Anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne
Anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne
Bygge- og Teknikudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde onsdag den 21. september 2005
Sager til beslutning
4. Anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne
BTU 515/2005 J.nr. 311.0015/05
INDSTILLING
Bygge- og Teknikforvaltningen
indstiller, at
at det resterende beløb på kr. 4.406.026,- af de i
2003 hensatte midler til imødegåelse af krav fra bilister om tilbagebetaling af
moms, omplaceres fra funktion 8.56.5 til funktion 2.11.1, begge under Parkering
København, til delfinansiering af anskaffelse af håndterminaler (i alt 4,8 mio.
kr.).
Bygge- og Teknikforvaltningen
indstiller, at
at der anskaffes nye håndterminaler til
parkeringsvagterne
at finansieringen sker ved at anvende det resterende
beløb (4,4 mio. kr.) af de midler, der blev hensat i regnskabet for 2003, til
imødegåelse af krav fra bilister om tilbagebetaling af moms, under forudsætning
af Borgerrepræsentationens godkendelse af omplacering af midlerne, og den
resterende finansiering (0,4 mio. kr.) sker over Parkering Københavns ramme
RESUME
Parkering Købehavn har siden
2001 leaset 145 håndterminaler til udskrivning af parkeringsafgifter.
Terminalerne er tjenlige til udskiftning, idet de dels er teknologisk forældede,
dels er nedslidte. Leasingkontrakten er udløbet og Parkering Købehavn har overtaget
ejendomsretten til terminalerne – der er således ingen udestående
forpligtelser.
Det er overvejet om
håndterminalerne kan anvendes i yderligere en periode, men konklusionen er, at
dette er forbundet med for mange ulemper i form af driftsproblemer, reparationsomkostninger
og ikke mindst for ringe funktionalitet i forhold til de krav, som bl.a. følger
af politiets nye vejledning i udfærdigelse af parkeringsafgifter og vedtagelsen
af den nye parkeringsstrategi (BR 399/05). Der er behov for et teknologisk og
teknisk løft, der åbner for en række muligheder, der ikke var tilgængelige da
den nuværende terminalmodel blev udviklet for mere end 10 år siden.
Nye terminaler tilbyder en
række funktionaliteter:
- større driftsstabilitet
- færre omkostninger til reparationer
- bedre håndtering af fritekst (vagternes supplerende tekst på
afgifterne)
- bedre håndtering af ventilkontrol
- online funktionaliteter
- hurtigere datatilgængelighed
- mindre datasårbarhed
- mulighed for dataoverlevering mellem vagterne
- løbende opdatering af vagterne med information
- kommunikation mellem nye billetautomater og terminaler
- "sikkerhedsstation" for vagterne – overvågning og alarm
Det samlede projekt for
anskaffelse af nye håndterminaler inklusiv diverse tilretninger af software til
opsamling af data vurderes at andrage ca. 4,8 mio. kr. Beløbet foreslås finansieret
ved ophævelse af den hensættelse til imødegåelse af krav fra bilister, der i en
periode havde betalt moms på parkeringslicenser. Hensættelsen blev etableret i
2003, med sidste frist for ansøgning om udbetaling den 1. september 2003. Der
er i 2005 kun udbetalt kr. 785,00.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Parkering
København har siden primo 2001 leaset 145 håndterminaler af mærket Ticketman,
version 4B, til udskrivning af parkeringsafgifter. Disse 145 terminaler
erstattede dengang nogle tilsvarende af samme mærke i en tidligere version.
Anskaffelsen af version 4B medførte ikke en teknologisk udvikling, idet denne
version ikke adskiller sig væsentligt fra den tidligere version – udskiftningen
var alene begrundet i nedslidning af de hidtidige terminaler. I forbindelse med
udskiftningen af terminalerne blev det hidtidige dockingsystem opgraderet med
ny software. Før anskaffelsen af de 2 ovenfor nævnte terminaltyper var alle
parkeringsafgifter håndskrevet.
Status juli
2005
De håndterminaler, der anvendes i dag, er som omtalt
leasede. Leasingkontrakten er udløbet og terminalerne er nu Parkering
Københavns ejendom, hvorfor en fortsat anvendelse – ud fra et økonomisk
synspunkt – kan synes attraktivt. Der er imidlertid flere væsentlige problemer
forbundet en forsat anvendelse de eksisterende terminaler:
- For det første er der tale om terminaler med en teknologi, der
reelt er mere end 10 år gammel, idet anskaffelsen af version 4B blot var
den hidtidige teknologi i lagt over på nye terminalenheder. I dag er al
udvikling af denne terminaltype stoppet, og leverandøren har introduceret
et nyt produkt baseret på en mere moderne teknologi. For Parkering
København betyder det, at vi arbejder med en teknologi, hvor det hverken
er muligt at forbedre brugervenligheden af de eksisterende funktioner
eller at udvikle helt nye funktioner.
