Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

Sager til drøftelse

 

40.      Borgerrådgiverens Beretning 2004

 

BTU 403/2005  J.nr. 0419.0001/03

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget drøfter Borgerrådgiverens beretning 2004.

 

 

RESUME

Ved oprettelsen af Borgerrådgiverfunktionen i 2004 blev det bl.a. besluttet, at Borgerrådgiveren årligt afgiver en beretning til særskilt politisk behandling.

Borgerrådgiverens beretning 2004 indeholder en beskrivelse af Borgerrådgiverens virksomhed i perioden den 23. august 2004 indtil den 31. marts 2005.

 

I denne periode har Borgerrådgiveren i alt modtaget klager over 667 forhold, hvoraf de 64 vedrører forhold i Bygge- og Teknikforvaltningen.

 

Ud af de 64 påklagede forhold blev 30 forhold afvist, mens 18 forhold blev oversendt til forvaltningen med henblik på besvarelse af de indkomne klagepunkter direkte overfor borgeren. 16 forhold blev realitetsbehandlet, og i 13 forhold udtalte Borgerrådgiveren kritik uden henstilling. De påklagede forhold vedrørte sagsbehandlingstiden og manglende partshøring.

 

Borgerrådgiveren anbefaler i sin beretning, at Bygge- og Teknikforvaltningen fortsat er opmærksom på sagsbehandlingstiden på Parkering   Københavns område.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I 2004 besluttede Borgerrepræsentationen at oprette en Borgerrådgiverfunktion under forudsætning af, at der bl.a. skulle etableres et tilbagemeldingssystem til forvaltninger og det politiske system. Tilbagemeldingen skal primært have form af en fast tilbagevendende årsberetning fra Borgerrådgiveren, som forlægges til særskilt politisk behandling.

Borgerrepræsentationen tog i mødet den 15. juni 2005 til Borgerrådgiverens beretning 2004 til efterretning, og pålagde de stående udvalg at drøfte Borgerrådgiverens beretning 2004. I denne periode har Borgerrådgiveren i alt modtaget klager over 667 forhold, heraf vedrører de 64 forhold Bygge- og Teknikforvaltningen.

 

Borgerrådgiverens beretning 2004

Borgerrådgiverens beretning 2004 indeholder en beskrivelse af Borgerrådgiveren virksomhed i beretningsperioden fra åbningsdagen den 23. august 2004 indtil den 31. marts 2005, dvs. en periode på ca. 7 måneder.

I beretningen redegør Borgerrådgiveren for opgaven med at bistå Borgerrepræsentationen med dennes tilsyns- og kontrolfunktioner; dialogen med forvaltningerne; borgervejledningen samt klagesagsbehandling. Endvidere indeholder beretningen Borgerrådgiverens vigtigste konstateringer på baggrund af arbejdet med borgernes henvendelser i beretningsperioden.

Borgerrådgiveren konkluderer generelt, at der ikke er særlige problemer med sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne i Københavns Kommune. Dog lever kommunen på nogle områder ikke altid op til lovgivningens krav og kommunens egne målsætninger.

Som en generel iagttagelse er kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne i stort og småt uensartet.

Det er i øvrigt en almindelig iagttagelse, at en mere hensynsfuld og opmærksom behandling af borgerne i mange af de påklagede sager kunne have modvirket mistillid og utilfredshed fra borgernes side, og derfor kunne have givet mere harmoniske sagsforløb.

På baggrund af konklusionerne anbefaler Borgerrådgiveren forvaltningerne løbende at have opmærksomhed rettet mod kommunikationen i enkeltsager samt i øvrigt at have særlig fokus på implementering af ny lovgivning mv.

Bygge- og Teknikforvaltningen modtager en enkelt anbefaling fra Borgerrådgiveren.

 

Klager over Bygge- og Teknikforvaltningen

I beretningsperioden har Borgerrådgiveren i alt modtaget klager over 667 forhold, heraf vedrører de 64 forhold Bygge- og Teknikforvaltningen.

Ud af de 64 påklagede forhold blev 30 afvist, mens 18 forhold blev oversendt til forvaltningen med henblik på besvarelse af de indkomne klagepunkter direkte overfor borgeren. 16 forhold blev realitetsbehandlet, og i 13 forhold udtalte Borgerrådgiveren kritik uden henstilling. De påklagede forhold vedrørte sagsbehandlingstiden og manglende partshøring.

