyggede råde-over ejendomme. Det gældende aftalegrundlag har været for overfladisk for så vidt angår beskrivelsen af vilkår og opgaver forbundet med forretningsførernes driftsadministration af kommunens råde-over ejendomme.

Plan & Arkitektur oplyser, at der er igangsat en gennemgang af forretningsføreraftaler med byfornyelsesselskaberne om deres løbende fremsendelse af driftsregnskaber, varslingsskrivelser, afstemning af mellemregninger og øvrige økonomiske rapportering i forbindelse med deres driftsadministration. Aftalerne vil blive tilrettet i det omfang det måtte være nødvendigt for at formalisere det nødvendige økonomiske kommunale tilsyn. Gennemgangen forventes at være bragt endeligt på plads in den udgangen af 2005.

Side 37: Revisionsdirektoratet kan konstatere, at den periode, som kommunen har været i besiddelse af de enkelte råde-over ejendomme, har været længere end oprindeligt tiltænkt. En væsentlig årsag hertil er efter Revisionsdirektoratets opfattelse, at der ikke eksisterer en samlet afhændelsesplan for ejendommene.

Revisionsdirektoratet henstiller, at der udarbejdes en samlet afhændelsesplan for kommunens resterende råde-over ejendomme. I den forbindelse bør der udarbejdes en procedure for hvornår og i hvilke situationer, tilbudspligten i forbindelse med kommunens afhændelse af en råde-over ejendom på andelsvilkår skal gives. Revisionsdirektoratet mener, at en sådan procedure naturligt bør indgå i en samlet afhændelsesplan for kommunens råde-over ejendomme.

Plan & Arkitektur er enige i, at det vil være hensigtsmæssigt, at der udarbejdes en egentlig afhændelsesstrategi for de ejendomme, der er tilbudspligtige efter byfornyelsesloven. Udgangspunktet må være, at ejendommene tilbydes beboerne i den rækkefølge, de er færdiggjorte og i overensstemmelse med ministeriets skrivelse af 26. april 2005. Såfremt beboerne takker nej til at overtage en ejendom som andelsboligforening, bør det overvejes at bevare ejerskabet med henblik på løsning af genhusningsopgaven og andre boligsociale anvisninger. For så vidt angår de fredede ejendomme bør disse udstykkes i ejerlejligheder og sælges i den rækkefølge, de bliver ledige, såfremt beboerne ikke ønsker at overtage dem som andelsboligforeninger. Afhændelsesstrategien vil blive forelagt Bygge- og Teknikudvalget til godkendelse i 2005.

Den økonomiske håndtering af drift og salg af råde-over ejendomme

Side 40: Selskaberne har … valgt at anvende to forskellige principper for ejendommenes driftsregnskaber. Driftsregnskaberne fra SBS Byfornyelse og Håndværkets Byfornyelsesselskab går helt tilbage til kommunens overtagelse af ejendommene, mens Byfornyelse København har aftalt med Plan og Arkitektur at starte driftsregnskaberne 6 måneder efter skæringsdatoen for arbejdernes afslutning.

Plan & Arkitektur skal hertil anføre, at fremgangsmåden mest indgående har været drøftet med Byfornyelse København, der har fulgt den af Plan & Arkitektur anbefalede fremgangsmåde. For de 2 andre selskabers vedkommende forestår et nærmere analysearbejde med at få placeret de enkelte perioders resultat i overensstemmelse med Boligstyrelsens cirkulære om offentlig støtte til byfornyelse og boligforbedring m.v. af 3. juli 1986.

Driftsresultaterne er ikke løbende blevet afregnet, hvilket bl.a. skulle sikre at kommunens nettogæld til selskaberne blev mindst mulig så kommunen snarere oppebærer renteindtægter end afholder renteudgifter. Det fremhæves, at alle mellemværender forrentes.

Forrentningen af driftsresultaterne har været drøftet med sbs byfornyelse, og det er aftalt, at kommunen får en forrentning svarende til Nationalbankens indskudsrente - ½ %. Dette giver i perioden til 31. december 2003 ca. 800.000 kr. i renter. På baggrund af Byfornyelse Københavns skrivelse af 22. juni 2005 om revisionsprotokollatet forventer man at indgå en tilsvarende aftale.

