Revisionsprotokollat nr. 9/2004 (Økonomistyringen i Københavns Kirkegårde)

Bygge- og Teknikudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde onsdag den 24. august 2005

 

 

Sager til beslutning

 

4.      Revisionsprotokollat nr. 9/2004 (Økonomistyringen i Københavns Kirkegårde)

 

BTU 414/2005  J.nr. 1430.0011/05

 

 

INDSTILLING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller,

at Bygge- og Teknikudvalget godkender, at de i denne indstilling anførte bemærkninger sendes til Revisionsdirektoratet som høringssvar på revisionsprotokollat nr. 9/2004 vedrørende økonomistyringen i Københavns Kirkegårde

Det skal oplyses for Bygge- og Teknikudvalget, at Revisionsdirektoratet deltager ved punktets behandling i Bygge- og Teknikudvalget.

 

 

RESUME

Revisionsdirektoratet har som led i revisionen af regnskab 2004 gennemført en større undersøgelse af økonomistyringen i Københavns Kirkegårde.

Formålet med undersøgelsen har været at analysere og vurdere økonomistyringen. Som særligt tema har indgået Kirkegårdenes indtægter.

Sammenfattende finder Revisionsdirektoratet, at Kirkegårdenes igangværende tiltag er et godt fundament for en yderligere styrkelse af økonomistyringen.

I det følgende gennemgås Revisionsdirektoratets bemærkninger og i kursiveret skrift Bygge- og Teknikforvaltningens forslag til høringssvar. Revisionsprotokollatet er vedlagt indstillingen som bilag 1.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har som led i revisionen af regnskab 2004 gennemført en større undersøgelse af økonomistyringen i Københavns Kirkegårde. 

Formålet med undersøgelsen har været at analysere og vurdere økonomistyringen. Økonomistyring opfattes som de styringsprocesser , ledelsen har iværksat med henblik på at udnytte ressourcerne og tilrettelægge aktiviteterne, så virksomhedens målsætning opfyldes bedst muligt.

Revisionsdirektoratets kortlægning, analyse og vurdering af økonomistyringen er baseret på en model for økonomistyring, der er kendetegnet ved en cyklus omfattende følgende 5 faser, jf. Økonomiforvaltningens økonomistyringspjece fra november 2002:

§         Fastsættelse af vision, målsætninger, mål og resultatkrav.

§         Budgetlægning af ressourceindsatsen på aktivitetsområder.

§         Styringen i årets løb.

§         Regnskabsaflæggelse.

• Vurdering af målopfyldelse og evaluering.

Som særligt tema har indgået Kirkegårdenes indtægter.

Sammenfattende finder Revisionsdirektoratet, at Kirkegårdenes igangværende tiltag er et godt fundament for en yderligere styrkelse af økonomistyringen.

Undersøgelsen har vist følgende:

Side 3: Københavns Kirkegårdes indtægter vedrører bl.a. vedligeholdelsesopgaver for Det mosaiske Troessamfund. Revisionsdirektoratet finder det ikke entydigt, om de gældende bestemmelser, om kommuners opgavevaretagelse – herunder kommunalfuldmagtens bestemmelser om accessorisk virksomhed – indebærer, at Kirkegårdene kan udføre denne opgave. Dette bør klarlægges.

Bygge- og Teknikforvaltningen har primo 2005 foretaget en vurdering af grundlaget for Københavns Kirkegårdes opgaveløsning for Mosaisk Troessamfund. Vurderingen er foretaget på baggrund af Indenrigsministeriets tidligere udtalelser vedrørende tilsvarende sager, og er desuden sammenholdt med den rådgivning advokatfirmaet von Haller har givet i KTK samt den af von Haller udarbejdede vejledning om Kommunalfuldmagten i forhold til KTKs aktiviteter.

Det er forvaltningens vurdering, at Københavns Kirkegårdes opgaveløsning for Mosaisk Troessamfund kan rummes inden for begrebet accessorisk virksomhed, om hvilket Indenrigsministeriet har udtalt at:

1.        opgaven skal knytte sig naturligt til en i øvrigt kommunal opgave

2.        opgave skal være underordnet i forhold til hovedvirksomheden

3.        opgaven må ikke i forvejen varetages på rimelig måde af private erhvervsdrivende

Disse punkter vurderes at vær opfyldt i dette tilfælde, hvorfor forvaltningen vurderer at opgaveløsningen ikke strider imod de gældende bestemmelser om kommuners opgavevaretagelse. I denne vurdering er der taget udgangspunkt i det nuværende opgaveniveau.

Forvaltningens vurdering er gennemgået i notatet der er vedlagt som bilag 2.

Side 3: Revisionsdirektoratet finder endvidere, at indtægterne – i 2004 bruttoindtægter på 1,8 mio. kr. – fra Troessamfundet burde have indgået i bevillingerne.

Dette tager Københavns Kirkegårde til efterretning. Det kan samtidigt oplyses, at disse indtægter er medregnet i forslaget til budget for 2006.

Side 4: Fastsættelsen af mål og resultatkrav omfatter gode initiativer. Der skal dog arbejdes videre med mere operationelle mål og resultatkrav, der i højere grad følger kommunens økonomistyringsmodel, og som dækker Kirkegårdenes samlede opgaver samt øger informationsværdien, fx for så vidt angår vurdering af produktivitet og effektivitet, gennemsigtighed og muligheder for prioritering.

Københavns Kirkegårde arbejder seriøst med mål, krav, opfølgning mv. via flere forskellige tiltag. Der arbejdes bl.a. med en normtidsanalyse, som skal synliggøre timeforbruget på den enkelte aktivitet. En ny budgetmodel skal sammen med Activity-Based-Costing skabe større gennemskuelighed og give bedre muligheder for at prioritere. Det er hensigten, at den nye budgetmodel skal danne grundlag for budgetforslag 2007. Derudover arbejdes der med virksomhedsplanen og en tilhørende handlingsplan, som er udarbejdet for at sikre, at indholdet i virksomhedsplanen gøres operationelt. Emner til virksomhedsplanen vil være realisér- og målbare. Opmærksomheden skal dog henledes på, at virksomhedsplanen også vil vedrøre "kerneydelsen", som bl.a. inkluderer servicering af pårørende til afdøde personer. De pårørende er typisk følelsesmæssigt påvirkede, og det kan være svært præcist at måle effekten af en optimering af den service, der tilbydes. Det samme gør sig gældende for projektet "livsduelighed", som er en fremadrettet aktivitet for de ansattes trivsel og livssituation.

Side 4: Vurderingen af målopfyldelse og evaluering kan aldrig blive bedre end de muligheder, som karakteren af de fastsatte mål og resultatkrav giver.

Det kontaktnet, der er etableret i forbindelse med 6-by samarbejdet, kunne med fordel udbredes til sammenligninger af plejeniveau og vedligeholdelse samt procedurer for kvalitetsstyring.

Københavns Kirkegårde er enig i, at 6-by samarbejdet skal optimeres i det omfang, som de andre byer er villige til, og bidrager allerede aktivt hertil.

Miljøvurdering

Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

Økonomi

-

 

Høring

-

 

Andre konsekvenser

-

 

BILAG VEDLAGT

Bilag 1: Revisionsprotokollat nr. 9/2004 Større undersøgelse til Bygge- og Teknikudvalget vedrørende Københavns Kirkegårde – Økonomistyringen i Københavns Kirkegårde

Bilag 2: Notat vedr. Mosaisk Troessamfund

 

 

Mette Lis Andersen