36 påklagede forhold vedrørte Parkering   København, som årligt modtager ca. 22.000 klager, hvilket svarer til godt 7 pct. af de udskrevne p-afgifter.

7 påklagede forhold vedrørte Byggeri & Bolig, som skønsmæssigt træffer 12.000 byggesagsafgørelser (deciderede byggetilladelser og delafgørelser i byggesager) om året.

12 påklagede forhold vedrørte Vej & Park, 5 påklagede forhold Plan & Arkitektur og 2 påklagede forhold vedrørte administrationen. Herudover blev et påklaget forhold ekspederet videre til borgmesterbesvarelse, mens et påklaget forhold ikke kunne placeres i en bestemt enhed, da klagen var for upræcis.

 

Sagsbehandlingstid

Af beretningen fremgår det, at 11 af de 64 påklagede forhold inden for Bygge- og Teknikforvaltningens område omhandlede problemstillingen "sagsbehandlingstid" og "manglende svar".

Specifikt gav tre af sagerne på Parkering   Københavns område anledning til kritik af såvel sagsbehandlingstiden som af manglende orientering om sagens gang.

 

Manglende partshøring

Borgerrådgiveren har behandlet syv klager over manglende partshøring eller anden manglende inddragelse af borgerne som vedrører Bygge- og Teknikforvlatningen. Som eksempel nævnes en sag, hvor Borgerrådgiveren kritiserer Parkering   København for manglende partshøring forud for afgørelse om en parkeringsafgift.

 

Anbefalinger til Bygge- og Teknikforvaltningen

Sagsbehandlingstiden i Parkering   København gav anledning til Borgerrådgiverens eneste anbefaling til Bygge- og Teknikforvaltningen.

Borgerrådgiveren anbefaler Bygge- og Teknikforvaltningen at være fortsat opmærksom på sagsbehandlingstiden på Parkering   Københavns område.

Forvaltningen har til Borgerrådgiveren oplyst, at der er opmærksomhed på sagsbehandlingstiden i Parkering   København generelt, og at forvaltningen løbende vil være i dialog med Parkering   København om dette.

Det skal bemærkes, at nedbringelse af sagsbehandlingstiden til to måneder er indskrevet i Parkering   Københavns virksomhedsplan som et delmål. Medio august 2005 er dette mål næsten nået.

 

Vejledende funktion

Udover Borgerrådgiverens primære opgave med at behandle klager over kommunen og bistå borgerne med vejvisning i klagesystemet, har Borgerrådgiveren også en funktion indadtil i form af at yde konsulentbistand til forvaltningerne. I den forbindelse har Borgerrådgiveren på anmodning afviklet oplæg og undervisning for medarbejdere fra Vej & Park og Kommune Teknik.

 

Økonomi

-

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes

 

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Borgerrådgiverens beretning 2004

 

 

 

 

Mette Lis Andersen

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I 2004 besluttede Borgerrepræsentationen at oprette en Borgerrådgiverfunktion under forudsætning af, at der bl.a. skulle etableres et tilbagemeldingssystem til forvaltninger og det politiske system. Tilbagemeldingen skal primært have form af en fast tilbagevendende årsberetning fra Borgerrådgiveren, som forlægges til særskilt politisk behandling.

Borgerrepræsentationen tog i mødet den 15. juni 2005 til Borgerrådgiverens beretning 2004 til efterretning, og pålagde de stående udvalg at drøfte Borgerrådgiverens beretning 2004. I denne periode har Borgerrådgiveren i alt modtaget klager over 667 forhold, heraf vedrører de 64 forhold Bygge- og Teknikforvaltningen.

 

Borgerrådgiverens beretning 2004

Borgerrådgiverens beretning 2004 indeholder en beskrivelse af Borgerrådgiveren virksomhed i beretningsperioden fra åbningsdagen den 23. august 2004 indtil den 31. marts 2005, dvs. en periode på ca. 7 måneder.

I beretningen redegør Borgerrådgive ren for opgaven med at bistå Borgerrepræsentationen med dennes tilsyns- og kontrolfunktioner; dialogen med forvaltningerne; borgervejledningen samt klagesagsbehandling. Endvidere indeholder beretningen Borgerrådgiverens vigtigste konstateringer på baggrund af arbejdet med borgernes henvendelser i beretningsperioden.