Side 42: Driftsregnskaberne for ejendommen Istedgade 49 & 51 dækker perioden 1996-1998 og viser, at Byfornyelse København har et tilgodehavende hos kommunen på ca. 127.000 kr. fra driften af ejendommen. Ejendommen blev solgt til overtagelse 1. januar 1999. Tilgodehavendet er ikke blevet afregnet med selskabet i forbindelse med salget af ejendommen, men udestår fortsat.

Indholdet af driftsregnskaberne for de enkelte råde-over ejendomme vil blive bogført snarest, og den praktiske fremgangsmåde drøftes for tiden mellem Plan & Arkitekturs regnskabskontor og Revisionsdirektoratet.

Plan & Arkitektur har oplyst, at forrentningen af kommunens tilgodehavender fra driften af råde-over ejendommene frem til 2005 i øjeblikket drøftes med byfornyelsesselskaberne.

Plan & Arkitektur er naturligvis enig i, at bogføring af dispositioner i forbindelse med salg skal ske i umiddelbar tilknytning til aktiviteten, og finder det fuldt berettiget, at Revisionsdirektoratet udtaler alvorlig kritik på dette punkt.

For at forebygge den slags fejl – og som en del af forbedringen af økonomistyringen i Plan & Arkitektur i det hele taget - budgetteres ejendomssalg nu og indgår dermed i kalkulerne.

Side 47: Låneafviklingen i forbindelse med salget af ejendommen (Istedgade 49-51) blev bogført i kommunens regnskab den 7. februar 2005, altså over 6 år efter salget af ejendommen. Af posteringsbilaget fremgår, at afgang ved lånoptagelse var på 21.985.700 kr. Der forekommer forskelle mellem beløb i posteringsbilag vedrørende låneafviklingen (21.985.700 kr.) og det beløb, som står anført i skødet for ejendommen (22.095.160 kr.). Samlet udgør disse forskelle kr. 109.460. Plan & Arkitektur har oplyst, at der arbejdes på en redegørelse for afvigelserne mellem posteringsbilag og skøde. Redegørelsen vil ligeledes omfatte det af Byfornyelse København betalte afdrag på 124.847 kr., som blev indregnet i kontantbetalingen.

Plan & Arkitektur har efterfølgende gennemgået samtlige transaktioner, og der er nu udarbejdet posteringsbilag, der tilsigter at berigtige fejlene i bogføringen. Posteringsb ilaget er forelagt Revisionsdirektoratet.

Side 46+48: Salget af ejendommen Istedgade 49 & 51 og fastsættelsen af købesummen heraf skete i henhold til lov om byfornyelse og boligforbedring fra 1983. Det fremgår ikke af sagsakterne, hvordan beregningen af salgsprisen er fremkommet. Prisen er alene præsenteret som resultatet af en forhandling mellem byfornyelsesselskabet og lejerne. …

Endelig er kommunens mellemregning med byfornyelsesselskabet vedrørende driften af Istedgade 49 & 51 som tidligere nævnt ikke blevet afviklet i forbindelse med salget. Plan & Arkitektur har oplyst, at tilgodehavendet vil blive afregnet og bogført snarest i forbindelse med Plan & Arkitekturs behandling af de indhentede driftsregnskaber for råde-over ejendommene.

Revisionsdirektoratet har modtaget materiale vedrørende Plan & Arkitekturs økonomiske håndtering af salget af en ejerlejlighed i april 2004. Af sagsmaterialet fremgår, at den kontante udbetaling og de regnskabsmæssige posteringer i forbindelse med salget er foretaget inden for to måneder efter, at salget er sket og lejligheden overtaget af køber.

Plan & Arkitektur bemærker, at med hensyn til prisfastsættelsen og bogføringen mv. for Istedgade 49-51 var der tale om det første salg, som blev gennemført på byfornyelsesselskabets og lejernes initiativ. Salget indbragte kommunen en række erfaringer, der efterfølgende er nyttiggjort, jf. bemærkningen om ejerlejligheden.