<
/span>
- For det andet er de nuværende terminaler slidte, hvorfor den
løbende vedligeholdelse dag for dag blive dyrere og dyrere. På et
tidspunkt, der ikke ligger så langt ude i fremtiden, kan der heller ikke
længere skaffes reservedele til terminalerne.
- For det tredje er terminalernes modstandsdygtighed ikke den
bedste. Det hænger dels sammen med den efterhånden kraftige slitage, dels
med konstruktionen. Konsekvensen er, at terminaler, der tabes eller
udsættes for fugt, har tendens til at miste registrerede data, der
herefter ikke kan genfindes. Sidstnævnte skyldes, at terminalerne ikke er
online, men skal "dockes" før der kan overføres data til Parkering
Københavns database over pålagte afgifter.
Nye krav
Vedtagelsen af den nye parkeringsstrategi (BR 399/05)
og introduktionen af politiets nye parkeringsvejledning i udfærdigelse af
parkeringsafgifter skaber et behov for faciliteter, der ikke findes og ikke kan
tilvejebringes i de eksisterende terminaler – jævnfør det tidligere nævnte stop
for yderligere udvikling af de eksisterende terminaler.
Forsigtighedsprincippet (kravet om at afgifterne skal
udskrives på et meget sikkert grundlag med god dokumentation) og ændrede
observationstider indebærer bl.a., at vagterne fremover skal skrive betydeligt
flere notater og udføre mange flere ventilkontroller end hidtil.
I de eksisterende terminaler er tekstfeltet til
notater stærkt begrænset og inddateringen af tekst meget omstændelig. Derfor
skrives der mange notater i hånden, der, ved vagternes hjemkomst til Parkering
Københavns adresse, skal parres med de udskrevne afgifter – det er manuelt arbejde
af betydeligt omfang.
Ventilkontroller har hidtil fortrinsvis været
foretaget ved at lade én og samme vagt noterer og senere kontrollere. Fremover
vil ventilkontroller ofte blive udført i et samarbejde mellem flere vagter.
Dette kan ikke ske elektronisk, men kun på papir, der så overleveres vagterne
imellem. Efterfølgende skal disse papirlapper parres med afgifterne, hvilket
ligeledes udgør en betydelig manuel opgave – dette vil med nye terminaler kunne
ske elektronisk.
Den nye parkeringsstrategi medfører, at der skal
foretages kontrol døgnet rundt, og det skærper behovet for tryghedsskabende
foranstaltninger i forhold til vagterne. Som omtalt ovenfor arbejder de
eksisterende terminaler ikke online og de kan derfor ikke bruges som
"sikkerhedsstation" – dvs., at det er ikke muligt ved hjælp af terminalen at
overvåge om vagten fortsat er aktiv, hverken som et tjek på aktivitet på
terminalen (dødemandsfunktion) eller mere sofistikeret, som GPS-overvågning.
Nye terminaler, der arbejder online, har yderligere en
række fordele, nemlig:
- at data er tilgængelige med det samme for alle medarbejdere i
Parkering København. Det betyder bedre mulighed for at svare bilister, der
ringer ind for at få en forklaring på den afgift, de netop har modtaget. I
dag er der typisk en forsinkelse på datatilgængeligheden på 24 timer, idet
der skal foretages en "dockning" af terminalerne centralt med efterfølgende
datakørsel.
- at sårbarheden over for tab af data begrænses betydeligt, idet
data overføres løbende. De eksisterende terminaler kan miste alle data
f.eks., hvis terminalen tabes eller udsættes for fugt. En online terminal
vil løbende holde tjek på om data er i orden og advare vagten om
eventuelle dataproblemer.
- at der kan overleveres data fra en vagt til en anden, hvilket øger
fleksibiliteten i tilrettelæggelsen af kontrollen, idet én og samme vagt
ikke skal gøre alle inddaterede kontrolopgaver færdige – data kan overdrages
til en anden vagt.