Borgerrådgiveren konkluderer generelt, at der ikke er særlige problemer med sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne i Københavns Kommune. Dog lever kommunen på nogle områder ikke altid op til lovgivningens krav og kommunens egne målsætninger.

Som en generel iagttagelse er kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne i stort og småt uensartet.

Det er i øvrigt en almindelig iagttagelse, at en mere hensynsfuld og opmærksom behandling af borgerne i mange af de påklagede sager kunne have modvirket mistillid og utilfredshed fra borgernes side, og derfor kunne have givet mere harmoniske sagsforløb.

På baggrund af konklusionerne anbefaler Borgerrådgiveren forvaltningerne løbende at have opmærksomhed rettet mod kommunikationen i enkeltsager samt i øvrigt at have særlig fokus på implementering af ny lovgivning mv.

Bygge- og Teknikforvaltningen modtager en enkelt anbefaling fra Borgerrådgiveren.

 

Klager over Bygge- og Teknikforvaltningen

I beretningsperioden har Borgerrådgiveren i alt modtaget klager over 667 forhold, heraf vedrører de 64 forhold Bygge- og Teknikforvaltningen.

Ud af de 64 påklagede forhold blev 30 afvist, mens 18 forhold blev oversendt til forvaltningen med henblik på besvarelse af de indkomne klagepunkter direkte overfor borgeren. 16 forhold blev realitetsbehandlet, og i 13 forhold udtalte Borgerrådgiveren kritik uden henstilling. De påklagede forhold vedrørte sagsbehandlingstiden og manglende partshøring.

36 påklagede forhold vedrørte Parkering   København, som årligt modtager ca. 22.000 klager, hvilket svarer til godt 7 pct. af de udskrevne p-afgifter.

7 påklagede forhold vedrørte Byggeri & Bolig, som skønsmæssigt træffer 12.000 byggesagsafgørelser (deciderede byggetilladelser og delafgørelser i byggesager) om året.

12 påklagede forhold vedrørte Vej & Park, 5 påklagede forhold Plan & Arkitektur og 2 påklagede forhold vedrørte administrationen. Herudover blev et påklaget forhold ekspederet videre til borgmesterbesvarelse, mens et påklaget forhold ikke kunne placeres i en bestemt enhed, da klagen var for upræcis.

 

Sagsbehandlingstid

Af beretningen fremgår det, at 11 af de 64 påklagede forhold inden for Bygge- og Teknikforvaltningens område omhandlede problemstillingen "sagsbehandlingstid" og "manglende svar".

Specifikt gav tre af sagerne på Parkering   Københavns område anledning til kritik af såvel sagsbehandlingstiden som af manglende orientering om sagens gang.

 

Manglende partshøring

Borgerrådgiveren har behandlet syv klager over manglende partshøring eller anden manglende inddragelse af borgerne som vedrører Bygge- og Teknikforvlatningen. Som eksempel nævnes en sag, hvor Borgerrådgiveren kritiserer Parkering   København for manglende partshøring forud for afgørelse om en parkeringsafgift.

 

Anbefalinger til Bygge- og Teknikforvaltningen

Sagsbehandlingstiden i Parkering   København gav anledning til Borgerrådgiverens eneste anbefaling til Bygge- og Teknikforvaltningen.

Borgerrådgiveren anbefaler Bygge- og Teknikforvaltningen at være fortsat opmærksom på sagsbehandlingstiden på Parkering   Københavns område.

Forvaltningen har til Borgerrådgiveren oplyst, at der er opmærksomhed på sagsbehandlingstiden i Parkering   København generelt, og at forvaltningen løbende vil være i dialog med Parkering   København om dette.

Det skal bemærkes, at nedbringelse af sagsbehandlingstiden til to måneder er indskrevet i Parkering   Københavns virksomhedsplan som et delmål. Medio august 2005 er dette mål næsten nået.

 

Vejledende funktion

Udover Borgerrådgiverens primære opgave med at behandle klager over kommunen og bistå borgerne med vejvisning i klagesystemet, har Borgerrådgiveren også en funktion indadtil i form af at yde konsulentbistand til forvaltningerne. I den forbindelse har Borgerrådgiveren på anmodning afviklet oplæg og undervisning for medarbejdere fra Vej & Park og Kommune Teknik.

 

Økonomi

-

 

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Borgerrådgiverens beretning 2004

 

 

Mette Lis Andersen