Side 49: Revisionsdirektoratet anbefaler, at der tilrettelægges en procedure for betalinger mellem selskaberne og kommunen, fx kvartalsvis, for at sikre, at mellemregningsforholdet løbende opgøres, afregnes og bogføres og til enhver tid giver et retvisende billede af kommunens økonomi på området.

Plan & Arkitektur vil foretage afstemninger af mellemregninger med byfornyelsesselskaberne således at de løbende foreligger afstemt og skriftligt bekræftet.

Byfornyelsesselskabernes driftsadministration

Side 55.: Det er byfornyelsesselskabernes ansvar at opkræve husleje, herunder afregning i forhold til fraflyttede lejere.

Revisionsdirektoratet har i Plan & Arkitekturs indhentede ejendomsregnskaber for råde-over ejendommene i hele perioden frem til 31. december 2003 kunnet konstatere lejetab ved enkelte af de ejendomme, som direktoratet har udvalgt i sin stikprøve.

Samlet udviser de 6 udvalgte ejendomme et lejetab på 954.385 kr. i perioden 1994-2003.

I kraft af den allerede igangsatte gennemgang og eventuelle tilretning af forretningsføreraftalerne har Plan & Arkitektur taget initiativ til at etablere det fornødne tilsyn med opkrævning af husleje m.v.

For så vidt angår Viktoriagade 20, hvor lejetabet er opgjort til 540.428 kr. har Plan & Arkitektur anmodet SBS om en nærmere forklaring. Selskabet har meddelt, at 417.465 kr. hidrører fra tomgang i ombygningsperioden hvilket udløser statsrefusion. Derudover er der et udækket lejetab på 122.963 kr. idet byggestarten måtte udskydes som følge af genhusningsproblemer. Dette tab må kommunen som udlejer selv dække.

Sagerne vedrørende de øvrige ejendomme fra de tre selskaber vil blive analyseret, og der vil blive rejst de relevante erstatningskrav.

Side 57: Plan & Arkitektur har på baggrund af de manglende driftsregnskaber i perioden ikke kunnet efterprøve selskabernes beregning af eget administrationshonorar og dermed heller ikke kunnet efterprøve dette element i beregningen af den omkostningsbestemte del af huslejen i de enkelte ejendomme.

Revisionsdirektoratet har ikke foretaget en fuldstændig efterprøvning af byfornyelsesselskabernes opkrævning af honorarer bl.a. som følge af at flere af driftsregnskaberne for de 6 udvalgte ejendomme er akkumuleret for flerårige perioder. Revisionsdirektoratet har dog konstateret mindre væsentlige fejl i opkrævningen.

Plan & Arkitektur vil fremover efterprøve honorarberegningen i forbindelse med de årlige regnskaber.

Side 60: Revisionsdirektoratet anbefaler, at der fastsættes nogle målsætninger for kommunens anvendelse af råde-over ejendomme, og at Plan & Arkitektur fremover løbende følger op på disse målsætninger.

Plan & Arkitektur har hidtil baseret målsætningerne for anvendelse af råde-over ejendomme på, at ejendommene skal anvendes i overensstemmelse med lokalplanerne. Det vil sige, at boliger skal anvendes til beboelse, erhvervslejemål til erhverv der kan forenes med boligerne og området, alle lejligheder skal lejes ud, og ledige boliger skal anvendes til genhusning og måske på længere sigt til opfyldelse af sociale forpligtelser. For så vidt angår bl.a. Hedebygade 30 og Colbjørnsensgade 17 er ejendommene reserveret særlige sociale formål.

Side 60: Endelig skal Revisionsdirektoratet anbefale til overvejelse, at Plan & Arkitektur forelægger Bygge- og Teknikudvalget det huslejeniveau, der gælder for de fem kvarterer.

Plan & Arkitektur vil forelægge huslejereglerne for Bygge- og Teknikudvalget i 2005.

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Økonomi

-

 

Høring

-

 

Andre konsekvenser

-

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Revisionsprotokollat nr. 12/2004 Større undersøgelse til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Plan & Arkitektur – Administration af kommunens råde-over ejendomme.

Bilag 2: Baggrundsnotat fra Plan & Arkitektur vedrørende revisionsprotokollat nr. 12/2004

 

Mette Lis Andersen