- at det er muligt løbende at opdatere vagterne med information om
hændelser, situationer og forhold, som de skal være opmærksomme på.
- at det med nye billetautomater og håndterminaler vil blive muligt
at foretage kommunikation mellem disse 2 enheder. Vagterne kan dermed
rekvirere oplysninger om antallet af solgte billetter i en bestemt gade og
ud fra dette vurdere om en fysisk kontrol er nødvendig eller om indsatsen
skal ske i andre gader.
- at terminalerne kan benyttes som "sikkerhedsstation" for vagterne.
Anskaffels
e af nye terminaler
Parkering
København vurderer, at det samlede projekt med anskaffelse af nye terminaler
kan gennemføres i løbet af 6 til 9 måneder. Projektet omfatter
udbudsforretning, udvikling af software til terminaler, samt tilpasninger af
nuværende IT-systemer i Parkering København.
Der
findes terminaler på markedet, der kan anvendes uden væsentlige ændringer af
hardwaren, mens det bliver nødvendigt at gennemføre en hel del
udviklingsarbejde på softwaresiden. Der er udarbejdet et udkast til en
kravspecifikation, hvor der er stillet krav, der modsvarer den nyeste teknologi
på området.
I
forbindelse med anskaffelsen af terminalerne skal der tillige foretages nogle
tilpasninger af Parkering Københavns IT-systemer således, at disse kan håndtere
overlevering af data fra de nye terminaler.
Økonomi
Det
vurderes, at de nye terminaler inklusiv udviklingsarbejdet vil kunne anskaffes
til en pris på ca. 28.000 kr. pr. styk. Ved anskaffelse af 140 terminaler
andrager den samlede anskaffelse af terminaler således ca. 3,9 mio. kr. Hertil
skal lægges omkostninger til tilpasninger af IT-systemer hos Parkering
København, der vurderes at andrage 0,8 mio. kr. samt omkostninger til udbudsforretningen,
der vil andrage ca. 100.000 kr. Den samlede omkostning til projektet kan
herefter opgøres således:
Håndterminaler 140 stk. á kr. 28.000 Kr.
3.920.000
Tilpasninger af IT-systemer Kr. 800.000
Udbudsforretning Kr. 100.000
I alt Kr.
4.820.000
Finansiering
Parkering København ønsker at finansiere de nye
terminaler ved anvendelse af et beløb, der tidligere er hensat til imødegåelse
af krav fra bilister, der har betalt moms for parkeringslicenser. Hensættelsen
blev foretaget efter følgende sagsforløb:
I
forbindelse med udarbejdelsen af revisionsprotokollat for årsregnskabet 2001
blev det konstateret, at Told og Skattestyrelsen havde ændret opfattelse af
momspligten for administrationsgebyret på parkeringslicenser. Modsat tidligere
var Styrelsen nu af den opfattelse, at parkeringslicenser ikke var omfattet af
momspligt.
Som
konsekvens heraf anmodede Parkering København om tilbagebetaling af den moms,
der var pålignet disse licenser de seneste 5 år. Told- og Skattestyrelsen udbetalte
herefter et beløb på 4.970.791 kr. plus renter 149.810 kr., i alt 5.116.601
kr., der blev hensat på en passiv konto, indtil der var truffet beslutning om,
hvad der skulle ske med beløbet.
På
indstilling fra Bygge- og Teknikforvaltningen besluttede
Der
er siden udbetalt 710.575 kr., hvorefter der fortsat henstår 4.406.026 kr. på
kontoen. Da fristen for udbetaling nu er overskredet med 2 år og Parkering
København i 2005 blot har udbetalt 785 kr., foreslås kontoen ophævet og beløbet
overført til anvendelse for anskaffelse af nye håndterminaler til parkeringsvagterne
Skulle der - mod forventning – komme yderligere
henvendelser vedrørende tilbagebetaling af moms, vil disse blive finansieret
over Parkering Københavns almindelige drift.
Projektet vil blive igangsat hurtigst muligt og en
aftale om levering forventes indgået inden udgangen af 2005. Det samlede
projekt forventes først færdiggjort i 2006 hvorfor de uforbrugte projektmidler
blive søgt overført til 2006 allerede i forbindelse med oktober
regnskabsprognosen, for at sikre projektets kontinuitet.
Miljøvurdering
Sagstypen er ikke omfattet af Bygge- og
Teknikforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
<
span style='mso-bidi-font-size:12.0pt;
mso-no-proof:yes'>
Høring
-